Smart Office

Gebäude-Digitalisierung mit Plan und Augenmaß

16. Dezember 2020, 8:30 Uhr | Autor: Tobias Enders / Redaktion: Alexandra Hose

Wie lassen sich Raum- und Energiekosten sparen, das Facility Management optimieren und den Mitarbeitern gleichzeitig ein positives Arbeitsplatz-Erlebnis bieten? Vor diesen Fragen stehen viele Unternehmen. Die Antworten können Smart-Office-Technologien liefern.

Ein Tag im Smart Office: Steve benötigt am Montag einen Arbeitsplatz im Büro. Am Sonntagabend bucht er diesen von daheim aus per Smartphone. In seiner App sieht er, dass auch ein Parkplatz frei ist und reserviert diesen gleich mit. So kann er am nächsten Morgen entspannt mit dem Auto zur Arbeit fahren. Die Schranke zur Tiefgarage öffnet Klaus mit seinem Smartphone. Auch an der Pforte checkt er mit seinem Handy ein und erhält Zugang zu seinem Stockwerk. Er verstaut seine persönlichen Dinge in einem Locker, den er mit seinem Smartphone öffnen und schließen kann. Der Bildschirm im Flur begrüßt ihn namentlich und die Indoor-Navigation führt ihn zu dem Arbeitsplatz, der für ihn reserviert ist. Dort schließt er seinen Laptop an und macht sich bereit für die Videokonferenz mit internationalen Kollegen. Die Sensor-gesteuerte Klimatisierung und Belüftung sorgt für angenehmes Raumklima, das an die Zahl der Menschen im Raum und die Umgebungsbedingungen angepasst ist.

Auch am darauffolgenden Montag plant Klaus einen Tag im Büro, doch er wird krank und vergisst, seinen gebuchten Arbeitsplatz zu stornieren. Kein Problem, denn die Sensoren unter dem Tisch merken, dass der Platz nicht belegt ist, und geben ihn nach einer Stunde wieder frei.

Behagliche Umgebung fördert effizientes Arbeiten

So oder so ähnlich könnte ein Tag im Smart Office aussehen. Da der klassische Job mit festen Anwesenheitszeiten im Büro flexibleren Modellen weicht, sind Mitarbeiter häufig im Homeoffice oder von unterwegs aus tätig. Gleichzeitig müssen Unternehmen eine Umgebung schaffen, in der sich die Angestellten gerne aufhalten und möglichst effizient arbeiten können. Denn selbst wenn der Arbeitsplatz vor Ort weniger intensiv genutzt wird, spielt die Büroumgebung eine entscheidende Rolle für das Wohlbefinden und die Leistung der Belegschaft, so eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Der Wohlfühlfaktor im Büro fördert damit maßgeblich die Mitarbeiterbindung und trägt dazu bei, dem Fachkräftemangel die Stirn zu bieten. Und mit Videokonferenz- und Collaboration-Lösungen können Teammitglieder eng zusammenarbeiten, egal an welchem Ort sie sich gerade befinden. So entsteht eine Umgebung, die das Arbeiten effizient und angenehm gestaltet und gleichzeitig die Kosten für Büroflächen, Energieverbrauch und Facility Management reduziert.

Projekt erfordert Weitblick

Von Anfang an sollte die IT-Security-Abteilung in das Smart-Office-Projekt eingebunden sein. Denn ein angemessener Schutz gegen Cyberrisiken entscheidet über den Erfolg des Projekts. Um späteren Mehraufwand zu vermeiden, ist die Cybersicherheit schon in der Konzeption zu berücksichtigen. Auch der Betriebsrat sollte von Beginn an involviert sein, um die Unterstützung der Belegschaft zu sichern und möglichen Bedenken Gehör zu verschaffen. Denn um Smart-Office-Funktionen zu realisieren, werden Daten gesammelt und ausgewertet. Sobald sich diese einer konkreten Person zuordnen lassen, fallen sie unter die DSGVO. Unternehmen müssen also penibel darauf achten, dass sie die Datenschutzrichtlinien einhalten. In der Regel erfordert eine Auslastungsanalyse keine personalisierten Daten. Meist reicht es aus, die Ergebnisse in einer Heat Map darzustellen, die keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulässt. Smart Office Apps sollten Nutzern zudem die Möglichkeit bieten, unerwünschte Funktionen zu deaktivieren. Möchte ein Mitarbeiter oder Besucher zum Beispiel nicht lokalisiert werden, muss er diese Funktion abstellen können.