Von der Lagerverwaltungssoftware zur IT-Inventarisierung
Das IT-Asset-Management auf ein neues Level heben
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Software als Schlüssel
Die Effektivität einer Lagerverwaltungssoftware hängt immer von der Qualität des verwendeten Datenbestands ab. Für die Eingabe sind im Normalfall Menschen zuständig. Es ist normal, dass Mitarbeiter ihnen übertragene Aufgaben unterschiedlich interpretieren und mit einer gewissen Individualität ausführen. Die intuitive Bedienbarkeit einer Software kann viele mögliche Schwierigkeiten im Vorfeld ausräumen.
Die IT-Administratoren sind mit einer spezialisierten Software für IT-Inventarisierung in der Lage, die richtigen Stammkategorien vorzudefinieren. Auf diese Weise ist es kein Problem, Einträge zu vervielfachen, wenn Massenartikel wie Mäuse und Tastaturen zu erfassen sind.
Moderne Lagerverwaltungssoftware lebt zudem von der Möglichkeit, Objekte miteinander zu verknüpfen. So gibt es in der IT-Infrastruktur häufig Hardware, der andere Assets zugeordnet sein sollen – etwa als installierte Software oder als Zubehörteil. Dennoch stellen diese zugeordneten Objekte eigenständige Artikel dar, die verloren gehen können, einen Defekt aufweisen oder – im Falle von Software – eigenständige Fristen wie Lizenzlaufzeiten aufweisen.
Zur sinnvollen Abbildung bieten sich Container-Objekte an. Diese sind das Wurzel-Verzeichnis für zugeordnete Elemente. Je nach Art der Filterung sieht der Administrator, welche Unterobjekte zum Elternobjekt gehören oder wo ein Unterobjekt zugeordnet ist. Dies ist insbesondere beim Lizenz-Management hilfreich.
Bietet die für die IT-Inventarisierung verwendete Software beispielsweise eine Erinnerungsfunktion für anstehende Termine per E-Mail, stellt das Einspielen von Lizenzverlängerungen keine zeitaufwändige Arbeit mehr dar. Die betroffenen Geräte ergeben sich aus der Erinnerungsmail, das Ermitteln der Standorte und Zuordnungen von betroffener Hardware ist über den vorliegenden Datenbestand problemlos möglich.
App schafft Akzeptanz
Die Identifizierung von erfassten Assets in einer Lagerverwaltungssoftware erfolgt sinnvollerweise über Barcodes. Durchgesetzt haben sich meist QR-Codes. Durch das Einscannen des QR-Codes können alle berechtigten Mitarbeiter das Profil eines Inventargegenstands aus der Lagerverwaltung aufrufen. Dies ist wichtig, damit Informationen permanent aktuell sind.
Konsequenterweise sollte hierfür eine App der verwendeten Lösung für die IT-Inventarisierung zur Verfügung stehen. In Kombination mit der Kamera eines Smartphones als Barcode-Scanner stehen dann alle notwendigen Voraussetzungen zur Verfügung. Verantwortliche habe Zugriff auf für sie wichtige Informationen, wie anstehende Termine oder Zuordnungen im Netz. Das Aktualisieren von Zuordnungen oder das Melden von Defekten stellt keinen nennenswerten Aufwand dar.
Moderne Lagerverwaltung
Wenn Digitalisierung eines Lagers womöglich vor ein paar Jahren noch darin bestand, einen PC mit Excel anzuschaffen, so muss man klar feststellen, dass diese Form der IT-Inventarisierung nicht zukunftsfähig ist. Verantwortliche wenden eine Menge an Arbeitszeit auf, um IT-Assets zu erfassen und den Bestand aktuell zu halten. Daher ist es nur folgerichtig, mit diesem wertvollen Datenbestand auch gewinnbringend zu arbeiten.
Beim Rollout ist es unhandlich, mit im Netzwerk abgelegten Excel-Tabellen zu arbeiten. Zudem ist die sichere Anbindung des im Firmennetzwerk abgelegten Datenbestands eine zusätzliche Baustelle. Hier steht immer das Problem der Vereinbarkeit von IT-Sicherheit und praktikabler Handhabung im Alltag im Mittelpunkt. Eine professionelle Lagerverwaltungssoftware gliedert den Konflikt aus - in die Cloud.
SaaS-Modelle haben inzwischen die nötige Akzeptanz und sind ausgereift genug, dass die praktische Anwendung für einen Schlüsselbereich wie der digitalen Lagerverwaltung in der IT verantwortbar ist.
DSGVO-konforme Speicherstandorte und die Anwendung sicherer Verschlüsselung dürfen natürlich nicht verhandelbar sein. Eine ausgelagerte Lagerverwaltungssoftware beinhaltet wichtige Funktionen für die tägliche Arbeit und enthält wertvolle, schützenswerte Informationen der gesamten IT eines Unternehmens.
Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Softwarebasierte Lösungen für die IT-Inventarisierung müssen skalierbar sein. Sie decken die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen genauso ab, wie die eines DAX-Konzerns. Letztlich unterscheiden sich die Anforderungen von IT-Abteilungen unterschiedlicher Größe heutzutage nur in der Menge der zu verwaltenden Assets. Die grundsätzlichen Anforderungen – etwa virtuelle oder ausgelagerte Objekte zu administrieren – sind überall gleich.
Ein gutes Beispiel hierfür ist die praktische Durchführung der Inventur. Es bringt auch die Abläufe in Firmen mit wenigen Angestellten durcheinander, wenn im Home-Office oder Außendienst befindliche Mitarbeiter extra an den Standort kommen müssen, um ihre Arbeitsmittel vorzuzeigen.
Professionelle Lagerverwaltungssoftware nutzt den Umstand, dass durch Cloud-Speicherung und die für das Smartphone angepasste App bereits alle nötigen Werkzeuge für eine Selbstinventur vorhanden sind. So senden die IT-Verantwortlichen einfach eine Aufforderung zur Inventur an alle Betroffenen und diese scannen die ihnen überlassenen Arbeitsmittel im Inventur-Modus ein.
Zukunft der IT-Inventarisierung
Lagerverwaltungssoftware und IT-Inventarisierung gehören zu den eher trockenen Themen in der IT-Welt. Andererseits ist das professionelle IT-Asset-Management alternativlos. Aufgrund der Knappheit von Ressourcen steigen Kosten oder Artikel sind schlicht nicht verfügbar.
Eine Software zur IT-Inventarisierung macht es den Verantwortlichen in der IT-Abteilung einfacher, ihren Bestand umfassend im Blick zu haben. Dazu zählt die lückenlose Erfassung vom Verbrauchsmaterial wie Anschlusskabeln bis hin zu komplexen Server-Systemen. Das wiederum spart wertvolle Arbeitszeit, die in anderen Bereichen sinnvoller zum Einsatz kommen können.
Johannes Pfeiffer ist Leiter Online Marketing bei Timly Software.
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