Galerie: Die besten Praxistipps für Office 2010

1

Mit gerade mal nur zwei Mausklicks integrieren Sie im Handumdrehen beliebige Funktionen in die Schnellstartleiste. TIPP 1: Wer mit Microsoft Office bislang biedere Büro-Software voller umständlicher Menüs und verwirrender Befehlsfolgen assoziiert hat, wird mit der Version 2010 sein buntes Wunder erleben. Word, Excel und Co. sind nun einfacher zu bedienen und flexibler zu handhaben. Aufgrund neuer Effekte, Vorlagen und Designs ist die Gestaltung von Texten oder Präsentationen deutlich komfortabler. Mit dem neuen Office betten Sie Grafiken und Videos intuitiv ein und korrigieren sogar Bildfehler. Selbst Outlook ist endlich erwachsen geworden. Mit cleveren, neuen Tools hilft der Mail-Client, wichtige Inhalte im Auge zu behalten und Unwichtiges automatisch auszusortieren Oberfläche flexibel anpassen Die auffälligsten Verbesserungen betreffen die neue Menüleiste und die Benutzerführung (Fluent Oberfläche). Das noch in Office 2007 starre und unübersichtliche Ribbon (Menübandfunktion) wurde zwar nicht gänzlich erneuert, lässt sich dafür nun aber flexibel anpassen. Auf diese Weise können Sie häufig genutzte Befehle nicht nur in die Schnellstarleiste, sondern auch als neues Register in das Ribbon integrieren und selten oder nie genutzte Funktionen aus dem Ribbon entfernen. Um eine Menüfunktion der Schnellstartleiste hinzuzufügen, reicht es aus, diese im Menü mit der rechten Maustaste anzuklicken und das Kommando „Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ zu wählen. Zudem lässt sich das Ribbon minimieren, um der Darstellung von Texten oder Tabellen mehr Platz auf dem Bildschirm zu spendieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Menübereich und wählen Sie „Menüband minimieren“. Die Leiste verschwindet sofort. Über den neuen, sogenannten Backstage-Bereich, haben Sie alle wesentlichen Datei-Optionen zur Auswahl: „Speichern“, „Drucken“, „Öffnen“, „Schließen“ und mehr. Diese Funktionen erreichen Sie, wenn Sie auf „Datei“ klicken. Dort ist zudem ein kleiner Infobereich untergebracht, der die wichtigsten Dokumenteigenschaften wie „Größe“, Zahl der „Seiten“, „Wörter“ und den Bearbeitungsstatus auflistet. „Titel“, „Kategorien und Angaben zum Bearbeitungsstatus“ können Sie manuell hinzufügen, falls Sie das Dokument später weiterversenden möchten. Office 2010 goes Internet Neue Wege geht Microsoft bei der Positionierung seiner Software. Die neue Version versteht sich längst nicht mehr als reine Desktop-Software, sondern will auch im Internet und auf Smartphones heimisch werden. Office 2010 wird über die neuen Office Web Apps mit dem neuen Hotmail verzahnt. Somit können alle Besitzer einer Windows Live-ID künftig Office-Dokumente per Browser anschauen, bearbeiten, weiterversenden oder auf der virtuellen Festplatte SkyDrive ablegen – ohne Office 2010 selbst auf dem PC installieren zu müssen. Office 2010 – XXL-Edition Mit dem Outlook Connector können Sie nun auch Ihre Hotmail-Konten in Outlook 2010 verwalten und von den neuen Funktionen zum Ordnen, Organisieren und Weiterbearbeiten Ihrer E-Mails profitieren. Zudem finden Sie PowerPoint- Programme, die Ihnen das Anzeigen von PowerPoint-Präsentationen (von Version 97 bis 2010) auch auf PCs ermöglicht, die nicht über PowerPoint verfügen. Oder wenden Sie die nützlichen Office-Vorlagen an, beispielsweise das Excel-Formular für Rechnungen oder die Word-Vorlage für Seminar- oder Diplomarbeiten. © PCgo

2

Fotos können Sie nun direkt in Word optimieren oder mit interessanten Effekten verfremden. TIPP 2: Word - Erweiterte Bildbearbeitung Word überrascht zudem mit zahlreichen Filtern und Effekten für die Darstellung von Fotos, die selbst den Funktionsumfang mancher Grafikprogramme in den Schatten stellen. Sie können ab sofort Bilder mit künstlerischen Effekten verfremden, drehen, mit Schatten verzieren oder auch in eine SmartArt-Grafik umwandeln. Diese schier endlose Zahl an Bearbeitungsmodi macht Word zur Fotospielwiese. Fügen Sie wie gewohnt ein Bild ein, und klicken Sie dieses an. In der Menüzeile erscheint daraufhin das neue Funktionsfeld „Bildtools“. Klicken Sie darauf, um die erweiterte Funktionsleiste für alle Bild- und Fotoaufgaben zu öffnen. Gut gelungen sind vor allem die verbesserten Korrekturfunktionen für Schärfe, Farbe oder Helligkeit. Machen Sie sich unbedingt auch mit den erweiterten Optionen vertraut, die Ihnen alle wesentlichen Filter und Effekte zur Bildoptimierung übersichtlich und komplett auflisten und sehr zielgenaue Änderungen ermöglichen. Sie finden die Funktion, wenn Sie auf „Korrekturen“ klicken und dann auf „Optionen für Bildkorrekturen“. © PCgo

3

Die besten Tipps zu Office 2010 TIPP 3: Word - Effektvolle Texte Weniger geeignet für Geschäftsbriefe und Seminararbeiten als für private Briefe, Plakate oder Einladungsschreiben sind die neuen Texteffekte. Hier bietet Word dem Anwender eine riesige Vielfalt. Über eine neue Funktion lassen sich Buchstaben mit Konturen, Schatten- Leucht- und Spiegeleffekten verzieren. Größe, Farbe und Stärke der Filter passen Sie nach Belieben an. Zudem ist es nun möglich, per Mausklick komplett in Kleinschreibung oder Versalschrift zu wechseln. Die Grenze zwischen Spielerei und Nutzwert ist dabei fließend. © PCgo

4

Word speichert unterschiedliche Versionen eines Dokuments und stellt frühere Bearbeitungsstadien wieder her. TIPP 4: Word - Bessere Bedienung Kleine Verbesserungen in der Bedienung machen sich beim Arbeiten mit umfangreichen Texten positiv bemerkbar. Beispielsweise markieren Sie nun einen Absatz und ziehen diesen mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Stelle im Dokument, um Ihre Arbeit neu zu gliedern. Das Kopieren und Einfügen per Shortcut entfällt. Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments haben und dabei den Überblick zu den unterschiedlichen Bearbeitungsstadien verlieren, erhalten Sie im Backstage-Bereich ab sofort einen Überblick zu allen Versionen eines Dokuments. © PCgo

5

Die neue Funktionsgruppe erscheint am rechten Rand des Office-Menübandes. TIPP 4a: Mini-Workshop -Menüband individuell bestücken In Office 2010 können Sie in allen Anwendungen die Menübandfunktionen (Ribbon) individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können wahlweise einzelne Funktionseinträge ausblenden und auch neue, individuell bestückte Funktionsgruppen hinzufügen, um auf wichtige Befehle noch schneller zuzugreifen. Und so gehen Sie dabei vor: 1. Öffnen Sie eine Office-Anwendung, in der Sie ein individuelles Menüband einrichten möchten, beispielsweise Word. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Menüband und wählen Sie den Befehl „Menüband anpassen“. 2. Im Dialogfeld „Word-Optionen“ wählen Sie zunächst das Hauptregister aus, in das Sie die neue Funktionsgruppe integrieren möchten. Markieren Sie dazu im rechten Bereich den passenden Eintrag mit einem Mausklick, beispielsweise das Hauptregister „Start“. Klicken Sie im unteren Bereich auf „Neue Gruppe“. 3. Im oberen Bereich erscheint der neue Eintrag „Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)“. Klicken Sie auf „Umbenennen“, um eine sinnvolle Bezeichnung zu vergeben. 4. Aus dem linken Funktionsbereich ziehen Sie ausgewählte Funktionen und Befehle mit gedrückter linker Maustaste in die neu definierte Gruppe auf der rechten Fensterseite. Wiederholen Sie den Vorgang für beliebig viele Funktionseinträge. Klicken Sie dann auf „OK“. © PCgo

6

Sie können ab sofort Ihre Dokumente als „final“ kennzeichnen und vor dem versehentlichen Überschreiben schützen. TIPP 5: Word - schützt Ihre Dokumente In Office 2007 können Sie Word-Dokumente nur dann als PDF-Datei speichern, wenn Sie ein kleines, kostenloses Add-on installieren. Das ist in Word 2010 nicht mehr nötig. PDF wird von Haus aus unterstützt. Sie haben nun aber auch noch eine weitere Möglichkeit, um ein Dokument als „final“ auszuweisen: die Funktion „Als abgeschlossen kennzeichnen“. Dabei wird ein Schreibschutz eingerichtet, und das Dokument erhält das virtuelle Etikett „Fertig“. Das ist sinnvoll, wenn Sie mit unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes arbeiten und die finale Fassung vor versehentlichen Änderungen schützen möchten. Allerdings ist Ihr Dokument nach der Weitergabe nicht tatsächlich vor der Veränderung durch andere Personen gesichert. Diese können den Schreibschutz in Word 2010 problemlos wieder aufheben. Sie aktivieren die Funktion, indem Sie im Backstage-Bereich auf „Berechtigungen“ klicken und dann den Befehl „Als abgeschlossen kennzeichnen“ wählen. © PCgo

7

Die besten Tipps zu Office 2010 TIPP 6: Outlook - Verbesserte Ordnung In früheren Outlook-Versionen waren einige Schritte nötig, um E-Mails als gelesen zu kennzeichnen und dann in dem passenden Ordner zu archivieren. Jetzt gibt es „QuickSteps“. Damit gelingt das wesentlich schneller und einfacher. Klicken Sie dazu eine E-Mail im Posteingang mit der rechten Maustaste an und zeigen Sie dann im Kontextmenü mit der Maus auf den Eintrag „QuickSteps“. Es erscheint ein weiteres Menü mit hilfreichen Befehlen wie "Verschieben in", "Antworten und löschen", "An Vorgesetzte(n)", "Erledigt". Die Option "Erledigt" ist besonders praktisch. E-Mails werden dann sofort als gelesen markiert und in einen von Ihnen gewählten Ordner verschoben – wenn Sie das möchten. Zudem können Sie aus einer Reihe weiterer Kommandos – neue QuickSteps – hinzufügen, die Ihnen den Umgang mit E-Mail-Eingängen erleichtern. © PCgo

8

Mithilfe des neuen Unterhaltungsmodus fassen Sie E-Mails zum gleichen Thema komfortabel zusammen. TIPP 7: Outlook - Wichtige Inhalte finden Nicht immer ist der Unterhaltungsmodus die beste Wahl, wenn Sie E-Mails zu einem bestimmten Inhalt oder von einer bestimmten Person finden möchten. Dafür bietet Outlook nun eine neue assoziative Suchfunktion. Klicken Sie dazu eine E-Mail im Posteingang mit der rechten Maustaste an, die zumindest weitläufig mit dem gesuchten Thema zusammenhängt. Im Kontextmenü zeigen Sie dann mit der Maus auf den Eintrag "Verwandtes suchen" und klicken dann entweder auf "Nachrichten in dieser Unterhaltung" oder "Nachrichten vom gleichen Absender", um sämtliche E-Mails zu diesem Thema anzuzeigen. © PCgo

9

Outlook 2010 kommt mit einem automatischen Reinigungsdienst, der redundante E-Mails findet und löscht. TIPP 8: Outlook - Ordner aufräumen lassen Das manuelle Ausmisten der Posteingangsordner war bislang lästig und umständlich. Outlook 2010 nimmt Ihnen diese Aufgabe ab. Klicken Sie im Menüband auf „Ordner“ und dann auf die Schaltfläche „Ordner aufräumen“. Sie haben die Wahl, ob Sie per Option „Ordner aufräumen“ nur den aktuellen Ordner säubern oder per Option „Ordner und Unterordner aufräumen“ den Reinigungsdienst ausweiten. Gelöscht werden dabei redundante Nachrichten. Wenn Sie jedoch künftige E-Mails einer bestehenden Unterhaltung nicht mehr lesen möchten, können Sie diese automatisch löschen lassen. Klicken sie dazu eine dieser unerwünschten Nachrichten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann Befehl „Ignorieren“ im Kontextmenü. © PCgo

10

Die besten Tipps zu Office 2010 TIPP 9: Outlook - Unterhaltungen nachverfolgen Das kennen Sie sicherlich auch: Sie haben einen längeren E-Mail-Austausch mit einem Freund oder Geschäftspartner, der sich über mehrere Tage zieht, und nun verlieren Sie die wichtigen Infos aus dem Blick. Früher mussten Sie die E-Mails einzeln umständlich durchforsten – mitunter aus unterschiedlichen Ordnern. In Outlook 2010 geht das mit dem neuen Unterhaltungsmodus wesentlich schneller. Klicken Sie auf „Ansicht“. Setzen Sie einen Haken bei der Option „Als Unterhaltung anzeigen“. Klicken Sie in der nachfolgenden Dialogbox auf „Allen Ordnern“, wenn Sie möchten, dass auch Ihre gesendeten E-Mails zu diesem Thema aufgeführt werden. Klicken Sie dann im Menüband auf den kleinen Pfeil neben „Unterhaltungseinstellungen“ und dann auf „Unterhaltungen immer erweitern“. Alternativ können Sie auch nur bestimmte Unterhaltungen darstellen, in dem Sie in der obersten E-Mail dieser Unterhaltung auf den kleinen Kennzeichnungspfeil klicken. © PCgo

11

Die besten Tipps zu Office 2010 TIPP 10: Excel - Zahlenkolonnen Bei Excel 2010 verstecken sich die meisten Verbesserungen "unter der Haube". Das Programm reagiert deutlich schneller bei die Berechnung großer Datenmengen, bei der Arbeit mit Diagrammen und Pivot-Tabellen. Filter können Sie flexibler anwenden und für die Funktion "Bedingte Formatierung" stehen neue Symbolsätze zur Verfügung. Zudem lassen sich nun frühere Versionen Ihrer Tabellen wiederherstellen - auch wenn diese nicht explizit gespeichert wurden. Wie auch bei Word können Sie Ihre Dateien nun mit dem Etikett "Als abgeschlossen kennzeichnen" versehen. Den zugehörigen Befehl finden Sie im Backstage-Bereich unter "Berechtigungen". © PCgo

12

Excel schützt Sie vor bösartigen Makros, wenn Sie Datenblätter aus dem Internet laden. TIPP 11: Excel - Weniger Sicherheitswarnungen Wie auch Word öffnete Excel aus dem Internet geladene Datenblätter automatisch in einem geschützten Modus. Damit wird das Ausführen schädlicher Makros verhindert. Erst wenn Sie den Schutz aufheben, lassen sich aktive Elemente wie Makros nutzen. Dass zu viele Sicherheitswarnungen mitunter nerven, hat Microsoft schon bei Windows 7 verstanden und den Anwenderwunsch nach weniger Meldungen auch bei Excel 2010 umgesetzt. Wenn Sie mehrere Dokumente mit Hilfe von Makros als "vertrauenswürdig" einstufen, gilt die Arbeitsmappe fortan als sicher. Sie können Makros ausführen, ohne jedes Mal eine Sicherheitsabfrage bestätigen zu müssen. © PCgo

13

Die neue Sparkline- Funktion in Excel integriert Mini- Diagramme in Ihre Tabellen, um Trends zu visualisieren. TIPP 12: Excel Mini-Diagramme mit Sparklines Die sogenannten Sparklines sind eine äußerst nützliche Funktion. Ohne erst die Diagrammfunktionen bemühen zu müssen, lassen sich damit Zahlenreihen schnell veranschaulichen. Sie können stattdessen Mini-Diagramme in Ihre Tabellen einfügen, die sofort wesentliche Trends und Entwicklungen visualisieren. Dazu markieren Sie die Zahlenreihe, klicken auf „Einfügen“ und wählen einen der drei verfügbaren Sparklinetypen. Bestimmen Sie die Zelle, in der das Diagramm eingefügt werden soll, und Excel fügt das Mini-Diagramm sofort ein. Zusätzlich können Sie über die Funktion „Sparklinetools“ die Diagramme exakt auf die Datenreihen abstimmen. © PCgo

14

Die besten Tipps zu Office 2010 TIPP 13: PowerPoint - Bilder, Videos und Effekte PowerPoint ist mit der Version 2010 nicht mehr nur eine Business-Anwendung, sondern verspricht auch Schülern und Studenten mehr Spaß und Erfolg bei der Gestaltung von Referaten, Vorträgen oder Hand-Outs und Plakaten. Microsoft hat das Präsentationsprogramm entstaubt, die ersten Schritte deutlich einfacher gemacht und lockt mit interessanten Grafikeffekten und der Einbindung von Videos. Für die Integration von Bildern und Fotos stehen neue Übergänge und Animationen zur Verfügung. Die Video-Funktion wurde komplett erneuert. So lassen sich nun auch YouTube-Videos kinderleicht einbinden. © PCgo

15

Die besten Tipps zu Office 2010 TIPP 14: PowerPoint - Maus als Laserpointer Sie können ab sofort Ihre Maus auch als Laserpointer zweckentfremden, um damit während einer Präsentation beispielsweise auf besonders wichtige Inhalte hinzuweisen. Dazu halten Sie einfach die Taste "Strg" gedrückt und platzieren den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle. © PCgo

16

Die besten Tipps zu Office 2010 TIPP 15: PowerPoint - Flexible Speicherformate Wenn Sie eine Präsentation an Geschäftspartner oder Freunde versenden, möchten Sie vielleicht sicherstellen, dass diese nicht weiterbearbeitet wird. In diesem Fall können Sie die PowerPoint-Folien wahlweise als PDF oder als Videodatei (wmv-Datei) speichern. Das funktioniert aber nur, wenn Sie noch keine Videodatei eingebettet haben. © PCgo

17

Veredeln Sie Ihre Präsentationen künftig mit eingebetteten YouTube-Videos. TIPP 16: PowerPoint - YouTube-Videos einbinden Mit nur wenigen Mausklicks betten Sie beliebige YouTube-Videos in Ihre Präsentationsfolien ein. Alles was Sie dazu brauchen ist der Embedding-Code des Videos und eine aktive Internetleitung während der Präsentation. In PowerPoint klicken Sie zunächst auf „Einfügen“ und dann im rechten Bereich auf „Video“. Im Untermenü klicken Sie auf „Video von Website“ und geben dann im folgenden Dialogfeld den Einbindungscode ein. Bei YouTube finden Sie den Code, wenn Sie unterhalb des Video-Fensters auf „Einbetten“ klicken und dann den Code aus der Textzeile kopieren. Zurück in PowerPoint klicken Sie auf „Einfügen“ – fertig. Das Video können Sie manuell starten, wenn die Folie während der Präsentation geladen wurde. Bei Bedarf können Sie übrigens das Video mit Effekten versehen wie Rahmen oder Schattierungen. © PCgo