Unternehmen im Zeichen von ERP und PPS

Der strukturelle Wandel in Deutschland macht auch vor mittelständischen Fertigungsunternehmen nicht Halt. Hinzu kommen die Osterweiterung und die dadurch beeinflusste Standortverlagerung größerer Betriebe, die gerade kleineren deutschen Fertigungsunternehmen täglich als Herausforderung vor Augen geführt werden.
Um in diesem Umfeld auch zukünftig konkurrenzfähig zu bleiben, sind sie gezwungen, ihre bestehenden Strukturen zu optimieren. Konkret heißt das: Ressourcen wie Material, Mitarbeiter und Maschinen effizient zu planen und einzusetzen ? mit dem Ziel, die Gesamtkosten pro Stück zu senken und somit die Profitabilität zu sichern.
Die heutige Betriebspraxis zeigt jedoch oft ein Bild des Rückstaus in Sachen Optimierung: Laut einer Studie des Nürnberger Marktforschungsunternehmen Icon Brand Navigation Group bei 1500 befragten Firmen aus den unterschiedlichsten Branchen lässt der Einsatz betriebswirtschaftlicher Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen sehr zu wünschen übrig.
In Zahlen ausgedrückt: zwölf Prozent dieser Unternehmen verzichten komplett auf den Einsatz eines PCs und lediglich 43 Prozent nutzen eine betriebswirtschaftliche Software. Als Behelfslösungen dienen den Unternehmen, die ohne kaufmännische Software arbeiten, zumeist angepasste MS Office-Produkte wie Word, Excel oder Access oder gelegentlich selbst gestrickte Software. Wer derlei Lösungen nutzt, der weiß aber auch um deren Fehleranfälligkeit. Die Konsequenz: Die Unternehmen sind damit mittel- und langfristig nicht in der Lage, wettbewerbsfähig zu bleiben. An dieser Stelle kommt nun professionelle Software ins Spiel.
Übersicht schaffen
Die Praxis beweist stets aufs Neue, dass die Ablösung von Office-Anwendungen oder veralteter Software durch eine professionelle Lösung sofort spürbare Vorteile bringt. Ein Beispiel: Ein Variantenhersteller aus der Verpackungsindustrie brauchte für die Erstellung eines Angebotes mit Hilfe von Word in der Vergangenheit rund vierzig Minuten. Mit der Einführung eines neuen professionellen ERP-Systems inklusive einer leistungsfähigen PPS-Software sind die Daten aus der Fertigung unmittelbar in die betriebswirtschaftlichen Programme integriert und immer aktuell verfügbar. So konnte beispielsweise allein der Aufwand für die Ausarbeitung eines Angebotes auf drei Minuten reduziert werden, also auf lediglich 7,5 Prozent der ursprünglich benötigten Zeit. Die freigewordenen Ressourcen können so für anderweitige Aufgaben effizient eingesetzt werden. Davon abgesehen können mit einer professionellen Lösung Datenredundanzen und Fehlerquellen drastisch reduziert und viele Prozesse im Unternehmen deutlich verbessert werden.
Deutliche Vorteile
Bei der grafischen Ressourcenplanung eines professionellen Systems geht es um die Abbildung der Fertigungsvorgänge und um bessere Planungsqualität. Grafische Ressourcenplanung soll also sichtbar machen, was in der Produktion geplant ist, welche Prozesse bereits begonnen haben, wie hoch der Fertigstellungsgrad ist, wie es um die Auslastung der Ressourcen steht, wo Engpässe bestehen oder wo es freie Kapazitäten gibt. Dank der Übersichtlichkeit können Arbeitsgänge gegebenenfalls verschoben oder auch Lieferterminüberschreitungen erkannt und entsprechend darauf reagiert werden.
Die Ablösung von veralteter Software durch eine professionelle Lösung ermöglicht ebenfalls eine bessere Kundenbindung. Die ist gerade in der heutigen Zeit von großer Bedeutung. Denn die Märkte werden immer transparenter, die Auswahl größer und der Preiskampf härter. Damit Kunden immer und gerne wiederkommen und Produkte erwerben, muss für ihre Zufriedenheit gesorgt werden. Der generelle Schlüssel, gerade im Bereich der Einzelfertigung, ist die verlässliche Lieferterminaussage bereits in der Angebotsphase. Mit einer einfachen Office-Software-Infrastruktur ist eine exakte und kurzfristige Terminaussage aufgrund von mangelnder Transparenz meist un-möglich. Aussagen werden dann oft auf der Basis von Erfahrungswerten getroffen und erweisen sich häufig als unzuverlässig und als Ärgernis für die Kunden. Eine professionelle Lösung bietet pragmatische Funktionen, um bereits in der Angebotsphase eine exakte Auskunft über den möglichen Liefertermin eines Produkts geben zu können. Ein Unternehmen entscheidet hierbei selbst, ob es Ressourcen überlasten möchte, um den Wunschtermin halten zu können (Schnellläufer-Auftrag), oder ob sich der neue Auftrag ohne Engpässe zu verursachen in die bestehende Auftragskette einreihen soll.
Beispiel Controlling
Welches Auftragsvolumen bestand mit dem Kunden in der Vergangenheit? Welcher Deckungsbeitrag wurde dabei erzielt? Wie war die Zahlungsmoral des Kunden? Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) hat in einem aktuellen Leitfaden gerade zusammengefasst, dass ein wirkungsvolles Controlling gerade bei Auftragsfertigern variantenreicher Investitionsgüter mit großer Dringlichkeit benötigt wird. Dieses muss neben einem positiven Gesamtergebnis auch alle Teilbereiche, die am betrieblichen Wertschöpfungsprozess beteiligt sind, auf ihre Wirtschaftlichkeit analysieren können. Insofern greift die weit verbreitete Analyse mit Hilfe einer Tabellenkalkulation bei weitem zu kurz.
Moderne ERP/PPS-Lösungen unterstützen und vernetzen die kaufmännischen Kernprozesse im Unternehmen bereits im Standard. Antworten zu betrieblichen Kennzahlen werden auf Knopfdruck geliefert, ohne den massiven Einsatz von kostbarem Personal. Damit sind ERP-Lösungen auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen sehr gut geeignet, mit ihren Informationen das Controlling und Reporting maßgeblich zu unterstützen.
Eine Preisfrage
Die Einführung von PPS leidet immer noch unter dem sich hartnäckig haltenden (aber überholten) Vorurteil hoher Kosten und langer Einführungszeiten. Da für die Geschäftsführung die Anschaffung einer betriebswirtschaftlichen Softwarelösung eine strategische Entscheidung ist, steht die Kapitalrentabilität (ROI) im Mittelpunkt. Generell haben Unternehmen Vorbehalte, in ein Projekt, dessen Kapitalrendite sich im Voraus nur vage beziffern lässt, zu investieren. Das Ergebnis: Viele dieser Unternehmen verzichten auf den Einsatz derartiger Software und vergeben damit auch die Möglichkeit, an Professionalität zu gewinnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Dabei muss die Einführung einer ERP-Software nicht teuer sein. So sind die Lizenzen für Warenwirtschaft und PPS mit drei Arbeitsplätzen für einen Betrieb mit dreißig Mitarbeitern bereits ab 7 000 Euro zu bekommen. Damit zahlt sich die entsprechende Investition vielfach bereits im ersten Jahr ergebniswirksam aus. Eine professionelle Produktionsplanung macht sich nicht nur schnell bezahlt, sondern sorgt auch langfristig für mehr Übersicht und Wirtschaftlichkeit im Betrieb.