Killt die elektronische Signatur die Unterschriftenmappe?
Die gute alte Unterschriftenmappe ist bedroht. Denn sie hilft häufig nicht dabei Prozesse zu beschleunigen, sondern ihre Nutzung führt zu Verzögerungen. Als Alternative soll nun die elektronische Signatur dafür sorgen, dass Freigabeprozesse mehr Fahrt aufnehmen.
In vielen Unternehmen und Institutionen verschlingen Freigabeprozesse für wichtige Dokumente viel Zeit und Ressourcen. Sei es der gute alte Laufzettel oder die Unterschriftenmappe: Oft werden Papierdokumente nach dem Unterzeichnen verzögert in die nächste Abteilung weitergeleitet - oder verschwinden ganz. Fristen verstreichen, Effizienzeinbußen sind die Folge. Daneben sind die Kosten für die Archivierung hoch. Ändern will das unter anderem Secypt mit einer Signaturkomponente. Sie wird über die API in das interne Workflow-System einer Firma eingebunden. Dieses koppelt die unterschiedlichen Systeme (ERP, DMS, CMS) innerhalb der IT-Infrastruktur und steuert die notwendigen Abläufe. Dabei ersetzt die elektronische Signatur auf digitalen Dokumenten die handschriftliche Unterschrift, wie zum Beispiel beim Abzeichnen einer Konstruktionszeichnung, beim Freizeichnen einer Bestellung, beim Bestätigen einer Dienstanweisung oder beim Billigen eines Urlaubsantrags.
»Das digitale Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander elektronisch signiert und freigegeben. So erfolgt die vollständig digitale Prozessabwicklung ohne Medienbruch«, sagt Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing bei der Secrypt GmbH. Die elektronische Unterschrift kann dabei auch durch einen individuellen Signaturstempel im PDF abgebildet werden, zum Beispiel als eingescannte Unterschrift des Unterzeichners. Dieser Prozess wird über das Workflow-System gesteuert oder das Grafik-Signet wird manuell per Maus an der gewünschten Stelle im Dokument platziert. So sind auf den ersten Blick Authentizität und Integrität des Dokuments für jeden visuell erkennbar.
