Komplettservice dank DMS

Durch die restriktive Kreditvergabe der Banken greifen immer mehr Mittelständler bei der Suche nach alternativen Finanzierungen auf Factoring zurück. Das ist das Arbeitsgebiet der Wiesbadener A.B.S. Global Factoring AG. Der Finanzdienstleister erkannte gleich zu Anfang, dass für seinen Erfolg zwei Faktoren besonders wichtig waren: eine Full-Service-Strategie und eine ausgereifte, aktuelle IT. Um schnell auf die spezifischen Kundenwünsche eingehen und auf Unternehmenswünsche reagieren zu können, wurde die Factoring-Software von den IT-Experten des Unternehmens selbst erstellt. Immerhin sind vier der 21 Mitarbeiter DV-Spezialisten. Daneben setzte der Dienstleister von Anfang an auf ein elektronisches Archiv. Er sparte damit von Anfang an Büroraum und Kosten für fest angestellte Archivmitarbeiter. Das Gründungsteam der A.B.S. AG hatte bereits bei anderen Factoring-Unternehmen Erfahrungen mit verschiedenen Dokumentenmanagement-Lösungen gesammelt. Es wusste daher, auf was es für diesen spezifischen Anwendungsfall ankam. Deshalb bereitete die Auswahl einer geeigneten Lösung keine Schwierigkeiten. Die Entscheidung fiel zugunsten von Docuware. »Das System ist für den Mittelstand konzipiert, komfortabel und sehr benutzerfreundlich und verfügt dabei über einen enormen Leistungsumfang«, fasst Helmut Braun, Leiter EDV & Organisation, die Entscheidungskriterien zusammen. Das DMS ist beim Wiesbadener Finanzdienstleister auf einem Windows-2003-Server installiert; an zusätzlicher Hardware wurde ein Canon-Scanner vom Typ DR 9080C angeschafft. Die Anfangsinvestitionen für den Einstieg in die elektronische Archivierung (Software, Hardware, Dienstleistung) lagen bei insgesamt circa 75000 Euro. Die Software wurde von der hauseigenen EDV-Abteilung der Factoring-Gesellschaft selbst implementiert. Lediglich bei der Integration der Factoring-Software half der Docuware-Partner Ulshöfer IT. Der Schulungsaufwand war und ist aufgrund der einfachen Handhabung des Systems gering. Er beschränkt sich auf Besuche von Roadshows des Herstellers.

Tägliche rund 7000 Dokumente archiviert
Die Gesamtlösung wurde in den letzten zehn Jahren kontinuierlich ausgebaut. Alle Mitarbeiter des Hauses nutzen sie. Dank integriertem Dokumenten-Management können die Wiesbadener ihre Kunden auf Knopfdruck über den aktuellen Stand ihrer Forderungen auf dem Laufenden halten. Das zu bewältigende Belegvolumen ist gewaltig: Täglich sind es insgesamt rund 7000. »Alles was am Host produziert wird, landet im zentralen Dokumenten-Pool«, sagt Braun. Anfangs legte A.B.S. nur die Rechnungskopien der Kunden elektronisch ab, sehr schnell jedoch auch alle anderen Dokumente, die im Unternehmen anfallen: Kontoauszüge, Schriftverkehr, Unterlagen für das Debitorenmanagement und die Kreditversicherung sowie die gesamte Finanzbuchhaltung. »Unsere Kunden schicken uns die Kopien der Rechnungen, die sie an ihre Kunden verschickt haben, entweder in Papierform oder als PDF-Datei«, erklärt Braun. Dies allein sind bis zu 2500 Dokumente pro Tag. Rechnungen in Papierform werden gescannt, Indizes, beispielsweise die Rechnungsnummer, herausgelesen und als Suchbegriffe dem Archiv übergeben. Rechnungen, die die Kunden im PDF-Format schicken, werden einem im DMS hinterlegten Blanko-Rechnungsformular zugefügt, automatisch verschlagwortet und archiviert.

Täglich 4500 Dokumente verarbeiten
Sämtliche eigenen, mit der Factoring-Software erstellten Belege und Auswertungen liest das System nachts über einen COLD-Lauf (Computer Output to Laser Disc) automatisch ein und archiviert sie im zentralen Dokumenten-Pool. Täglich fallen hier bis zu 4500 Dokumente an, zum Beispiel Rechnungen und Briefe oder Buchungen für die Finanzbuchhaltung, aber auch das Debitorenmanagement (Offene-Posten-Liste oder Mahnaufstellung), die Tages- oder Monatsabschlüsse für die Kunden sowie sämtliche Auswertungen für den eigenen Bedarf, etwa über Umsatz oder Zahlungsverhalten der Kunden. »Aktuelle Archive« – rund 90 GByte – werden jeden Tag auf verschiedenen Medien gesichert und zum Teil außer Haus gelagert. Inzwischen liegt das gesamte Speichervolumen bei einem TByte.

Fullservice-Strategie
Dank elektronischer Archivierung kann das Factoring-Institut seinen Geschäftspartnern einen weiteren nützlichen Service bieten: »Unsere Kunden müssen über ihre Abnehmer gut informiert sein«, sagt Helmut Braun. »Wir liefern ihnen dafür stets aktuelle Kennzahlen.« Auf Wunsch werden über Nacht aus dem Archiv heraus verschiedene Auswertungen erzeugt, zum Beispiel Kontoauszüge oder Übersichten über das Zahlungsverhalten der Kunden der A.B.S.-Geschäftspartner. Je nach Bedarf können sie sich zusätzlich Offene-Posten-Listen oder Mahnaufstellungen liefern lassen. Wer welche Unterlagen erhält, wird über Parameter gesteuert. Beim Versand hilft eine Schnittstelle zur Kommunikationssoftware Tobit: Der Archivierungsserver verschickt die Mitteilungen automatisch nachts per E-Mail oder Fax. »Damit sparen wir täglich viel Geld für Porto, Papier, Druck und Arbeitskraft«, erklärt Braun. Das Dokumentenmanagementsystem erlaubt es sogar, dass die A.B.S-Kunden selbst online auf ihre Daten zugreifen und sich einen Überblick über neueste Zahlungen ihrer Kunden verschaffen. »Das funktioniert reibungslos«, bestätigt IT-Experte Braun. Jeder Kunde gelangt via A.B.S.-Website mit seinem Passwort direkt auf seine Anwendung. So kann er vor einem Besuch bei seinen Kunden noch einen Blick auf die aktuelle Offene-Posten-Liste werfen. Denn ob und in welchem Umfang der Geschäftspartner die bisherigen Lieferungen bezahlt hat, ist nicht zuletzt für den Abschluss neuer Geschäfte entscheidend.

Workflow geplant
Die Ausgaben für die DMS-Lösung amortisierten sich bei A.B.S. quasi sofort, da andere Kosten komplett eingespart wurden. Schon durch den Verzicht auf Archivräume habe sich das DMS von Anfang an bezahlt gemacht, betont Organisationsleiter Braun. Durch den automatischen Versand der Kundenmitteilungen per E-Mail oder Fax spart sich das Unternehmen täglich rund 1000 Euro allein an Portokosten, dazu kommen Papier, Drucker und Arbeitskraft, die nicht benötigt werden. Die Kundenbetreuer können sich konsequent um die Belange der Kunden kümmern, die Verwaltungsarbeit erledigt das System. Die Kundenbetreuer wissen sowohl die Arbeitserleichterung als auch das Know-how, das ihnen das DMS liefert, sehr zu schätzen. Sie sind deshalb immer auch an weiteren Einsatzmöglichkeiten sehr interessiert, die die internen Prozesse optimieren. Zu den Zukunftsplänen zählt beispielsweise die Anbindung des für das Unternehmen tätigen Rechtsanwalts. Bislang wurde zwischen Kanzlei und Factoring-Institut noch sehr viel Papier hin- und hergeschickt. Künftig soll der Rechtsanwalt als mobiler Anwender von seinem PC aus auf ein gemeinsames Archiv zugreifen können. Gleichzeitig will Helmut Braun mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems einen Workflow erstellen, der bestimmte Genehmigungsprozesse automatisiert und beschleunigt. »Wir haben noch viel zu tun, die Software bietet immer neue Möglichkeiten«, sagt der IT-Experte.

Mechthilde Gruber ist freie Journalistin in München.