Revisionssichere E-Mail-Archivierung in deutschem RZ
Cancom Pironet hat eine neue, GoBD-zertifizierte Lösung für die revisionssichere Archivierung von E-Mails angekündigt. Dabei speichert der Kölner Cloud-Service-Provider laut eigenen Angaben alle elektronischen Nachrichten im hauseigenen Hochsicherheits-RZ. So könnten Unternehmen die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung ihrer E-Mails dauerhaft einhalten und zugleich von Kostensenkung und Arbeitserleichterung profitieren. Die technische Basis liefert Doxis4 von SER Solutions Deutschland.
Den Anwendern verspricht Cancom Pironet intuitive Bedienbarkeit: E-Mails ließen sich schnell archivieren und dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuordnen. Da sich die Lösung in die E-Mail-Anwendung des Unternehmens wie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes integrieren lasse, brauche der Nutzer sein persönliches E-Mail-Postfach nicht zu verlassen. Eine leistungsstarke Suchfunktion sorge für ein rasches Wiederauffinden benötigter E-Mails.
Elektronische Workflows erlauben es laut dem Provider, Geschäftsprozesse drastisch zu verschlanken. Wickle man beispielsweise die Rechnungs-Eingangsprüfung auf diese Weise ab, senke dies die Kosten, beschleunige Abläufe und sorge für nachvollziehbare, dokumentierte Prozesse mit revisionssicherer Archivierung der Unterlagen.
Entlastung der E-Mail-Server
Eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung vermeide, dass unterschiedliche Empfänger die gleiche E-Mail mehrfach im Archiv der Cloud-Anwendung ablegen. Gerade bei besonders voluminösen Anhängen oder E-Mails an zahlreiche Adressaten spare dies Speicherplatz.
Archivierungsregeln könne der Anwender maßgeschneidert für unterschiedliche Benutzergruppen definieren. Nach automatisierter Archivierung einer Geschäftskorrespondenz bestehe die Option, die abgelegten E-Mails automatisch im Ursprungssystem zu löschen oder durch einen Link zum Archivsystem zu ersetzen. Dies entlaste die E-Mail-Server spürbar.
Unternehmen können laut Cancom Pironet selbst entscheiden, ob sie sämtliche E-Mails automatisch revisionssicher archivieren wollen: Auch differenzierte Konzepte seien möglich, bei denen beispielsweise nur die elektronische Post bestimmter Abteilungen juristisch unveränderbar abgelegt werden. Bei allen anderen E-Mails erfolge die Speicherung dann zwar nicht revisionssicher, dafür aber kosteneffizienter.
Alle Daten, so Cancom Pironet, speichere man im eigenen, nach ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheits-RZ. Wie bei allen Lösungen des Cloud-Anbieters erfolgen Service und Support aus Deutschland. Die Lösung ist ab sofort verfügbar.
Weitere Informationen finden sich unter www.cancom-pironet.de.
