Gut passende Prozesse inklusive digitaler Signatur

Heute funktioniert der Prozess der Rechnungserstellung bei Mobility Concept weitgehend automatisch. Das Vertragsverwaltungssystem »LEASMAN« erzeugt einen XML-Datenstrom, der in LiveCycle Production Print übernommen wird. Das OMS hält die mit dem LiveCycle-Designer erstellten Druckvorlagen für die Rechnungen bereits vor und befüllt das entsprechend adressierte Adobe-Dokument mit den Rechnungsdaten aus dem XML-Datenstrom. Das Ergebnis ist eine Rechnung im PDF-Format, die ausgedruckt und versandt wird. »Damit haben wir prinzipiell den gleichen Stand wie vor Projektstart, außer, dass wir jetzt ein PDF-Dokument generiert haben«, so Müller.

Es gibt aber noch weitere Anforderungen, die jetzt erfüllt werden. Die Adobe-Lösung generiert eine AFP-Datei (Apple-Filing-Protocol) mit den Rechnungsdaten, die an einen Lettershop übertragen wird. Damit ist das Drucken und Kuvertieren der Rechnungen vollständig ausgelagert. Die zweite Anforderung ist der elektronische Rechnungsversand. Immer mehr Kunden von Mobility Concept erhalten ihre Rechnungen jetzt als PDF-Datei in einer E-Mail. Um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, muss diese Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Zu diesem Zweck holt sich ein Dienstleister die Rechnungen aus einem bestimmten Verzeichnis des Production-Print-Servers, signiert die Dokumente und verschickt sie an die Leasingkunden. Zusätzliche Einsparungen und Prozessverbesserungen konnten auch im Archivbereich erreicht werden. Production-Print erstellt eine Index-Datei der generierten Rechnungen und sichert damit die Anbindung an das Archiv von Mobility Concept. Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten die Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig, denn das OMS legt jede Rechnung parallel zur Erstellung im Archiv ab.