E-Mail-Archivierung durch Gesetz erzwungen
Verschiedene gesetzliche Auflagen (engl. Compliance) machen die Archivierung von Mails in Unternehmen verpflichtend. Und langsam, aber sicher wächst auch der tatsächliche Druck auf die Firmen. Für Systemhäuser ist E-Mail-Archivierung deshalb eine gute Geschäftsmöglichkeit.
Die juristischen Vorgaben sind eindeutig. »E-Mails sind seit neuestem mit Firmenimpressum zu versehen und somit dem herkömmlichen Geschäftsbrief gleichgestellt. Sie müssen in revisionssicherer Form, also grundsätzlich vertraulich, unveränderbar und jederzeit verfügbar, aufbewahrt werden«, erklärt Dr. Jens Bücking, Gründungspartner der Rechtsanwaltskanzlei Emmert Schurer Buecking. Ein nachlässiger Umgang mit E-Mails kann sich vor dem Hintergrund der Datenschutzgesetze, der kaufmännischen Sorgfaltspflichten des Managements und der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) als schadensträchtig erweisen.
Ein Unternehmen muss sicher stellen, dass E-Mails über einen gewissen Zeitraum sicher aufbewahrt werden: Als so genannte »Handelsbriefe« unterliegen E-Mails schon von Gesetzes wegen der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht des Handelsgesetzbuchs. Darüber hinaus können E-Mails auch steuerrelevant sein und müssen dann zehn Jahre aufbewahrt werden. Hierfür gelten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPDU), die seit 2002 dem Finanzamt Prüfungsrechte einräumen. »Verstöße gegen Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und GoBS/GDPdU können mit Zwangsgeld, Schätzung und dem Verlust von Steuervorteilstatbeständen sanktioniert werden,« erklärt Bücking.
Und auch die Praxis erzwingt es zunehmend. Eine Firma, die Güter in die USA exportiert, geht ein tödliches Risiko ein, wenn sie ihre E-Mails nicht aufbewahrt. Die dortigen Gerichte gehen sofort von Böswilligkeit aus, wenn eine E-Mail unauffindbar ist. Eine Millionenstrafe ist dann garantiert.
Die hiesigen Behörden werden nach jahrelanger Schlafmützigkeit auch zupackender, was die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben angeht. De facto kann also kein Unternehmen mehr ohne E-Mail-Archiv auskommen.
