Vorteile verdeutlichen

»Je mehr E-Mails sich unter diesen Dokumenten befinden, desto mehr spricht für ein elektronisches Archiv: Mit entsprechender Volltextindizierung abgespeichert, lässt sich jedes einzelne Schriftstück per Mausklick sicher, schnell und einfach auffinden«, erläutert Michael Hoos, Director Presales Consulting EMEA Central bei Symantec. Diese Rahmenbedingungen zeigen deutlich auf, dass hausgemachte Lösungen, wie beispielsweise das Sichern von PST-Dateien, von rechtlicher Seite keinen Bestand haben.

Dirk Baumann, Geschäftsführer der ITIO GmbH: »Technische Kompetenz ist die Basis, die vorausgesetzt werden muss. Als Differenzierungsmerkmal kommt die Sicherheit im Umgang und die Kompetenz bei rechtlichen Fragen und Anforderungen aus dem Blickwinkel der Compliance hinzu«. Systemhäuser und Fachhändler müssen sich mit den rechtlichen Bedingungen auskennen, um ihre Kunden beraten zu können. Die Liste der zu beachtenden Punkte ist lang. »Der wesentliche Knackpunkt ist der, dass hierzulande die Vorschriften und Verfahrensanweisungen (AO – Abgabenordnung, GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, etc.), die eine Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente fordern, im Gegensatz zu anderen Vorschriften stehen, die z.B. die Persönlichkeitsrechte z.B. der Mitarbeiter schützen«, so Guido Ockenfels, Projektleiter Consulting bei der Tim AG. Auch für diese Problemstellung muss das betreuende Systemhaus beraten und eine Lösung finden, die den Umgang mit privaten Mails regelt.

Auch darüber hinaus ist die Einhaltung von Rechtsvorschriften entscheidend und kann für Unternehmen echte Vorteile bringen. Denn wenn dem Kunden vor Augen geführt wird, dass er beispielsweise in einem Rechtsstreit mit einem Kunden vor Gericht nur Chancen hat, wenn er als Beweismittel rechtskonform gespeicherte E-Mails vorlegen kann, wird die wirtschaftliche Tragweite schnell deutlich. Doch hier liegt auch schnell das Problem: Kaum ein Reseller dürfte über entsprechend fundiertes juristisches Wissen verfügen, um einem Kunden nicht nur eine technisch perfekte, sondern gleichzeitig auch rechtlich wasserdichte Lösung anbieten zu können. Hier sind Partner im Lösungsgeschäft gefragt. Dazu sagt René Claus, Business Development Manager bei ADN: »Das größte Problem ist es, die immer komplexer werdenden rechtlichen Anforderungen im Blick zu behalten. Da der Fachhandel als Beratungspartner dem Kunden gegenüber in der Pflicht steht, muss gewährleistet sein, immer auf dem aktuellsten Stand zu sein. Die Lösung kann es sein, mit einem der zahlreichen beratenden Fachanwälten für Informationstechnologien eine Kooperation einzugehen.«