Gesetzeskonformes Prüfen

Signieren und Prüfen beim gleichen Dienstleister ist formell problematisch, weil es gemäß §181 BGB ein Insichgeschäft darstellt, das verboten ist. Durch Vollmachten und ein Abbedingen des §181 lässt sich der formelle Umstand bewältigen. Im Rahmen einer Betriebsprüfung muss jedoch klar erkennbar sein, wann eine Rechnung den Verfügungsbereich des Erstellers verlassen hat und in den Verfügungsbereich des Rechnungsadressaten eingetreten ist. Dass die Prüfung der elektronischen Signatur durch dieselbe Person erfolgt, die diese eine juristische Sekunde vorher selbst hergestellt hat, gestaltet sich für einen Dritten äußerst schwierig und erscheint in rechtlicher Hinsicht problematisch. Nur mit einem entsprechenden Auftrag des Leistenden ist es überhaupt mit dem Wesen einer Rechnung vereinbar, dass der Leistungsempfänger selbst an der Rechnung mitwirkt. Zudem ist eine organisatorische Trennung des Empfänger- und Adressatenbereichs notwendig. Dies erfordert zumindest eine Trennung der IT-Systeme in Absender- und Empfängerbereich sowie eine personelle und organisatorische Trennung der entsprechenden Abteilungen, die Rechnungen einerseits erstellen und andererseits empfangen und prüfen. Dabei sind besonders die Funktionen und Rechte für die System- und Anwendungsadministratoren zu beachten. Auf jeden Fall sind die Abläufe im System detailliert mitzuverfolgen und diese Protokolle zu archivieren. Diese Abläufe sind sodann in einer Verfahrensdokumentation niederzulegen.

Oliver Berndt ist Geschäftsführer der B&L Management Consulting GmbH in Frankfurt. Dr. Jens Bücking ist Rechtsanwalt, Lehrbeauftragter an der Stuttgarter Hochschule für Technik und Partner der Kanzlei e/s/b Rechtsanwälte in Stuttgart.