Kundenevents versprechen Erfolg: Kundenveranstaltung erfolgreich inszenieren. Nicht ohne Grund haben die großen Messeveranstalter wie die Cebit oder auch die Münchner Messe mit Aussteller- und Besucherrückgang zu kämpfen. Es fehlt der Fokus. Den haben hingegen kleine, regionale Veranstaltungen ? und bieten damit ideale Kundenansprache.

Kundenevents versprechen Erfolg: Kundenveranstaltung erfolgreich inszenieren

Veranstaltungen, zu denen ganz gezielt Kunden zu einem bestimmten Thema eingeladen werden, gehören zu den erfolgversprechendsten Aktionen des regionalen Marketings. Im direkten Kontakt kann der Veranstalter seine Kompetenz unter Beweis stellen und Vertrauen für seine Produkte und Dienstleistungen aufbauen. Der Erfolg setzt allerdings zwei Bedingungen voraus: zur Zielgruppe passende Thematik und akribische Vorbereitung.

Was soll wem präsentiert werden?

Vor dem Event müssen sich die Verantwortlichen genau überlegen, wen sie einladen wollen. Es macht nur selten Sinn, alle Ihre Kunden zielgruppenübergreifend anzusprechen. Das ist allenfalls bei Veranstaltungen angebracht, die den sozialen Aspekt, also die Kontaktpflege in den Vordergrund stellen wie etwa Firmenjubiläen und Betriebsfeste.

Wer zum Beispiel eine Informationsveranstaltung für Administratoren plant, die Sicherheitsaspekte im Netzwerk beleuchtet, konzentriert sich inhaltlich auf technische Gesichtspunkte und bindet technisch orientierte Redner ein. Solch eine Ausrichtung wäre aber völlig falsch, wenn Entscheider im Mittelpunkt stehen. Die würden bei technischen Vorträgen schnell das Interesse verlieren. In diesem Fall müssen wirtschaftliche Argumente von Security-Produkten oder rechtliche Argumente, welche die Firmenleitung betreffen, im Vordergrund stehen.

Wenn ein Unternehmen mit einer Veranstaltung nicht nur seine Bestandskunden ansprechen, sondern neue Zielgruppen erschließen will, sucht er sich Kooperationspartner. Die lokalen Handelskammern und regionalen Interessens- und Berufsverbände sind oft sogar dankbar, wenn sie ihren Mitgliedern interessante Veranstaltungen empfehlen können. Auch die regionale Presse kann informiert werden, um einen Veranstaltungshinweis abzudrucken.

Hohe Qualitätsansprüche gelten für die äußere Form der Präsentationen und den Ablauf der Veranstaltung. Direkt am Anfang einer Präsentation steht eine kurze Zusammenfassung des Inhalts. Alle folgenden Folien nennen die zentralen Punkte nur als Schlagwörter, die der Vortragende mündlich detailliert ausführt. Besonderes Augenmerk gilt der grafischen Aufbereitung der Folien, die dazu beiträgt, die Professionalität eines Unternehmens zu demonstrieren. Gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie Kernthemen in kurzer Zeit aussagekräftig darstellen. Eine gelungene Veranstaltung besteht aus mehreren Vorträgen die ungefähr 20 bis 30 Minuten lang sind. Dauert ein Vortrag länger, nimmt die Aufmerksamkeit des Publikums deutlich ab.

Von langer Hand geplant

Zwei bis drei Monate vor dem Event konzipiert der Veranstalter alle Drucksachen wie Einladungen und Informationsmaterialien und plant den Personalbedarf. In dieser Zeit werden auch Veranstaltungsort, Termin und Umfang der Bewirtung festgelegt.

Der Veranstaltungsort sollte wie alle äußeren Kriterien der Veranstaltung die Zielgruppe widerspiegeln und eine Atmosphäre schaffen, in der sich jeder Besucher wohl fühlt und der zu Ihrem Unternehmen passt. Der Veranstaltungsort überzeugt auch durch eine günstige Verkehrsanbindung und stellt genügend Parkplätze bereit. An Saaltechnik reichen in der Regel Beamer und Lautsprecheranlage.

Einen passenden Termin zu finden, ist nicht immer leicht. Im Vorfeld muss geklärt werden, ob es parallel konkurrierende Veranstaltungen gibt und welche Tageszeit für die Zielgruppe geeignet ist. Eine gute Chance, möglichst viele Besucher zu gewinnen, bieten Veranstaltungen nach Feierabend. Allerdings sollte der Termin nicht auf einem Freitag liegen, weil potenzielle Besucher aus Behörden ihre Arbeit früher beenden und Mütter und Väter das Wochenende oft für ihre Familien einplanen. Wer eine Halbtagsveranstaltung plant, bettet den Ablauf in einen typischen Arbeitstag ein. Ein Beginn um 9 Uhr und Ende um 13 Uhr bringt den Vorteil mit sich, dass die Teilnehmer nach der Veranstaltung ?und einem eventuell vom Veranstalter vorgesehenen Mittagessen ? wieder zu ihrem Arbeitsplatz zurückkehren können.

Während der Veranstaltung sollten immer ausreichend Erfrischungen wie Kaffee, Tee, Wasser und Säfte bereitstehen. Ein Mittagsbüffett erlaubt es Besuchern und Organisatoren, nach der Veranstaltung in ungezwungener Atmosphäre Kontakte auf- und auszubauen.

Die Premiere fest im Blick

Vier Wochen vor Beginn werden die Einladungen verschickt. Jede Einladung enthält eine Rückantwort mit der Bitte, den Besuch bis zu einem bestimmten Termin zu bestätigen oder abzusagen, der zirka zehn Tage vor der Veranstaltung liegt.

Eine Woche vor Beginn wird telefonisch bei denjenigen nachgehakt, die keine Rückantwort geschickt haben. Danach wird die endgültige Teilnehmerliste und der Personaleinsatz festgelegt und die regionale Tagespresse informiert.

Am Tag vor der Veranstaltung steht der Ablauf mit genauen Uhrzeiten fest und es liegt eine Art Notfallplan vor, der Alternativen vorsieht, falls zum Beispiel ein Redner ausfällt. Idealerweise bestätigt eine Generalprobe den reibungslosen Ablauf.

Der große Tag

Der große Tag ist gekommen und die ersten Gäste treffen ein. Der ausschließlich für diese Aufgabe eingeteilte Mitarbeiter hakt die Namen auf der Teilnehmerliste ab und verteilt beim Empfang die vorbereiteten Namensschilder. Dies erleichtert den persönlichen Kontakt ? auch der Teilnehmer untereinander.

Während der gesamten Veranstaltung ist es besonders wichtig, den direkten Dialog zur Zielgruppe zu nutzen. Der Veranstalter übernimmt auf jeden Fall die Begrüßung und die Zusammenfassung und macht in den Vortragspausen Kontakte, um direktes Feedback auf die Veranstaltung einzuholen.

Wer seine Veranstaltung perfekt abschließen möchte, veröffentlicht wenige Tage später eine kurze Dokumentation mit Fotos im Internet, die er in abgespeckter Form auch in anderen Medien wie etwa einer Kunden- oder Mitarbeiterzeitschrift verwendet.