Migration zu Office 2007

Migration zu Office 2007 Die 2007er Version des Microsoft Office System bietet neben aufgabenspezifischen Menüs auch erweiterte Möglichkeiten für kollaborative ­Anwendungen. Der Umstieg muss jedoch gut geplant werden.

Microsofts Büroprogramme laufen auf Desktops in fast allen Unternehmen. Allerdings ist die vorletzte Version des Pakets, Office 2003 Professional, lediglich in gut einem Viertel der ­europäischen Unternehmen verbreitet, wie das Marktforschungshaus Gartner ermittelt hat. Obwohl diese Version als erste gute Voraussetzungen zur Implementierung kollaborativer Anwendungen mit Microsoft-Technologien bietet, verhindert das ausreichende Funktionieren der Schreib­maschine Office 97 den Einsatz dieses Systems. Auch die Angst vor einem großen Migrationsprojekt wird gelegentlich als Grund angegeben, warum Unternehmen den Umstieg scheuen. Sie scheuen eine Office-Migration, da erst einmal Kosten anfallen, ehe eventuell der Nutzen sichtbar wird. Die zu erzielenden indirekten Einsparungen werden in die Gesamtkostenbetrachtungen oft nicht eingerechnet. Doch damit die Benutzer auch in den kommenden Jahren effizient und produktiv arbeiten können, sollten sich die Unternehmen über eine Umstellung ihrer Büroanwendungen Gedanken machen. Mit dem Release 2007 des Office-Pakets liefert Microsoft nämlich eine umfassende Palette von verbesserten und integrierten Produkten, die neben den klassischen Büroprogrammen wie Word und Excel auch Enterprise Content Management (ECM), Business Intelligence (BI), Enterprise Project Management (EPM) und Portale umfasst.

Sorgfältige ­Prüfung
Ob und wann Office 2007 eingeführt werden soll, müs­sen die Unternehmen jedoch sorgfältig prüfen. Zu bedenken ist, dass das neue Paket mindestens Windows XP SP2 oder Windows Server 2003 SP1 als Betriebssystem voraussetzt. Von der neuen Windows-Version Vista wird es natürlich unterstützt. Außerdem verwendet Office 2007 ein neues Dateiformat. Damit der Dokumentenaustausch in­nerhalb der verschiedenen Office-Versionen gewährleistet ist, hat Microsoft Compatibility Packs erstellt. Diese Formatadapter sind für die Office-Versionen 2000, 2003 sowie XP erhältlich – jedoch nicht für das 97er Release.

Unterschiedliche ­Szenarien
Unternehmen sind aus Sicht der Infrastruktur, der Arbeitsprozesse und des IT-Supports natürlich sehr verschieden. Doch eine klare Tendenz zu ­einem prinzipiellen Szenario der Migration lässt sich relativ einfach herausarbeiten. Wird eine Mi­gration nur im Rahmen eines über die nächsten Jahre stattfindenden Hardware-Austauschs durchgeführt, spricht man von Bei-Bedarf-Migration. Hier kommt es darauf an, über einen langen Zeitraum (häufig Jahre) die Kompatibilität der unterschiedlichen Versionen untereinander zu gewährleisten. Die weite Verbreitung spricht aktuell für das alte Format. Es ist aber nur eine Frage der Zeit, bis sich die Version 2007 etabliert haben wird, zumal die Compatibility Packs kostenlos sind. Muss die Migration zum Beispiel wegen Abhängigkeiten von anderen Projekten in kurzer Zeit durchgeführt werden, so erfolgt die Umstellung als Big Bang. Ab einem bestimmten Zeitpunkt wird somit unternehmensweit nur noch mit der neuen Office-Version gearbeitet. Dies ist die bevorzugte Vorgehensweise; unternehmensintern sind keine weiteren Besonderheiten bei der Verwendung des neuen Dateiformates zu beachten. Für den Dokumentenaustausch mit Geschäftspartnern kann auch in Office 2007 weiterhin mit dem alten Dokumentenformat gearbeitet werden. Die Steuerung des zu verwendenden Dateiformates kann sehr einfach über Gruppenrichtlinien erfolgen. Ein Umsetzen der Voreinstellung erfolgt dann, wenn auch alle Office-Applikationen bereit sind für den Einsatz von Office 2007. Dass diese Vorgehensweise die bevorzugte ist, heißt jedoch nicht, dass sie auch die einfachste darstellt. Die Planung und Vorbereitung ist der aufwendigste Schritt der gesamten Migration, insbesondere im Zusammenhang mit Office-Applikationen und Anwendungen von Drittanbietern mit Schnittstellen zum Office-System. Wird im Rahmen der Analyse festgestellt, dass der Aufwand zur Datenmigration teilweise sehr hoch ist und gleichzeitig nur wenig Zeit zur Anpassung zur Verfügung stehen, kann eine phasenweise Migration der richtige Ansatz sein. Um den Aufwand zur Datenmigration greifbarer zu machen, stellt Microsoft den Office Migration Planning Manager (OMPM) im Office System Resource Kit (ORK) bereit. In den meisten Fällen werden sich mit der 2003er Version erstellte Dokumente in der 2007er genauso verhalten. Bei Individualentwicklungen jedoch, etwa in Excel oder Visio, kann manuelle Nacharbeit nötig sein. Erfahrungsgemäß wurden bei umfangreicher Programmierung auch die Besonderheiten der jeweiligen Office-Version stark ausgenutzt, um den angestrebten Mehrwert zu erzielen. Das kann dann zu Problemen bei der Migration auf Office 2007 führen. Der OMPM File Scanner ist ein Werkzeug zum dezentralen Prüfen aller Office-PCs, dessen Ergebnisse auf jedem PC in Form von XML-Files gespeichert werden. Mittels einer Access-2007-basierten Reporting Engine lassen sich unterschiedliche Auswertungen über die gesammelten Daten erzeugen. Weiterhin können Gruppen von Dateien zusammengestellt und mit Hilfe des Office File Converters (OFC) automatisch in das 2007er Format konvertiert werden. Zu beachten ist, dass durch Anwendung des OMPM File Scanner innerhalb der Dateieigenschaften das Datum des letzten Dateizugriffs verändert wird, eine spätere Ausgrenzung bestimmter, veralteter Dateien nach Datum also nicht mehr möglich ist. Für den Fall, dass es sich beim Ausgangspunkt der Office-Migration um eine alte Office-97-Installation handelt, ist OMPM nicht ausreichend, da vorhandener VBA-Code nicht in die Analyse eingeschlossen wird. Der phasenweise Ansatz unterscheidet sich vom Bei-Bedarf-Ansatz zum einen durch die kürzere Gesamtlaufzeit und zum anderen dadurch, dass er nicht an einen Hardware-Austauschzyklus gebunden ist, sondern geplant nach Organisationseinheiten vorgeht. Die Steuerung auf Team-, Abteilungs- oder Bereichsebene kann über Gruppenrichtlinien (GPOs) erfolgen. Sind alle Applikationen einer bestimmten Abteilung kompatibel mit Office 2007, kann eine Umstellung erfolgen. Die Compatibility Packs sollten flächendeckend eingesetzt und das neue Format zum Standard erklärt werden.

Pilotprojekt sinnvoll Für alle Szenarien gilt, dass die Planung und Durchführung eines Piloten den Aufwand lohnt. Es ist von Vorteil, im Rahmen eines Alpha-Tests die Technologie und im Rahmen eines Beta-Tests die Prozesse und die Kommunikation zu untersuchen. Sind die technischen Finessen geklärt, zeigt der Beta-Test, was wie und wann kommuniziert werden muss. Nicht zu vergessen ist die Erkenntnis: Wer professionelle Hilfe sucht, zeigt Stärke. Es ist falsch, anzunehmen, dass eine unternehmensweite Office-Umstellung so einfach ist wie das Update eines privaten PCs. Migrationen der Desktop-Anwendungen werden üblicherweise alle fünf bis zehn Jahre durchgeführt, von Service Packs und Hotfixes abgesehen. Möglicherweise sind die verantwortlichen Personen in der IT das erste Mal in dieser Größenordnung damit konfrontiert. Beratungsunternehmen, die auf entsprechende Praxiserfahrungen zurückgreifen können, bieten hier professionelle Unterstützung an.

Dr. Robert Laube ist Program Manager und Uwe Dillenberger Capability Group Manager bei dem IT-Dienstleister Avanade