Mittelstand setzt immer mehr auf »Office Online«

Was private Anwender meist mit Spannung erwarten, löst bei mittelständischen Unternehmen eher Unbehagen aus: Neue Versionen von unverzichtbaren Programmen wie beispielsweise Office-Paketen. Kein Wunder, denn ein unternehmensweiter Versionswechsel beschert  hohe Folgekosten für Lizenzen, leistungsfähigere Hardware und die Installation der Programmpakete.

Alles auf die Server
Vor diesen Problemen stand auch lange Zeit der 1. FC Köln. Beim Fußballbundesligisten waren Word und Co. auf jedem einzelnen Arbeitsrechner installiert und nicht zuletzt darum eine ständige Baustelle. »Für jeden neuen Mitarbeiter haben wir einen PC nebst Officeversion im Elektronikhandel gekauft«, berichtet Lars Nierfeld, Marketingleiter beim 1. FC Köln. Dadurch liefen auf den Rechnern unterschiedliche Programmversionen, was im Arbeitsalltag häufig zu Problemen führte. »Einen kompletten Versionsabgleich aller Office-Installationen hätten wir aber aus eigener Kraft nicht leisten können«, erklärt Nierfeld.
Die Kölner griffen darum zu einer Alternative: Office online. Hierbei läuft die Software nicht mehr auf den Büro-PCs selbst, sondern zentral auf einem Server. Dieser steht im Rechenzentrum eines IT-Dienstleisters, an den der Fußballclub unter anderem auch den Betrieb seiner Office-Software ausgelagert hat. Dass die Programmdaten auf die einzelnen PCs gelangen, dafür sorgt die so genannte Terminal-Server-Technik. So lässt sich die Rechenarbeit für den Office-Betrieb auf dem Server verrichten, und nur die Bildschirmdaten werden über eine Netzwerkverbindung auf den Büro-PC des Nutzers projiziert.

Bessere Verfügbarkeit auch auf alten PCs
Vorteil dieser Methode: Der Aufwand für Wartung und Installation verlagert sich auf das zentrale System. Wenn das neue Office im Rechenzentrum aufgespielt wird, steht es im gleichen Moment allen Anwendern zur Verfügung. Hierbei kommen auch Nutzer älterer Computer in den Genuss neuer Programmversionen, da der Server die gesamte Rechenleistung erbringt. Neben dem Administrationsaufwand und den Kosten für neue Hardware sinkt dabei auch die Ausfallquote der Office-Systeme. Denn die Betriebsverantwortung übernimmt der IT-Dienstleister. Im Gegensatz zum einzelnen Mittelständler kann er in seinem Rechenzentrum die Verfügbarkeit besser gewährleisten und kontrollieren.
Das gab auch bei Consumer Electronics (CE) den Ausschlag für Office online. Bei dem Mittelständler mit 460 Angestellten hängen alle Abläufe davon ab, dass zentrale Anwendungen wie Office zuverlässig funktionieren. Weiterer Grund für den Umstieg: »Auch unsere Mitarbeiter im Außendienst können auf ihre Office-Umgebung aus dem Büro zugreifen«, sagt Detlef Stüwe, CIO bei CE. Dazu benötigen die Anwender nur die Terminalsoftware auf ihrem PC und eine Internetverbindung zum Rechenzentrum.

Leichtere Versionswechsel bei geringeren Kosten
Unternehmenskunden wie Dynarent nutzen die Möglichkeit des Fernbetriebs auf Servern dazu, gleich ihre gesamte Office-Umgebung auszulagern. Statt Lizenzen zu kaufen, mietet die Altersversorgungsgesellschaft des Dynamit Nobel-Konzerns ein Online-Office für jeden Mitarbeiter. Dabei sorgt das Mietmodell für Transparenz im IT-Budget. »Trotz höherem Servicegrad konnten wir durch das Office-Outsourcing unsere Kosten senken. Denn diese richten sich direkt nach der tatsächlichen Zahl der Nutzer«, erläutert Thomas Focke, Geschäftsführer von Dynarent, die Entscheidung für Office online. »Das ist besonders für den Mittelstand ein entscheidendes Argument«, betont Felix Höger, Vorstand beim IT-Dienstleister Pironet. Beim FC Köln jedenfalls sieht Marketingleiter Nierfeld der neuen Officeversion mittlerweile deutlich gelassener entgegen: »Sollten wir uns für einen Versionswechsel entscheiden, stehen jedenfalls keine neuen PCs auf der Transferliste. Auch Vista & Co meistern wir dann mit der bestehenden Mannschaft.«