Rechnungen unter Strom. Energieversorger kämpfen oft mit einer gewaltigen Flut an Rechnungsbelegen. Für die Stadtwerke Flensburg ist dies jedoch längst Vergangenheit.

Rechnungen unter Strom

Durch die Liberalisierung des Strommarktes haben Energieversorger heute eine Fülle von Netzbetreiberrechnungen unterschiedlicher Anbieter zu verarbeiten. Die Stadtwerke Flensburg mit zurzeit zirka 20 000 externen Kunden sahen sich mit einer jährlichen Belegflut von zirka 80 000 Vertragsbestätigungen, Jahresverbrauchsabrechnungen und Abschlagsanforderungen konfrontiert. Weil ein Großteil dieser Belege innerhalb weniger Wochen zum Jahreswechsel eingeht, mussten die Stadtwerke ihren Sachbearbeitern in der Finanzbuchhaltung regelmäßig Überstunden verordnen und zusätzliche Mitarbeiter für die Bearbeitung der Stromlieferrechungen hinzuziehen.
Diese Herausforderung hat der norddeutsche Energieversorger für eine umfassende Optimierung der Rechnungsbearbeitung genutzt und einen durchgängig digitalen Prozess vom Rechnungseingang bis hin zur automatischen Verbuchung realisiert. Der Energieversorger entschied sich dabei für den SER InvoiceMaster, eine Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung, die eng mit der SAP-Komponente SAP FI und der Branchenlösung SAP for Utilities (SAP IS/U) integriert ist. »Die Fähigkeiten der Software sowie das gute Preis-Leistungs-Verhältnis haben uns überzeugt«, so der zuständige Projektleiter Jochen Niedermeyer bei den Stadtwerken Flensburg. Arbeitszeit enorm gespart
Bei der Einführung des SER Invoice-Master konzentrierte man sich zunächst auf die zehn Netzbetreiber mit dem höchsten Belegaufkommen und erzielte bei dieser Gruppe eine Automation von bis zu 95 Prozent in der Finanzbuchhaltung. Die Belege werden ohne Benutzereingriff erfasst, geprüft und automatisch durchgebucht. Dauerte die manuelle Erfassung und Verbuchung eines Rechnungsbeleges früher bis zu zehn Minuten, erledigt der SER InvoiceMaster dies nun in weniger als einer.
Die Integration der Invoice-Management-Lösung in das SAP-System ermöglicht unterschiedliche Prüf-und Plausibilisierungsprozesse. Zur Klassifikation der elektronischen Rechnungen nach dem Netzbetreiber und der Belegart werden Informationen aus der Netzbetreiber-Datenbank herangezogen. Mit Hilfe der ausgelesenen Belegadresse wird die Geschäftspartnernummer im SAP-System ermittelt. Anhand der hinterlegten Vertragsdaten wird automatisch geprüft, ob die entsprechende Rechnung auch Anzahl und Höhe bereits geleisteter Abschläge korrekt berücksichtigt hat.
Die Einsparung durch die Automatisierung in der Finanzbuchhaltung ? sowie der allgemeine Nutzen durch vermiedenen Arbeitsaufwand beläuft sich im ersten Jahr bereits auf eine sechsstellige Summe.
Im nächsten Schritt wurde die automatische Verarbeitung von Materialrechnungen der Stadtwerke Flensburg mit selbständigem Verbuchen in SAP und Archivierung der Belege im DOXiS Archiv realisiert. Ziele dieses Projektes waren u.a. eine vollständige Übersicht über sämtliche im Haus befindlichen Rechnungen, die Beschleunigung und Optimierung des Belegflusses, die Skontonutzung und Vermeidung von Mahnungen, der zeitnahe Zugriff auf Dokumente über SAP R/3 und die revisionssichere optische Archivierung der Rechnungen.
Um den Rechnungsprüfungsprozess noch weiter zu optimieren, wurde vor kurzem die Nutzung des SAP-Workflows für die beleglose Weiterleitung der Rechnung an den Einkauf bzw. an die Fachabteilung eingeführt. So kann auch die fachtechnische Richtigzeichnung und Kontierung elektronisch unterstützt werden. Ziel ist es, die fachbereichsübergreifenden Geschäftsprozesse weiter zu verbessern und den Belegfluss innerhalb der Organisation zu beschleunigen. »Unsere Kosten-Nutzen-Analyse hat außerdem eine Amortisation von weniger als einem Jahr ergeben«, so Niedermeyer.