Software zur Miete nach Maß

Mittelständische Unternehmen sind doppelt gefordert. Einerseits müssen sie ihre laufenden IT-Kosten gering halten. Andererseits sollten sie hoch innovativ auftreten, mit einer entsprechenden IT als Motor für das laufende Geschäft. SaaS (Software-as-a-Service) kann ihnen helfen, beide Anforderungen unter einen Hut zu bringen.

Wohin der Trend geht, lässt sich an einer Studie von Gartner ablesen. Der Marktanalyst verzeic hnete 2006 einen Umsatz von mehr als zweieinhalb soviel mit SaaS-Services (410 Milliarden Dollar) als mit SaaS-Software (156 Milliarden Dollar). Dies ist ein Indiz dafür, dass Software zur Miete, betreut von einem Dienstleister, im Mittelstand immer besser ankommt. Zusätzlicher Impulsgeber für eine verstärkte Nachfrage nach SaaS ist das stark erweiterte Software-Portfolio, das auf Abruf zur Verfügung steht.

Waren es anfangs nur CRM (Customer-Relationship-Management) und in sich abgeschlossene Bereiche wie die Lohnbuchhaltung, stehen mittlerweile andere, umfassendere Applikationswelten parat: ERP (Enterprise-Resource-Planning), Bürokommunikation, DMS (Dokument-Management-System) und BI (Business-Intelligence). Diese Portolio-Erweiterung bietet mittelständischen Unternehmen größeren Anreiz, sich nach Bedarf der einen oder anderen Anwendung zu bedienen. Zumal nach Gartner den Unternehmen durch die externe IT-Bereitstellung einschließlich der Applikationen im Vergleich zum IT-Eigenbetrieb Einsparungen von bis zu 30 Prozent winken.

Die Art der Verrechnung von SaaS verstärkt im Mittelstand noch die Bereitschaft, auf Software zur Miete umzuschwenken. Nach Installation, Integration und Anpassung der Software gemäß den spezifischen Unternehmensanforderungen zahlt der Kunde nur für die IT-Leistungen, die mit dem Abruf verbraucht werden. Dafür haben innovative Provider in ihrem Rechenzentrum sämtliche IT-Ressourcen – Server, Speicher, Middleware, Netzwerk – für das flexible Bereitstellen von IT- und Applikationen durchgängig virtualisiert. Die geldwerten Vorteile für das mittelständische Unternehmen – unabhängig von seiner Branche – sind: Die IT-Kosten orientieren sich immer am Bedarf. Der IT-Bezug passt sich dynamisch der geschäftlichen Entwicklung an. In Eigenregie müssen die Unternehmen dagegen ihre IT immer – für sie kostspielig – an den Lastspitzen ausrichten, um von vornherein Verfügbarkeits- und Performance-Einschränkungen auszuschließen.

Die Entscheidung für die Software zur Miete setzt aber auch eine eingehende Vorbereitung und eine Kostengesamtbewertung voraus. Denn durch die SaaS-Software-Portfolioerweiterung sind auch die Einsatzgebiete komplexer geworden. SaaS wird dadurch normalem Anwendungs-Hosting immer ähnlicher. Für die mittelständischen Unternehmen heißt das, sich vorab im Klaren über das Prozess-Soll zu sein. Nur unter dieser Voraussetzung können dem Provider für die einzelnen Abrufprozesse die erforderlichen SLAs (Service-Level-Agreements) genau vorgegeben werden. Außerdem werden Kunde und Provider nur dann harmonieren, wenn beide Seiten die Prozessabläufe, die involvierten Daten und ihre Bedeutung für das Unternehmensgeschäft genau kennen. Ist das Prozess-Soll für beide Seiten transparent, kann auch die IT-Sicherheit in Form von Managed-Security-Services passgenau zur Sensibilität der Abrufprozesse und der daran beteiligten Geschäftsdaten festgelegt und ausgerichtet werden.

Für eine verlässliche Bewertung der Gesamtkosten sollten – neben den späteren Bezugsgebühren – die Installations-, Integrations- und Anpassungskosten eingerechnet werden. Je spezifischer der Geschäftsauftritt ist und die Prozesse sind, desto höher können für das Unternehmen die Einstiegskosten ausfallen. Oder der mittelständische Betrieb sucht die goldene Mitte, indem er sich bei der Auswahl der Verfahren, Module und Funktionen auf die geschäftlich notwendigen beschränkt. Auf diese Weise nähert er sich – ohne zu hohe Startkosten – der gehosteten Standard-Software an.

Diese Strategie macht sich für das Unternehmen aus einem anderen Blickwinkel heraus schnell bezahlt: Weitgehend standardkonform, lässt sich die etablierte Application-Service-Lösung einfacher und damit zu geringeren Kosten auf weitere Standorte ausrollen. So einfach wie möglich, das gilt besonders bei einem multinationalen Geschäftsauftritt, gegebenenfalls auch außerhalb der EU. Denn werden die Verfahren, Module und Funktionen auf ein Mindestmaß beschränkt, fallen in der Regel auch die Maßnahmen zur Erfüllung der unterschiedlichen Compliance-Anforderungen weniger aufwändig und somit nicht so kostspielig aus.