Sparen – aber nicht am Patienten

Sparen – aber nicht am Patienten Der Verwaltungs- und Dokumentationsbedarf in Krankenhäusern nimmt weiter zu und macht das Output-Management zu einer Kostenfalle. Um der zu entgehen, hat das ­Bethesda Krankenhaus Wuppertal Transparenz in die Druckkosten gebracht und spart so rund 15 Prozent.

Mit immer knapperen finanziellen Mitteln sowohl im medizinischen Bereich als auch bei Pflege und Technik moderne Maßstäbe erfüllen – ein Spagat, den das Bethesda Krankenhaus Wuppertal vor allem fernab der Patientenbetreuung betreibt. »Sparen – aber nicht am Menschen«, so lautet die Devise des Akutkrankenhauses mit 363 Betten. Sechs Kliniken betreuen hier über 13000 Patienten pro Jahr stationär, etwa 20300 ambulant. Rund 600 wechselnde Anwender lassen an 240 Computerarbeitsplätzen eine wahre Papierflut entstehen. Über Jahre wurden Fax- und Kopiergeräte, Arbeitsplatzdrucker und Scanner nach Bedarf angeschafft. »150 Geräte waren inzwischen im Einsatz, allein 52 unterschiedliche Druckermodelle, darunter Oldtimer, die seit acht oder neun Jahren ihren Dienst versahen«, so das Fazit von EDV-Leiter Dirk Larisch und dem Einkaufsleiter des Krankenhaus, Jörg Ely, nach einer Bestandsaufnahme. Unterschiedliche Lieferanten, Ersatzteilbedarf, Zubehör und Verbrauchsmaterialien erforderten umfangreiche Logistik und hohe Lagerkapazitäten.

Akzeptanz sichern Es galt, nicht nur eine Lösung für ein verbessertes Outputmanagement zu finden, sondern überdies erfolgreiche Einsparstrategien aus anderen Branchen als Benchmark zu nehmen. Eine Stellplatzbegehung und der Austausch mit den Anwendern waren dabei die ersten Schritte. »Das ist entscheidend«, betont Ely, »sonst leidet später die Akzeptanz.« Denn nun sollte das bereits für einen kleinen Teilbereich der Druckausgabe bestehende Mietkonzept eine andere Dimension erhalten. Die Idee: die Hürde der anstehenden Investitionen mit einem Pay-per-Page-Konzept zu lösen. Das Prinzip ist denkbar einfach: In einem festen Seitenpreis – Schwarzweiß oder Farbe – sind alle Material-, Geräte- und Wartungskosten inbegriffen, und das unabhängig davon, ob die Seite per Druck, Kopie oder Fax erzeugt wird. Vor allem die hohen Kosten für den Tintenstrahldruck werden so wirkungsvoll gekappt.

Gleichrangiges Service-Konzept Ganz oben im Anforderungsprofil stand völlige Kostentransparenz mit einem Seitenpreisangebot für sämtliche Druckkosten. »Wir wollten wirklich nur noch das Papier zusätzlich bezahlen«, so Ely. Die komplette Lösung sollte zudem aus einer Hand kommen. Gleichrangig war auch das Service-Konzept des Anbieters mit einer Fehlerbehebung binnen weniger Stunden für größtmögliche Ausfallsicherheit. Und natürlich musste das Einsparpotenzial gegenüber der alten Installation zu beziffern sein. Zu den Hauptanforderungen des Krankenhausbetriebs zählte der vertrauliche Druck sensibler Daten ebenso wie die Anbindung aller Systeme an das bestehende Netz. Auch eine Scan-Funktion – Scan-to-E-Mail und Scan-to-Folder – war notwendig, da die Digitalisierung mitgebrachter Patientenunterlagen zur Effizienzsteigerung der Abläufe beiträgt. »Wo immer möglich, setzen wir auf PDF- oder Word-Formate anstelle von Papier«, sagt Ely. Außerdem fließen sämt­liche Patientendaten in elektronischer Form in das Krankenhaus-Informationssystem ein. Nach Verhandlungen mit mehreren Anbietern entschied man sich für Ricoh. Gute Erfahrungen mit Teststellungen im ärztlichen Bereich, im Sekretariat und in der Verwaltung führten zum Vertragsabschluss. In nur vier Tagen wurden alle alten Systeme abgebaut, durch neue ersetzt und deren Benutzung durch Mitarbeiter des EDV-Bereiches erläutert.

Farbdruck stärker reglementiert Das Krankenhaus nutzte die Umstellung zu einer Neuorganisation der Abläufe beim Druck. Heute arbeiten im Bethesda Krankenhaus 130 anstelle der früheren 150 Geräte. Die überall im Haus verteilten Geräte wurden systematisch platziert. Trotz der gesenkten Anzahl der Maschinen haben die Mitarbeiter jetzt mehr Möglichkeiten. Diese zu nutzen, wird ihnen seitdem noch einfacher gemacht: »Alle Geräte haben eine einheitliche Bedienoberfläche«, erläutert Larisch, »denn nur so finden sich die Anwender an einem anderen Arbeitsplatz sofort zurecht.« Alle Systeme sind vernetzt, sodass dem Anwender orts­unabhängig sämtliche Vorlagen des Bethesda-Vorlagen-Systems zur Verfügung stehen. »Hier haben wir auch unsere zentrale Druckersteuerung hinterlegt«, erklärt Larisch. Das neue Gesamterscheinungsbild des Krankenhauses profitiert von der Umstellung. »Früher entstand beim Druck unseres farbigen Logos auf verschiedenen Tintenstrahldruckern eine ganze Farbpalette in unterschiedlichen Qualitäten statt des einheitlich verbindlichen Farbtons«, stellt Öffentlichkeitsreferentin Corinna Dönges dar. Heute verwenden die Mitarbeiter entweder den im Offsetdruck hergestellten Briefbogen mit farbigem Logo oder drucken den kompletten Brief einschließlich Logo in Schwarzweiß am Arbeitsplatz. Der Einsatz von Farbe ist nicht ausgeschlossen, aber stärker reglementiert. »Die Ärzte können für den vertraulichen Druck ihnen zugewiesene Farbsysteme nutzen und so etwa farbige Endoskopiebilder in einen Befund integrieren«, ergänzt Ely. In die rund 138000 Druckseiten pro Monat, die als Grundlage für den Pay-per-Page-Vertrag dienen, sind 18000 Seiten Farbdruck einkalkuliert. Für die auf ­Kostenstellen bezogene Kontrolle der Druckkosten verfügen die Systeme über eine PIN-Code-Funktion. Für den Kaufmann Ely stimmt bei dieser Lösung alles: »Wir gehen im Moment von direkten Einsparungen in Höhe von 15,4 Prozent aus. Außerdem rechnen wir durch die Scan-Technik mit einem leicht sinkenden Druckvolumen. Da 85 bis 90 Prozent der Systeme über eine ­Duplexfunktion verfügen, erwarten wir außerdem ein um rund 25 Prozent geringeres Papiervolumen.«

Mehr Effizienz – bessere Technik Hinzu kommt mehr Effizienz bei den Einkaufsprozessen: Sobald ein System neuen Toner braucht, löst eine automatische E-Mail an den Systemanbieter die Verbrauchsmateriallieferung aus. Zeitaufwändige Be­schaffungsvorgänge sind damit passé. Im Störungsfall benachrichtigt das System den Wartungsdienst, der binnen vier Stunden den Fehler behebt oder das Gerät austauscht. Ely: »Mit dieser Lösung steht uns in einem Rundumschlag ohne Kapitalbindung eine höherwertige Technik zur Verfügung. Wir müssen uns im Fehlerfall nicht mehr um den Austausch der Geräte kümmern und haben nur noch einen einzigen Ansprechpartner für alles.«