Wege zum DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das ist nicht mehr nur etwas für Großunternehmen. Die heutigen Produkte sind preisgünstiger, lassen sich einfacher bedienen als früher und enthalten außerdem oft vorkonfigurierte Szenarien für Eingangsrechnungen oder E-Mail-Archivierung. Doch der Markt ist unübersichtlich und die Unklarheit daher groß, welche Produkte sich für die jeweiligen Zwecke am besten eignen. Auf dem Weg zu einer zufriedenstellenden DMS-Lösung sollten Mittelständler daher einige Punkte beachten, damit sie die Weichen nicht falsch stellen. Das beginnt in der Planungsphase eines DMS-Projekts, wenn es um das »Ob«, das »Wie« und das »Mit wem« geht. Zunächst gilt es, die konkreten Anforderungen in einem Pflichtenheft genau zu erfassen. Denn wer die Anforderungen des Unternehmens aus dem Blickfeld verliert und sich von gerade gehypten Begriffen blenden lässt – heißen sie nun Information Lifecycle Management (ILM) oder Digital Rights Management (DRM) –, der steht am Ende mit einer komplexen Lösung, langen Einführungszeiten und hohen Infrastrukturkosten da, womöglich ohne dass die eigentlichen Aufgaben gelöst wären. Sich vor späteren Überraschungen schützen kann, wer die Funktionen und Datenstrukturen des künftigen DMS im Detail festlegt und diesen Plan in einer Feinspezifikation niedergelegt, die während der Realisierung verbindlich gilt. Auf diese Weise lassen sich auch umfangreiche Projekte zu Festpreiskonditionen abwickeln. Wird für diese Vorarbeiten ein Beratungshaus herangezogen, so sollte neben allgemeiner DMS-Kompetenz unbedingt auf dessen Branchenaus­richtung geachtet werden. Die Anforderungen und daraus resultierenden Auf­gaben können je nach Ge­schäftszweig recht unterschiedlich ausfallen. Mit dem Be­rater lässt sich auch vorab klären, ob zusätzlich zum neuen DMS auch weitere Hardware, neue Netzwerk­infrastruktur oder neue Betriebssoftware notwendig ist. Eine der dringlichsten Anforderungen an ein DMS ist sicher dessen Integrationsfähigkeit in die gegebene IT-Landschaft eines Unternehmens. Die Integrationswege sind zahlreich: Ob Microsofts Office, E-Mail-Systeme, Fax-Server, ERP-, HR-, Host-Systeme oder andere DMS-Lösungen – überall fallen Dokumente und Daten an, die archiviert oder im Workflow behandelt werden müssen. Wichtig auch: Kann das DMS sowohl mit seiner eigenen Benutzeroberfläche als auch als Archiv für wichtige Anwendungen eingesetzt werden? Neben Grundfunktionen wie Me­cha­nismen für Check-in und Check-out, Versionierung und Volltextindizierung sollte das DMS E-Mail-Archivierung, digitale Signatur und Workflow-Funktionen bieten – die bei den meisten Produkten inzwischen ohnehin mitgeliefert werden. Hierbei gilt: Sich immer eng an den eigenen Anforderungen orientieren. E-Mail-Archivierung zum Beispiel ist heute eine Notwendigkeit. Mehr und mehr Geschäftskorrespondenz geht den elektronischen Weg, im Anhang befinden sich geschäftskritische Dokumente wie Verträge oder Angebote, die der ge­setzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Der reine Mail-Server reicht da nicht mehr aus, schon aus Performance-Gründen. Man stelle sich vor: 90 Prozent der persönlichen E-Mail-Postfächer sind heute mit Platz raubenden Anhängen belegt! Gelangen viele strukturierte Dokumente wie Formulare oder Rechnungen in das Unternehmen, lohnt sich ein Werkzeug für die Klassifizierung und Indizierung. Entsprechende Software sortiert die Dokumente und liest deren Inhalte gezielt aus, bei Rechnungen etwa Rechnungsnummer, -datum, -betrag und Kreditor. Besonders interessant ist es, wenn alle Eingangsdokumente sofort auch dem zuständigen Bearbeiter vorgelegt und somit Wege- und Liegzeiten vermieden werden können. In Einzelschritten geht es auch bei der Software-Auswahl voran. Besser geeignet als aufwändige Suiten großer und globaler Hersteller eignen sich für deutsche Mittelständler oft die Produkte einheimischer Anbieter, nicht zuletzt, was die Nähe zu Support und Beratung und auch die Preise betrifft. In der Funktionsbreite decken diese heute nahezu alle Bereiche ab, ob E-Mail-Archivierung, SAP-Anbindung oder Integration mit Microsofts Office. Nach Anlegen des Anforderungskatalogs wird eine Handvoll Hersteller übrigbleiben, die zur Präsentation eingeladen werden können. Je nach Überzeugungskraft der Vorführung lassen diese sich anschließend in eine Reihenfolge bringen, über die anschließende Bearbeitung eines Prototypen nochmals einschränken, bis schließlich die Auswahl fundiert getroffen werden kann.

Manfred Forst ist Geschäftsführer des IT-Dienstleisters DMS Factory in Rödermark.