Arbeitserleichterung nur mit passender Archivierung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wird die Übermittlung von digital erstellten Rechnungen vereinfacht. Denn demnach lassen sich per E-Mail verschickte Rechnungen zum Beispiel nun auch dann für den Vorsteuerabzug nutzen, wenn sie keine qualifizierte elektronische Signatur tragen oder das EDI-Verfahren nicht angewendet wurde.

Zwar ist das Gesetz noch nicht endgültig verabschiedet und soll offiziell erst zum Jahresbeginn 2012 in Kraft treten. Laut Bundesfinanzministerium finden die Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) aber bereits mit Wirkung ab dem ersten Juli 2011 Anwendung. Unternehmen werden allerdings nur dann von der Gesetzesänderung profitieren, wenn ihr Archivierungskonzept stimmt. Nur in diesem Fall sorge die Gesetzesänderung auch für eine deutliche Arbeitsentlastung, so Wolfgang Munz, Geschäftsführer von Dataglobal.

Nach Ansicht des Unternehmens war der Abschied von der Verpflichtung, elektronisch übermittelte Rechnungen zu signieren längst überfällig. Die Menge an per E-Mail zugestellten Rechnungen wird stark steigen, weil der elektronische Versand nicht nur billiger sondern auch schneller ist. Der mögliche Verzicht auf die Signatur bei der Rechnungsübermittlung ist für Unternehmen allerdings kein Freibrief, der es erlaubt, Rechnungserstellung, -übermittlung und -archivierung mit allen erdenklichen künstlerischen Freiheiten anzugehen. Denn zu einer ordnungsgemäßen Buchführung zählen weiterhin auch rechtssicher abgelegte Dokumente als Nachweise für Einkünfte und Ausgaben.

Für Unternehmen, die einer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen unterliegen, schreibt das Gesetz für elektronische Rechnungen vor, diese zwingend elektronisch und unveränderbar für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren. Eine Aufbewahrung einer per E-Mail erhaltenen Rechnung als Papierausdruck ist nicht erlaubt. Damit wächst der Druck auf Unternehmen Ihre E-Mail-Kommunikation in ein übergreifendes Archivierungskonzept einzubeziehen. Denn die langfristige Aufbewahrung von E-Mails innerhalb der gängigen Mailsysteme ist weder technisch oder wirtschaftlich sinnvoll und schon gar nicht revisionssicher. Die Verbreitungswege für kaufmännisch oder steuerlich relevante Information nehmen immer mehr zu. Schon heute finden sich solche Informationen verteilt in E-Mails, in Dateien im File-System oder SharePoint oder in den ERP-Systemen. Der Experte rät Unternehmen daher dringend dazu, die neue Gesetzgebung zum Anlass zu nehmen das Thema E-Mail-Archivierung anzugehen