Eine Workflow-Managementlösung greift in dieser Situation.Doch wie sie für weitgehend automatische sowie Kosten sparende und flexible Geschäftsabläufe umsetzen? Zumal dazu Umstellungen vom Backend mit den Applikationen und Daten bis hin zur Bereitstellung von Informationen über das Frontend, den Server und PC von Nöten sind. Immerhin bietet der Markt mittlerweile Workflow-Managementlösungen wie »Microsoft Biz Talk«, Inubit oder »IBM Web Sphere«. Sie unterstützen bei der Etablierung schlanker und künftig einfacher zu verändernder Geschäftsabläufe. Dazu haben sie alle Werkzeuge an Bord, um Informationsflüsse nach Bedarf zu modellieren, soweit wie möglich zu automatisieren, verlässlich zu überwachen, kontinuierlich zu verbessern und flexibel veränderten Anforderungen anzupassen. Zudem steht mit SOA (Service-oriented-Architecture) ein am Web orientiertes Modell zur Verfügung. Es erschließt eine flexible Prozessgestaltung nach Bedarf.

Vereinfachte Integration

Die modulare Gestaltung solcher Workflow-Managementlösungen kommt der eines flexiblen Geschäftsprozesses nicht nur entgegen. Sie ermöglicht auch, später einzelne Softwaremodule in gleicher oder angepasster Form erneut einzusetzen. Für das Unternehmen bedeutet das erhebliche Kosteneinsparungen im Rahmen der Softwarepflege. Auch die Integration der Anwendungen und Datenbanken im Backend, aus denen heraus die durchgehenden Workflows mit allen notwendigen Daten gespeist werden müssen, erleichtert dieses modulare Konzept. Insbesondere durch den Einsatz von Standardadaptern. Die Lösung übernimmt die Daten mittels EAI (Enterprise-Application-Integration) über verbindlich festgelegte Schnittstellen und Dienste in die Workflows, ohne dass an den bestehenden Applikationen inhouse oder bei Geschäftspartnern etwas geändert werden muss. Import- und Exportfunktionen für unterschiedliche Geschäftsprozesse erleichtern die Umsetzung eines Informationsaustauschs im Partnerverbund. In der Summe wird so nicht nur der Integrationsaufwand verringert. Die vereinfachte Integration verkürzt auch die Implementierungszeit für das Workflow-Managementsystem, reduziert den Testaufwand und senkt die Kosten für die Softwarewartung.

Die Prozessgestaltung geht mit der neuen Generation von Workflow- Managementsystemen überzeugend von der Hand. Anwender entwerfen Prozessmodelle über integrierte Grafikwerkzeuge und Entwicklungs- Tools. Die grafikgestützte Vorgehensweise vereinfacht das Prozessdesign. Dadurch lassen sich Fachbereichszuständige mit ihrem Background von Anfang an in den Entwurf alternativer Geschäftsprozesse einbeziehen. Sobald das Konzept feststeht, können die Entwickler die Abfolge im Workflow-Managementsystem technisch ausgestalten. Auch interagierende Web-Services alternativ zu Applikationen als Träger von Geschäftsabläufen sind möglich. Denn moderne Workflow-Managementsysteme basieren auf einem Web-Service-Framework, beispielsweise .Net beim Biz-Talk-Server. Daten über verschiedene Anwendungen und Server-Plattformen hinweg zu verknüpfen, eröffnet den Unternehmen somit für den Partnerverbund eine standardkonforme und investitionssichere Perspektive.

Nicht zu unterschätzen sind die Überwachungs- und Administrationsfunktionen, die mit der Etablierung weitgehend automatischer Workflows einhergehen. Die Erklärung dafür ist einfach: Je mehr Geschäftsabläufe automatisiert werden, desto effizienter müssen die Werkzeuge sein, um Probleme ad hoc zu erkennen und schnell korrigierend einzugreifen. Durch die integrierte Konfigurationsdatenbank, auf die alle Verwaltungswerkzeuge zugreifen, ist eine verlässliche Überwachung der Workflow-tragenden Anwendungen oder Web-Services weitgehend gesichert. Integrierte Regelwerke machen es möglich, bei Handlungsbedarf auf jede Etappe des Workflows Einfluss zu nehmen und parallel die veränderten oder neuen Geschäftsregeln den Knowledge-Workern an ihren PCs sichtbar zu machen.

Kompetente Unterstützung muss sein

Doch trotz aller Vorteile moderner Workflow-Managementsysteme: Sie in voller Breite auszuschöpfen und ohne Projektrisiken umzusetzen bedarf der Unterstützung eines in diesem Metier kompetenten Dienstleisters. Der sollte nicht nur die entsprechenden Technologien detailliert in der Praxis kennen. Er sollte auch in der Lage sein, im Unternehmen Überzeugungsarbeit für notwendige Prozessveränderungen zu leisten.