Datenqualität von Amts wegen
Datenqualität von Amts wegen Die Hamburger Finanzbehörde sichert die Qualität ihrer Debitoren- und Kreditorendaten mit Spezialwerkzeugen.
Die Aufgaben der öffentlichen Hand sind zwar in vielen Bereichen anders als die der privaten Wirtschaft. In einem Punkt besteht jedoch große Übereinstimmung: Die Finanzen müssen stimmen, korrekte und effiziente Buchhaltung ist ein Schlüsselfaktor für funktionierendes Wirtschaften. In Hamburg obliegt diese Aufgabe der Finanzbehörde, die unter ihrem Dach sechs Fachämter und 15 Finanzämter vereint und mehrere öffentliche Unternehmen steuert. Da Hamburg als Gebietskörperschaft sowohl Stadt als auch Bundesland ist, weist der Haushalt der Millionenstadt an der Elbe große Finanzvolumina aus: So lag die Bilanzsumme im Jahr 2006 bei rund 49 Milliarden Euro. Die Finanzbehörde Hamburg ist für alle monetären Vorgänge der Hansestadt verantwortlich. Dazu bedient sich die Behörde der kaufmännischen Buchhaltung, die dezentral organisiert ist. Alle Buchungsvorgänge der Hamburger Verwaltung gehen durch das System der Finanzbehörde. Als führendes System dient Standard-Software in Form des SAP-Moduls ECC 6.0. Die Daten der Kreditoren und der Debitoren in der SAP-Anwendung müssen durch zusätzliche Werkzeuge auf ihre Plausibilität hin geprüft werden, außerdem gilt es, Dubletten zu vermeiden. Wegen der Höhe der Vertragssumme musste das darauf bezogene Projekt europaweit ausgeschrieben werden. Da an die Ausschreibung hohe rechtliche Anforderungen gestellt werden, musste das Projektteam bereits in dieser frühen Phase viel Arbeit investieren, wie Torsten Domroes von der Finanzbehörde erläutert. Schließlich entschieden sich die Norddeutschen für das Produkt TS Quality der Harte-Hanks-Tochter Trillium Software. »Ausschlaggebend dabei war das Preis-Leistungsverhältnis«, sagt Andreas Mensching, der das Projekt betreute. Rechnungen zum Return on Investment wurden nicht versucht, weil die Qualität der Daten im SAP-System für die Finanzbehörde schlicht unverzichtbar ist, um ihre Aufgaben sinnvoll bewältigen zu können.
Externer Dienstleister im Boot Die Einführung des Systems übernahm Dataport, IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung in Hamburg, Bremen, Schleswig-Holstein sowie Mecklenburg-Vorpommern. Dem Dienstleister standen Berater des Herstellers zur Seite. Die Implementierung verlief ohne große Schwierigkeiten. Eine Hürde galt es allerdings zu nehmen: Bedingt durch die dezentrale Organisation der Buchhaltung gestaltete sich die Rechtevergabe kompliziert: Wer darf Datensätze anlegen, wer darf bestehende Daten bearbeiten? Hier gab es zu Implementierungsbeginn viel Kommunikationsbedarf, bis die Prozesse genau abgebildet werden konnten. Dennoch verlief die Einführung aus Sicht der Projektverantwortlichen rasch: »Von der ersten Planung bis zur Übernahme in den produktiven Betrieb hat es gut zehn Monate gedauert«, erinnert sich Domroes. Davon entfiel nur ein kleiner Teil auf die eigentliche Implementierung. Evaluierung und Implementieren haben zusammen ungefähr zweieinhalb Monate in Anspruch genommen – die restliche Zeit entfiel auf das Ausschreibungs- und Vergabeverfahren.
Sukzessive Datenverbesserung Die Lösung konnte schließlich frist- und budgetgerecht in den produktiven Betrieb übernommen werden und arbeitet zur vollen Zufriedenheit der Anwender. Auf ein Data-Mining-Projekt im Vorfeld, wie es oft in Datenqualitätsprojekten durchgeführt wird, verzichteten die Verantwortlichen, da man sich bereits vorher um die Qualität der Daten gekümmert hatte. Stattdessen optimiert die Finanzbehörde ihre Datenqualität nun sukzessive im laufenden Betrieb mit Hilfe des Analyse-Tools TS Discovery, das ebenfalls angeschafft wurde. „Eine gute Datenqualität ist für Hamburg von großer Wichtigkeit«, resümiert Domroes.
Jan Schulze ist freier Journalist in Erding bei München.
