E-Mail-Archivierung im Gesetzes-Dschungel
Zahlreiche Gesetze müssen beachtet werden, wenn es um die Archivierung von E-Mails geht. Für Unternehmen sind diese Verordnungen und Regeln kaum noch zu durchschauen. Genau hier können Systemhäuser und lösungsorientierte Fachhändler punkten, indem sie auch in diesem Bereich Kompetenz beweisen und auf dieser Basis die ideale E-Mail-Archivierungslösung für ihre Kunden finden.
- E-Mail-Archivierung im Gesetzes-Dschungel
- Vorteile verdeutlichen
Im Auftrag des Kunden sollte das Systemhaus eine E-Mail-Archivierungslösung genau unter die Lupe nehmen und analysieren, welche Funktionen zur Archivierung angeboten werden und wie die Archivierung im Detail abläuft. »Vom Eintreffen einer E-Mail bis zur Langzeitarchivierung müssen Vorgaben erfüllt werden. Das in der GDPdU enthaltene Regelwerk bietet hierüber einen sehr guten Überblick«, sagt Markus Knauf, Archivierungsspezialist von der Ebertlang Distribution GmbH.
In Europa und Deutschland gibt es bereits zahlreiche Compliance-Anforderungen: »Aus der deutschen Steuerund Handelsgesetzgebung zählen beispielsweise HGB, Abgabenordnung (AO), GDPdU, GoBS aber auch aus der Finanzwirtschaft das Thema Risiko- Controlling nach Basel II, KonTraG und Verrechnungspreisdokumentation dazu«, so Stephan Gehling, Vorstandsassistent und Leiter Marketing von H&S Heilig und Schubert.
Buchhaltungsunterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu zählen nach dem Handelsgesetzbuch Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Buchungsbelege sowie die Arbeitsanweisungen, die solche Dokumente erläutern. Bei Handelsbriefen, egal ob empfangene oder Kopien von versandten, verlangt der Gesetzgeber eine sechsjährige Aufbewahrung. In bestimmten Fällen darf ein Unternehmen diese Unterlagen, die immer häufiger per E-Mail ankommen, auf Datenträger packen, vorausgesetzt, dass man innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist rasch auf sie zugreifen und sie lesbar machen kann. Für Handelsbriefe und Buchungsbelege gilt, dass sie bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen müssen, wenn sie vom Speicher aufgerufen und lesbar gemacht werden. Die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung gehen also deutlich über konventionelles Backup hinaus.
