Firmen knacken an Richtlinien zur Informationsspeicherung
Bei gerichtlichen, behördlichen oder Compliance-Anfragen wird es für Unternehmen zunehmend wichtig, schnell alle fallrelevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Genau hier liegt jedoch noch einiges im Argen, wie der vierte Kroll Ontrack ESI Trends-Report aus den USA zeigt.
Die Unternehmen haben noch viel Nachholbedarf. Denn sie erstellen zwar bereits entsprechende Richtlinien, versäumen aber den nächsten wichtigen Schritt: sicherzustellen, dass alle notwendigen Richtlinien befolgt werden, sie konsequent zu testen und zu modifizieren. 77 Prozent der befragten Unternehmen sind sich nicht sicher, ob ihre ESI-Strategie umsetzbar und nachhaltig ist. Nur ein Drittel (38 Prozent) hat die Richtlinien getestet. Fast die Hälfte (45 Prozent) der Befragten weiß nicht einmal, ob ein solcher Test stattgefunden hat. Für deutsche Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen in die USA haben, ist das auch ein brisantes Thema: Kommt es zu einem Gerichtsverfahren oder zu Untersuchungen durch Behörden, müssen alle fallrelevanten Daten in kürzester Zeit zusammengestellt und herausgegeben werden.
Die diesjährige Umfrage in den USA ergab immerhin, dass mehr als die Hälfte der jetzt eine ESI-Discovery-Strategie haben. Darunter versteht die Studie einen vordefinierten, systematischen Prozess zur Aufbewahrung, Identifizierung, Erfassung, Filterung, Analyse und Bewertung elektronisch gespeicherter Informationen als Vorbereitung für oder als Reaktion auf Rechtsstreitigkeiten, gerichtliche Ermittlungen oder behördliche Überprüfungen. Allerdings hinken Unternehmen und deren juristische Abteilungen bei der Umsetzung und bei der Optimierung von Prozessen und Technologien hinterher.
Reinhold Kern, Director Computer Forensics der Kroll Ontrack GmbH in Böblingen, beschreibt die Situation wie folgt: »Auch in Deutschland wird die Vorbereitung auf Gerichtsverfahren nach amerikanischem Schema immer wichtiger. Geschäftskontakte in die USA können zur Zuständigkeit von U.S.-amerikanischen Gerichten und Behörden führen. Elektronische Daten im Unternehmen sind in diesem Zusammenhang von besonderer Relevanz, da auch diese im Fall von Gerichtsverfahren und Untersuchungen durch Behörden herausgegeben werden müssen«. Anders als vor deutschen Gerichten würden Beweise bereits vor dem eigentlichen Prozess in einem Ausforschungsverfahren gesammelt, der Pre-Trial Discovery. Deshalb sei es wichtig, sich vorzubereiten, um Aufwand und Kosten zu reduzieren und Betriebsgeheimnisse zu wahren.
