Geschäftsbriefe sollen direkt auf den Bildschirm

Die Fachbereichsverantwortlichen in den Unternehmen liebäugeln mit der Idee, sich die postalische Korrespondenz elektronisch ihrem E-Mail-Account zuleiten zu lassen. Sie erwarten davon vor allem eine systematischere Postbearbeitung und bessere Archivierung der Geschäftsbriefe, so eine Studie im Auftrag von Oce. Allerdings ist die Akzeptanz solcher Lösungen zwischen den verschiedenen Fachbereichen sehr unterschiedlich.Fast jeder dritte Befragte würde es sehr gerne sehen, wenn die Geschäftsbriefe nach der Zustellung eingescannt werden und er sie anschließend ebenso wie E-Mails am Rechner bearbeiten könnte. Weitere 36 Prozent zeigen sich für solche Lösungen aufgeschlossen, während ein weiteres Drittel derzeit noch keine Begeisterung dafür entwickeln kann. Wer sich für eine solche Posteingangsbearbeitung mit Zuleitung an die eigene Mailadresse interessiert, hat vor allem im Sinn, dass er die als Brief oder elektronisch zugeleitete Post gleichermaßen am PC bearbeiten kann. 54 Prozent sehen darin für sich persönlich einen wesentlichen Nutzen. Ebenso wird von fast jedem Zweiten als Vorteil die einfachere Archivierung und bessere Verfügbarkeit der digitalisierten Papierpost genannt. Im Ergebnis versprechen sich 46 Prozent davon eine höhere Arbeitsproduktivität. Beim Blick auf die unterschiedlichen Fachbereiche bestehen jedoch teilweise deutliche Unterschiede. So zeigen sich die IT-Leiter naturgemäß solchen technischen Lösungen gegenüber deutlich offener als beispielsweise die Finanzmanager in den Unternehmen. Diese Gruppe bevorzugt laut der Océ-Erhebung auch zukünftig überwiegend die Geschäftspost als klassische Briefe auf ihrem Schreibtisch, während sich die Vertriebsverantwortlichen hingegen wesentlich innovationsfreudiger zeigen. So erwarten sie beispielsweise, dass sie schneller auf Kundenanfragen reagieren können, wenn ihnen die eingehende Post als elektronische Dokumente zur Verfügung gestellt wird.