Gut vorbereitet

Auf die zahlreichen Service-Optionen der Outsourcing-Anbieter ist der Mittelstand oft noch unzureichend vorbereitet. Zudem sorgen immer wieder Meldungen über gescheiterte Projekte für Verunsicherung. Allen Problemen zum Trotz: IT-Outsourcing bringt Vorteile, der Trend dahin, so meinen die Auguren, ist nicht aufzuhalten. Basis für eine erfolgreiche Umsetzung ist jedoch eine gute Vorbereitung. Besonders der Mittelstand will neben allgemeinen Verbesserungen im Preis-/Leistungsverhältnis auch Know-how in Bezug auf Technologie, Applikationen und vertikales Branchenwissen einkaufen. Zu diesem Ergebnis kommt die Lünendonk-Studie »Outsourcing Services in Deutschland 2004 ? 2006« in Zusammenarbeit mit der Firma Techconsult. Vielfach ist beim Outsourcing von einem Katalysator im Rahmen von Change-Management-Projekten die Rede. Durch die Vorarbeiten, die für ein Outsourcing-Vorhaben unabdingbar sind, kommen bestehende Fehlsteuerungen in Prozessen und Schnittstellen des potenziellen Outsourcing-Nehmers ans Tageslicht. Aber auch die Beziehungen zwischen IT-Abteilung zu ihren (internen) Kunden kommen im Projektverlauf des Outsourcings auf den Prüfstand. Sie müssen rechtzeitig substanziell optimiert werden, um die Outsourcing-Fähigkeit zu verbessern, was einerseits dem Unternehmen unmittelbar zugute kommt, andererseits im künftigen Outsourcing-Vertrag die Kosten senkt und auch langfristig eine erfolgreiche Partnerschaft mit dem Serviceprovider sicherstellt.

Mögliche Konsequenzen, wenn es schief geht
Outsourcing wird in der Regel als Projekt geplant und umgesetzt. Ganz allgemein gilt für Outsourcing-Projekte, dass Fehler in der Konzeptionsphase schwerwiegendste Auswirkungen haben. Dazu gehören unter anderem die Gefährdung von anderen abhängigen Projekten (Unternehmensprojektportfolio), Verzögerungen durch die falsche Einschätzung des Projektaufwands, (temporäre) Verluste in der Servicequalität und gegebenenfalls sogar Verlust externer Kunden. Nicht zuletzt führen Fehler zur Demotivation der Mitarbeiter. Daher ist es umso wichtiger, ein aktives Risiko-Management aufzubauen, um frühzeitig die Risiken des Projekts zu erkennen und entsprechende Maßnahmen a priori zu entwickeln, um sie zu minimieren.
Allgemeine Risikofaktoren von Sourcing-Projekten im Mittelstand sind vor allem: nicht dokumentiertes Wissen über Prozesse/Kunden/Kostenträger, Verunsicherung von Mitarbeitern durch eine verfehlte Kommunikationspolitik, fehlendes Architektur- und Technologie-Management und Schwächen im Projekt-Management, insbesondere in der Abstimmung des Outsourcing-Projektes mit anderen laufenden Projekten.
In der Regel ist der Mittelstand mit seiner internen Struktur nicht ausreichend auf ein Outsourcing-Vorhaben vorbereitet. Viele Mittelständler haben keine hinreichende Transparenz in Bezug auf die IT-Kosten. Auch sind die IT-Prozesse bei vielen Unternehmen durch Zuruf und weniger durch modernes Service Management geprägt.
Um erfolgreiches Outsourcing zu gewährleisten, sind einige wichtige Vorbereitungsmaßnahmen zu entwickeln und zu implementieren. Als Referenz dient in diesem Beitrag ein Outsourcing-Vertrag für ein mittelständisches Unternehmen mit einem Volumen von 30 Millionen Euro innerhalb einer Laufzeit von fünf Jahren.