Hautnah am Geschäftsgeschehen
Vor einigen Jahren hatten Videokonferenzen schon einmal zum Sprung angesetzt. Mit dem zweiten Anlauf, so die Prognosen der Marktinstitute, werden sie in vielen Unternehmen Fuß fassen. Einsatztreiber sind diesmal die IP-Konvergenz sowie die Globalisierung und gleichzeitig die Zentralisierung geschäftlicher Aktivitäten.
Softwarehäuser wie E-Tecture machen im kleinen Maßstab vor, was bald auf großer, globaler Bühne für viele Unternehmen gang und gäbe sein wird. Bei E-Tecture formieren sich die Softwareentwickler über das Netz zu virtuellen Projektteams auf Zeit. Teils arbeiten einzelne Mitarbeiter in mehreren Teams. Video-Conferencing und Web-Collaboration machen es möglich. Im hautnahen Videokonferenzkontakt wird gemeinschaftlich in einem Bildschirmfenster an neuen Programmen gearbeitet. Das könnte in anderen Branchen ein x-beliebiges Dokument sein. Die Ergebnisse der multimedialen Zusammenkunft: Die Mitarbeiter können ortsungebundenen zusammenarbeiten, teure und zeitaufwändige Dienstreisen entfallen, Arbeitsabläufe werden gestrafft und der Informationsfluss deutlich verbessert.
Eine Umfrage von Tandberg, einer der Großen im Videokonferenzgeschäft, deckt auf: In Deutschland schätzen nur 25 Prozent der Mitarbeiter alle Geschäftsreisen als sinnvoll ein. Im gleichen Zug räumen sie ein, dass fast ein Drittel aller Dienstreisen (31 Prozent) durch Videokonferenzen ersetzt werden könnten. Für die Unternehmen ist das eine interessante Möglichkeit. Sind die Mitarbeiter weniger auf Reisen, steigt ihre Produktivität. Parallel sinken die Reisekosten des Unternehmens. Dazu kommt der Vorteil, dass der während einer Videokonferenz per Web-Collaboration entwickelte Inhalt direkt in die zentrale IT übernommen werden kann. Von dort aus lässt er sich direkt anderen Mitarbeitern oder Geschäftsprozessen bereitstellen.
Videokonferenzen und Zusatzfunktionen wie Web-Collaboration als vollwertiger Ersatz für viele Dienstreisen: Das setzt voraus, dass die Installation vom Unternehmen mit Bedacht ausgewählt wird. Videobilder in Lebensgröße mit 65 Zoll in der Diagonale und einer hohen Auflösung von 720 dpi beziehungsweise 1080 dpi, dazu Mehrkanal-Raumklang mit Echounterdrückung in jedem Kanal sind wichtig. So ausgelegt, bauen die Mitarbeiter Vorbehalte gegenüber der Online-Zusammenarbeit bald ab. Zudem sollte die eingesetzte Videokonferenzlösung leicht, dass heißt intuitiv, zu bedienen sein. So können sich die Teilnehmer besser auf die Konferenz konzentrieren. Wichtig für einen überzeugenden Konferenzauftritt ist zudem, dass Videokonferenzlösung und Groupware wie Microsoft Exchange oder IBM/Lotus-Notes nahtlos zusammenspielen. Denn nur in diesem Fall kann die persönliche Büroumgebung der Mitarbeiter mit allen ihren Ressourcen – Dateien, Terminkalender, E-Mails, Verzeichnissen – in den Konferenzverlauf einbezogen werden.
Daneben ist die Qualität der Integration zwischen Videokonferenzsystem und IP PBX entscheidend. Richtig gelöst, lassen sich Videoverbindungen von jedem Teilnehmer einfach einplanen und per Knopfdruck über das Konferenzraumtelefon aufbauen. Der zusätzliche Eingang für hoch auflösendes Video darf nicht fehlen. Daran können später Peripheriegeräte wie eine Dokumentenkamera angeschlossen werden. Auch die Qualität der Mikrofone und Beleuchtung muss für eine hohe Teilnehmerakzeptanz stimmen. Die Ethernet- und Stromanschlüsse sollten idealerweise in den Tischbeinen untergebracht sein. Dann brauchen die Teilnehmer vor dem Konferenzstart nicht lange nach Netzwerk- und Stromanschlüssen zu suchen. Die Qualität der Videobildausgabe sowie die Sicherheit der Konferenzen ist auch von der Integration ins darunter liegende konvergente Netzwerk abhängig. Deshalb muss die Konferenzinstallation nahtlos mit den Quality-of-Services (QoS) und Sicherheitsmechanismen innerhalb der Netzinfrastruktur harmonieren.
Es muss nicht immer der virtuelle Tisch für zwölf Teilnehmer – zwei Tische mit jeweils sechs Teilnehmern – mit integrierten Codec-Hardwarekomponenten und hoch auflösenden Kameras sein. Die Hersteller offerieren mittlerweile Videokonferenzlösungen nach Maß: von der Installation für Vier-Augen-Gespräche, für Kleingruppen-Konferenzen mit bis zu vier beziehungsweise sechs Teilnehmern bis hin zum großen virtuellen Tisch. Letztlich ist die Investition für das Unternehmen eine Rechnung, mit der Kosten und Einsparungen / Produktivitätsvorteile gegenübergestellt werden. Unter dem Strich, auf jeden Fall, wird die Entscheidung immer häufiger zu Gunsten von Video-Conferencing ausfallen.
