Nach Einschätzung von GFT Solutions steigen die Kosten, die eine E-Mail-Infrastruktur verursacht, jedes Jahr um 30 Prozent. Ursachen sind der höhere Bedarf an Speicherplatz, der notwendige Ausbau von Servern und die steigenden Aufwendungen für Verwaltung und Helpdesk.

Deshalb macht laut der Hamburger Firma ein E-Mail-Archivierungssystem aus wirtschaftlicher Sicht Sinn. Dort lassen sich Nachrichten inklusive Attachments ablegen, die nicht mehr benötigt werden.

Ein weiterer Faktor, der eine revisionssichere Ablage von E-Mails erforderlich macht, sind Gesetze und Verordnungen. Beispiele dafür sind die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie firmeninterne Compliance-Regeln.

Deduplizierung inklusive

Inboxx ist ein System, das elektronische Nachrichten regelkonform archiviert. Eine integrierte Deduplizierungsfunktion stellt sicher, dass identischen Nachrichten und Attachments nur einmal gesichert werden. Das reduziert den Speicherbedarf um bis zu 80 Prozent.

Mithilfe einer Volltextsuche können die Anwender archivierte Nachrichten aufspüren und auf zurückholen. Diese Funktion durchsucht auch angehängte Dokumente, etwa eingescannte Fax-Dokumente oder Word-Dateien.

Wann welche E-Mails archiviert werden sollen, steuert der IT-Verwalter mithilfe von Regeln. Inboxx unterstützt laut GFT Solutions alle gängigen Speichermedien und Storage-Konzepte.

Gleiches gilt für E-Mail-Server und -Clients: Das System arbeitet mit Microsoft Outlook und Exchange zusammen, inklusive Outlook Web Access. Darüber hinaus werden Lotus Domino/Notes, Novell Groupwise und andere E-Mail-Lösungen unterstützt.

Zu den Kunden von GFT Solutions gehören unter anderem die Deutsche Börse, EON, die Deutsche Bank und 3M.