Kommunikation ohne Hindernisse

Von der Einführung einer Groupware-Lösung erwarten sich Unternehmen in erster Linie eine Verbesserung ihrer Kommunikationsprozesse - und zwar sowohl zwischen den Mitarbeitern selbst als auch zwischen dem Unternehmen und externen Partnern. Dies reicht von so einfachen Aspekten wie dem Versand von E-Mails an eine bestimmte Verteilergruppe und führt über Push-Mail auf Mobiltelefone mobiler Mitarbeiter bis hin zur Vereinbarung von Terminen zwischen weltweit verteilten Teilnehmern, die mit den unterschiedlichsten Endgeräten und diversen Betriebssystemen arbeiten. Zu den geläufigen Groupware-Funktionen gehören heute die Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Notizen und Aufgaben, die Koordination von Terminen und Ressourcen sowie der Zugriff auf öffentliche oder freigegebene Ordner - und zwar von überall aus.

Die Frage nach dem richtigen Client

Als vorrangiges Kriterium bei der Auswahl einer Groupware-Lösung sollte die Frage nach dem geeigneten Client stehen. Denn nur wenn alle Beteiligten ihren jeweiligen Groupware-Client akzeptieren, bedienen können und wollen und so in letzter Konsequenz auch aktiv benutzen, lassen sich die positiven Effekte eines Groupwareservers zur Verbesserung der Geschäftsprozesse auch tatsächlich realisieren. In den meisten Fällen wird der Groupware-Client auf der Windows-Plattform wohl "Outlook" oder "Vista-Mail und -Kalender" heißen, während Apple-Nutzer "Entourage" oder die Mail- und Kalenderanwendung von Mac OS vorziehen werden. Linux-Anwender hingegen stehen wahrscheinlich eher "Thunderbird" mit "Lightning" oder "Sunbird" aufgeschlossener gegenüber. Die Erfahrung hat dabei gezeigt, dass Unternehmen - wenn möglich - ihren Mitarbeitern den Groupware-Client belassen sollten, mit dem sie vertraut sind.

Kommt in einem Unternehmen ausschließlich ein Betriebssystem auf allen Arbeitsplatzrechnern zum Einsatz, reicht es aus, wenn auch der Groupwareserver nur Clients auf dieser Plattform unterstützt. Wer hingegen mehr als ein Client-Betriebssystem im Einsatz hat, sollte auch auf eine entsprechende Client-Unterstützung durch den Groupwareserver achten. Hier kommt es zudem darauf an, dass der jeweilige Groupware-Client auch alle Funktionen des Groupwareservers ansprechen kann. Wer beispielsweise sein Outlook per POP3 oder IMAP an einen Linux-basierenden Groupwareserver anbindet, kann so zwar E-Mails senden und empfangen. Die Koordination von Terminen oder die Nutzung öffentlicher Ordner ist mit Bordmitteln jedoch nicht möglich. Für diesen Fall müsste der Hersteller des Groupwareservers beispielsweise einen Client-seitigen Outlook-Konnektor zur Verfügung stellen.

Webclient und Mobilgeräte

Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass der Groupwareserver auch über einen Webclient verfügt, der einerseits alle gängigen Webbrowser vollständig unterstützt und andererseits intuitiven Zugriff auf alle Groupware-Funktionen des Servers ermöglicht. Denn nur so lassen sich auch mobile Nutzer effektiv einbinden, wenn sie von ungesicherten Clients, aus dem Home Office oder beispielsweise von einem Internetcafé aus an der Unternehmenskommunikation teilhaben wollen.

Schließlich sollten auch mobile Endgeräte wie das Apple Iphone, Blackberrys sowie PDAs mit Windows Mobile, Palm OS oder Symbian nicht unberücksichtigt bleiben müssen. Besonders beliebt ist hier bei den Benutzern eine Push-Mail-Funktion, die neue E-Mails vom Server direkt auf das Smartphone "schiebt". In den meisten Fällen ist dabei Server- und Client-seitig die Unterstützung des Exchange-Activesync-Protokolls von Microsoft oder Fremdsoftware wie beispielsweise von Notify Technology Voraussetzung. Da mobile Geräte öfter mal verloren gehen oder gestohlen werden, ist es zudem praktisch, wenn der Groupwareserver remote alle Daten auf solchen Geräten löschen kann. Auch hier sollte man bei der Auswahl wieder auf die entsprechende Plattformunterstützung achten.

Serverbetriebssystem

Die Frage nach dem Betriebssystem stellt sich grundsätzlich auch auf der Serverseite. Zwar beschränken sich die Kriterien Know-how und Akzeptanz dabei auf die Gruppe der Administratoren. Doch auch hier kann es von Vorteil sein, wenn ein Groupwareserver verschiedene Plattformen unterstützt - beispielsweise wenn in näherer Zukunft die Migration auf eine stabile einheitliche Serverplattform geplant ist. In Zeiten zunehmender Virtualisierung von Serverressourcen ist es zudem komfortabel, wenn der Groupware-Hersteller seinen Server auch als virtuelle Appliance für eine der verbreiteten Virtualisierungsplattformen anbietet.

Gerade kleinere Unternehmen werden es zudem zu schätzen wissen, wenn die Groupware nicht nur auf einem expliziten Serverbetriebssystem läuft, sondern ihren Dienst auch auf einer Client-Variante verrichtet. Dies ist zwar im Windows-Umfeld aus Stabilitätsgründen zumindest vor XP nicht immer zu empfehlen. Aus Kostensicht erscheint es allerdings durchaus attraktiv. Unter Mac OS und Linux spricht auch betriebssystemseitig nur wenig gegen den Einsatz eines Client-Betriebssystems als Basis für einen Groupwareserver. Ebenfalls von Interesse für Administratoren sind eine einfache Installation und Wartung des Groupwareservers. Eine webbasierende Verwaltung sollte dabei ebenso zum Funktionsumfang gehören wie eine dedizierte Administrationskonsole - und zwar für alle relevanten Client-Plattformen. Zudem muss sich der Groupwareserver nahtlos in vorhandene Verzeichnisdienste wie das Active Directory, Apple Open Directory oder LDAP-Verzeichnisse integrieren, um eine doppelte Nutzerverwaltung zu vermeiden, oder selbst eine eigene Benutzerdatenbank mitbringen. Unterstützt die Groupware sowohl das Active Directory als auch eine interne Datenbank simultan, können Unternehmen beispielsweise temporäre Benutzerkonten einrichten, ohne dafür eine eigene Active-Directory-Lizenz nutzen zu müssen.

Schutz vor Viren und Spam

Zwar handelt es sich bei dem Schutz der Benutzer vor Viren und Spam um keine eigentliche Groupware-Funktion. Dennoch sollte sie bei der Auswahl der Serversoftware eine wichtige Rolle spielen. Denn mit E-Mail als Kommunikationsmittel ist der Groupwareserver gleichzeitig Einfallstor für bösartigen Code und unerwünschten Datenmüll. Wer seine Anwender bestmöglich vor Viren schützen will, sollte auf die direkte Integration unterschiedlicher Antiviren-Engines in den Groupwareserver achten. So erhöht sich die Chance, einen neuen Virus zu erkennen, selbst wenn ein einzelner Antivirenhersteller seine Signaturen noch nicht aktualisiert hat. Auch hier ist wichtig, dass der Virenschutz für alle Serverplattformen gleichermaßen zur Verfügung steht.

Die Qualität des Schutzes vor Spam hängt hingegen von den zu diesem Zweck eingesetzten Techniken ab. Diese im Einzelnen zu diskutieren, würde den Rahmen des Beitrags sprengen. Doch je mehr dieser Techniken koordiniert zum Einsatz kommen, desto höher ist die Erfolgsquote auch bei findigen Spam-Versendern. Als besonders effektiv hat sich beispielsweise die Anti-Spam-Engine von Spamassassin erwiesen, die auch in Groupwareserver verschiedener Hersteller integriert ist. Ergänzt man diese beispielsweise um Funktionen wie eine Verzögerung der SMTP-Begrüßung, SPF-Verifizierung (Sender Policy Framework), Microsofts Caller-ID, Domain-Verifizierung sowie Black- und Whitelists, dann lässt sich schon ein Großteil des eingehenden Spams erfolgreich abwehren.

Archivierung und Datensicherung

Ebenfalls keine Groupware-Funktion, aber in der Praxis dennoch unerlässlich, ist die Sicherung und Wiederherstellung von Benutzerdaten. Kommen Compliance-Anforderungen hinzu, müssen sich auch ein- und ausgehende E-Mails (revisions-)sicher archivieren lassen. Insbesondere bei der Datensicherung und -wiederherstellung sollte der Anwender im Vorfeld genau hinsehen. Denn bei einigen Produkten ist diese gar nicht vorhanden, oder muss teuer hinzugekauft werden. Lästig ist es zudem, wenn der Administrator den Groupwareserver für ein Backup anhalten muss, oder wenn die Wiederherstellung einer einzelnen gesicherten E-Mail statt ein paar Minuten einige Stunden dauert.

Gesamtkosten

Zu guter Letzt sollte das Unternehmen neben den Funktionen des Groupwareservers auch die Gesamtkosten betrachten. Dazu gehören die Anschaffungskosten für Hardware, Serverbetriebssystem, Groupware-Software, Anti-Spam-, Antiviren- und Backup-Funktion ebenso wie die Kosten für Installation, Schulung der Administratoren und Mitarbeiter, laufende Wartung sowie Updates und Upgrades. Auch wenn einige Kostenstellen im Vorfeld schwierig zu beurteilen sind, sollte der Anwender sie dennoch nicht außer Acht lassen. So können beispielsweise Referenzinstallationen gute Anhaltspunkte für den Installations- und Wartungsaufwand geben.