Kostenfallen bei VoIP vermeiden
Sechs Tipps sieht Communigate Systems als wichtig an, damit Unternehmen es beim Einsatz von VoIP nicht mit unerwarteten Kosten zu tun bekommen. Denn 60 Prozent der CIOs und CTOs können die Kosten von VoIP schwer einschätzen und haben noch keinen Return-of-Investment ermittelt.
Dies ergab eine Befragung der Firma bei Chief Information Officers (CIOs) und Chief Technology Officers (CTOs) von Unternehmen und Carriern. Communigate rät deshalb Unternehmen, die Voice-over-IP einsetzen möchten, folgende Punkte zu berücksichtigen:
1. Ziele definieren: Vor der Entscheidung für VoIP sollten sich Unternehmen genau überlegen, was sie wollen. Sie müssen klären, wie ihr Netzanschluss beschaffen ist, welche Bandbreiten zur Verfügung stehen und wie sie Quality-of-Service sicherstellen können.
2. Die Kosten für IT-Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen: IT-Security ist ein Muss bei der Implementierung von VoIP. Oftmals sind ausgereifte Sicherheitsmaßnahmen jedoch nicht Teil der IP-Telefonie-Installation.
Daher können zu den Basiskosten noch etwa 40 Prozent für IT-Sicherheit hinzukommen. Der Anwender sollte vor allem an einen Session-Border-Controller für NAT-Verkehr sowie Flow-Control und die Absicherung des Media-Channels denken.
3. Die VoIP-Implementierung gegen Ausfälle absichern: Auch bei VoIP muss ein Unternehmen an Hardware für Backups oder Fail-over-Szenarien denken. Zudem sollte es sicherstellen, dass das eingeführte VoIP-System Kapazitäten für SIP-Load-Balancing hat.
Zudem ist es erforderlich, dass Updates und Hardware-Veränderungen möglich sind, ohne das gesamte System zu stoppen.
4. Präzise Vorarbeiten vor der Implementierung: Ein mittelgroßes VoIP-System lässt sich in weniger als einer Woche installieren. Die Voraussetzung ist jedoch, dass zuvor eine entsprechende Evaluierung stattfand. Nachlässigkeiten führen zu Zeitverzögerungen und höheren Kosten.
5. Domino-Effekte berücksichtigen: Von der VoIP-Implementierung sind auch andere Systeme betroffen. Das bedeutet, dass diese gegebenenfalls erneuert werden müssen, damit VoIP überhaupt möglich ist.
Die kostengünstigste Variante ist, das neue IP-Telefonie-System in die bestehende Collaboration- oder Messaging-Plattform zu integrieren. So lassen sich die drei Funktionen Nachrichtenübermittlung per Mail, Gruppenarbeit und Sprache in einer Kommunikationsplattform vereinen.
6. Die Ausbaufähigkeit des Gesamtsystems abklären: Falls dieser Punkt nicht ausreichend berücksichtigt wird, können später die Hardware- und Stromkosten sowie die Miete für Server-Räume unerwartet in die Höhe schnellen.
Dies passiert beispielsweise dann, wenn ein Unternehmen VoIP für eine große Mitarbeiteranzahl einsetzen möchte. Es geht also darum, bei bestehenden Systemen zu berücksichtigen, dass sich Anforderungen ändern können.
Gesamstruktur des Netzes muss in Planung mit eingehen
Das Fazit von Communigate: »Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass Unternehmen mit VoIP nur sparen. Dies gilt besonders, wenn diese beim Umstieg die Gesamtstruktur außer Acht lassen«, erläutert Dr.-Ing. Thomas M. Fleissner, Managing-Director EMEA von Communigate Systems.
Insgesamt, so Fleissner, zeige sich ein Trend zu VoIP auf Geschäftsniveau, zu mehr Zuverlässigkeit und Sicherheit bei reduzierten Kosten. Klar ist seiner Ansicht nach, dass auf dem Internet basierendes VoIP die herkömmliche Telefonie ersetzen wird.
»Aber Tatsache ist auch, dass bei der Implementierung von VoIP viele Hersteller unterschiedliche Lösungsansätze verwendet haben«, betont Dr. Fleissner. »Manchmal bemühen sich Hersteller zu wenig, diese gemeinsam mit den Unternehmen zu koordinieren.«
Daher ist es seiner Auffassung nach für einen Anwender außerordentlich schwierig, zu einer realistischen Einschätzung der Kosten von VoIP zu kommen.
