Moderne Werkzeuge

Organisatoren von Messen überlegen nicht erst seit heute, wie sie ihre Veranstaltungen
attraktiver machen, mehr Besucher gewinnen und diese auch zwischen den Messeterminen binden können.
Gleichzeitig beschäftigen sich Unternehmen, die auf Messen ausstellen, mit der Frage, wie sie ihren
Auftritt dort effizienter organisieren können, die E-Mail-Flut im Vorfeld in Grenzen halten und im
zweiten Schritt die Aufmerksamkeit der Besucher auf sich lenken können. Das Internet und die damit
verbundene Onlinepräsenz sind dabei Mittel, die sowohl Messen als auch Aussteller bereits seit
Jahren nutzen.

Mittlerweile sind unter dem Schlagwort Web 2.0 eine ganze Reihe von Funktionen im Internet
hinzugekommen, deren Einsatz im Unternehmen man unter dem Begriff Enterprise 2.0 subsumiert. Diese
Funktionen ermöglichen eine verstärkte Interaktion mit allen Beteiligten, sei es um extern
Besucher, Partner und Aussteller mit einzubinden und informiert zu halten oder um die interne
Organisation zu optimieren und Arbeitsabläufe transparent zu gestalten. Die Möglichkeiten des
Einsatzes von Web-2.0-Elementen scheinen dabei schier grenzenlos zu sein. Was jedoch bei aller
Euphorie häufig vernachlässigt wird: Es kommt auch stark darauf an, diese richtig einzusetzen. Die
folgende Aufzählung stellt einige typische Web-2.0-Tools kurz vor:

Blogs: Öffentliche Blogs dienen als Plattformen für prominente Meinungsführer, um vor und
während der Messe ihre Meinung zu bestimmten Themen zu publizieren; Onlinebesucher können dann
darauf antworten und mit dem Blogger in Kontakt und in Diskussion treten.

Auch Blogs, die im Vorfeld einer Messe in der internen Kommunikation eingesetzt werden, bieten
eine Reihe von Vorteilen. So nutzt IBM beispielsweise einen internen Blog zur Vorbereitung auf die
CeBIT 2009. Dies bietet neben einer transparenteren Darstellung aktueller Entwicklungen und
frühzeitigeren Ankündigungen auch die Möglichkeit für jeden einzelnen Mitarbeiter, sein Feedback
und Vorschläge einzubringen. Blogs als Selbstläufer zu sehen, wäre allerdings verfehlt; denn ohne
regelmäßige Updates und Neuigkeiten kann man das Interesse der Mitarbeiter weder wecken noch
aufrechterhalten.

Profile: Über so genannte Profile können sich Besucher anmelden und mit anderen Besuchern und
auch Ausstellern vernetzen. Intern können Experten über Profile im eigenen Haus leichter und
schneller gefunden zu bestimmten Themen werden. In beiden Fällen ist es natürlich unablässig, dass
die Nutzer ihre Profile selbst informativ gestalten und aktuell halten. So nutzt zum Beispiel die
Universität der Bundeswehr in München auf Konferenzen große Touchscreen-Displays, die das
Teilnehmernetzwerk grafisch darstellen und navigierbar machen. Dadurch erhalten die
Konferenzteilnehmer einen weiteren Anstoß, ihre persönlichen Kontakte zu erweitern.

Activities: Ein Activity-Server, wie er in Lotus Connections bereits integriert ist, stellt
sicher, dass jeder Teilnehmer alle Daten auf aktuellem Stand zur Verfügung hat. Dabei integrieren
Plug-ins relevante Funktionen des Activity Servers in die Oberfläche verschiedener
Produktivitätssoftware (Lotus Notes, Lotus Sametime, Lotus Symphony, MS Office, MS Outlook, Windows
Explorer und diverse Webbrowser). Eine durch gleichzeitig kursierende verschiedene Versionen
desselben Dokuments entstehende Zusatzarbeit soll damit der Vergangenheit angehören.

Es ist hilfreich, ein Szenario aus der Fülle der zur Verfügung stehenden Web-2.0-Tools für die
Verwendung von Activities zu beschreiben, um daran zu verdeutlichen, wie sich Planung und
Vorbereitung eines Messeauftritts koordinieren lassen.

Beispiel: Koordination eines Messeauftritts durch Activities

Vertriebsmitarbeiter Müller erhält per E-Mail von seinem Manager die Aufforderung, die Präsentation eines neuen Produkts auf einem Messestand zu koordinieren. Es ist klar, dass er diese Aufgabe nicht allein erledigen kann. Er benötigt dazu zumindest Unterstützung aus Marketing und technischem Vertrieb.

Die E-Mail wird im Notes-Client per Drag and Drop in eine neue Activity kopiert. Damit kann er die E-Mail aus seinem persönlichen Postfach löschen. Als nächstes kann er direkt im Notes-Client den aus der Betreffzeile übernommenen Namen der Activity ändern, eine Beschreibung ergänzen, ein Fälligkeitsdatum setzen sowie Tags vergeben.

Dann lassen sich die weiteren Teilnehmer aufnehmen und direkt vom Server per E-Mail informieren. Auch die Personen, die im Normalfall nur informiert sein wollen, können dabei als Leser aufgenommen werden - wieder eine Entlastung der E-Mail-Systems, da Updates ab sofort über den Feed-Reader wahrgenommen werden.

Nun kann Kollege Müller die Aufgabe strukturieren. Er legt dazu verschiedene Sektionen an, zum Beispiel "Inhaltliche Planung?, "Stand-Personal?, "Lead-Management? und "Informationen?. Im Abschnitt "Inhaltliche Planung? dokumentiert er sein aktuelles Konzept für die Produktpräsentation und fordert die anderen Teilnehmer per "To-Do" auf, ihren Beitrag zu leisten. Im Abschnitt "Stand-Personal? beschreibt er zunächst Kenntnisse und Anzahl der Mitarbeiter, die er benötigt. Danach legt er für sich einen Eintrag an. Diesen ergänzt er um die Felder "Anfangsdatum?, "Enddatum?, "Name? und "Skills?, die er auch gleich ausfüllt. Da weitere Personalplanungsdokumente benötigt werden, erzeugt er aus diesem Eintrag einen erweiterten Eintragstyp, der das Erstellen weiterer Personalplanungseinträge vereinfacht. Im Abschnitt "Lead Management? legt er einen ein Link auf die Vorgaben zum Lead-Management sowie zur Lead-Managementanwendung. Der Abschnitt "Informationen? dient zum Beispiel dazu, eine Anfahrtbeschreibung zur Messe oder den Standplan abzulegen.

Damit hat Herr Müller einen guten Grundstein gelegt, um effizient im Team diese Aufgaben zu bewältigen. Im Laufe der Planung werden seine Kollegen weitere Informationen hinzufügen und die bereits vorhandenen zur Erledigung ihrer Aufgaben nutzen.

Nach Erledigung der Aufgabe stehen nun alle Informationen gesammelt zur Verfügung. Darauf aufbauend kann Herr Müller dann - eventuell mit Hilfe des Messeteams - eine Vorlage für ähnliche Aufgaben erzeugen und damit Kollegen, die später ähnliche Aufgaben erhalten, einen einfacheren Start ermöglichen.

Activities sind kein Selbstläufer

Wie auch andere Werkzeuge aus der Web-2.0-Sphäre (beispielsweise Wikis für das gemeinsame
Verfassen von Onlineenzyklopädien oder Social Bookmarking für die Weitergabe von interessanten
Webseiten) wurde das Konzept der aktivitätenbasierten Kollaboration für bestimmte Anwendungsfälle
entwickelt. Im Prinzip ist natürlich jedem Benutzer freigestellt, in welchem Maße er eine
vorhandene Lösung "missbraucht?, jedoch sollte er dabei mit wachsenden Problemen rechnen.

So sind Activities nicht dafür gedacht, eine bestimmte Vorgehensweise vorzuschreiben. Auch
Vorlagen bieten immer die Möglichkeit, eine vorgeschlagene Strukturierung abzuwandeln. Wenn dies
also nicht gewollt ist, dann kann es sinnvoll sein, andere Systeme mit mehr Steuerungsmöglichkeiten
zu nutzen.

Auch wird Web 2.0 gerne als das "Mitmachweb? bezeichnet. Dies setzt natürlich voraus, dass ein
Anwender auch mitmachen will. Man muss aber bedenken, dass eine Activities-Lösung in diesem Sinne
nur ein Angebot an die Mitarbeiter sein kann. Diese wählen im Umfeld dieser dynamischen
Kollaborations-Tools das benutzte Werkzeug selbst beziehungsweise im Team aus. Eines der
wichtigsten Kriterien für die Erfolgsmessung ist daher die Akzeptanz beim Anwender.

Des Weiteren ist es sehr wichtig, dass die Teilnehmer an einer Activity diese nicht wie einen
großen Korb behandeln, in den alles einfach hineingeworfen wird, sondern dass sich jeder auch um
die Strukturierung der Einträge kümmert. Ansonsten entsteht sehr schnell ein Wildwuchs, der ähnlich
unübersichtlich ist wie eine Sammlung von E-Mails im eigenen Postfach. Im Zeichen von Web 2.0
sollte sich jeder dafür verantwortlich fühlen, eine gewisse Ordnung zu halten. Auf der anderen
Seite sollte man eine Activity in der Regel auch nicht dominieren. Es gibt immer verschiedene Wege,
zum Ziel zu kommen.

Wohin geht die Reise?

Für zukünftige Versionen des Activity Servers sind weitere Funktionen zu erwarten. So Arbeiten
die Entwickler zum Beispiel an der Integration in Systeme zur Verwaltung von Geschäftsprozessen
oder von Projekten. Damit soll es möglich sein, sowohl aus einer Activity heraus entsprechende
Systeme aufzurufen, als auch aus diesen Systemen eine Activity zu initiieren. Letztlich muss mit
dem wachsenden Angebot aber immer die Bereitschaft einhergehen, dieses entsprechend zu nutzen und
eigene Beiträge zu leisten. Erst dadurch wird das Unterfangen Enterprise 2.0 zum Erfolg.