Ordnung im Kartenchaos

Um die Unterhaltung der Gewässer und die Abwasserbeseitigung der Kommunen in dem 624 km2 großen Verbandsgebiet von Xanten bis Krefeld kümmert sich die LINEG. Dafür plant, baut und betreibt die Genossenschaft die notwendigen Anlagen und Leitungen (siehe Kasten Seite 8). Für ihre Arbeit hat die Verwaltung sämtliche Planungsunterlagen, Ausführungs- und Bestandszeichnungen der Anlagen und Leitungen als Lagepläne, Schnitt- und Detailzeichnungen in Akten, Plankammern oder auf Datenträgern archiviert. Hierbei ist die Archivierung der Bestandsunterlagen als Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden und als Grundlage hausinterner Planungsvorhaben zu gewährleisten. Darüber hinaus dienen die Dokumente dazu, Anfragen von Städten, Gemeinden und Bauunternehmen zu beantwortet oder Fragen der Entwässerung abzuklären. Bei entsprechenden Vorhaben werden Dokumente aus den einzelnen Fachbereichen zusammengetragen, vervielfältigt und weitergeleitet. »Das Auffinden und Vervielfältigen dieser Unterlagen für interne und externe Zwecke verursachte stets einen erheblichen Aufwand«, urteilt Johannes-Ulrich Bossert aus dem Fachbereich Vermessung der LINEG. Die Suche wurde durch unzureichende Akten-und Planverzeichnisse erschwert. Darüber hinaus waren die im Großformat A2 bis A0 vorliegenden Zeichnungen nur sehr aufwendig im Lichtpausverfahren zu vervielfältigen. Ergänzende Unterlagen im Format A4 und A3 mussten in Aktenordnern gesucht und den Planunterlagen als Kopie beigefügt werden. Die Bearbeitung einzelner Anfragen gestaltete sich sehr zeitintensiv. Digitale Archivierung
Vor diesem Hintergrund gab es bereits im Jahr 2003 erste Überlegungen, eine digitale Archivierung aufzubauen und die zum großen Teil nur einmalig vorhandenen analogen Dokumente vor Verlust zu sichern. »Wir haben damals den gesamten analogen Kartenbestand gescannt und gesichert«, berichtet Bossert. Doch auch die elektronischen Dokumente galt es zu verwalten. So entschied sich die Genossenschaft für die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS). Die Wahl fiel im Jahr 2004 nach einer Analyse gemeinsam mit dem Systemhaus Schröter in Tönisvorst auf eine modulare Lösung. Die Voraussetzungen dazu waren durch vorhandene Erfassungsgeräte gegeben: Ein Tischscanner DR-3080CII von Canon erfasst die Akten in A4 und für die Digitalisierung der Karten bis A0 war bereits ein Großkopiersystem von Xerox angeschafft worden. Als offenes System bot sich damit zur digitalen Verarbeitung der Scans das DMS Filedirector von dem Anbieter und Canon-Partner Spielberg Software an. An das DMS ließen sich vorhandene Geräte wie PC´s, Scanner, und Drucker über eine Schnittstelle problemlos anbinden. Die Anpassung des Systems erledigte der DMS-Hersteller. Das DMS läuft nun unter Windows XP und als Datenbank dient ein Microsoft SQL Server. Bis Ende des Jahres 2004 wurden so mehr als 8000 Zeichnungen und Pläne in den Formaten A3 bis A0 in das tif-Format überführt. Damit verfügt der LINEG-Fachbereich Vermessung heute über komplette, digitale Kartenbestände. Darüber hinaus wird das Archiv fortlaufend durch neu erstellte und veränderte Dokumente ergänzt. Auch liegt bereits ein sicherer Datenbestand der ältesten Unterlagen in einer homogenen Archivstruktur vor. Weitere Bereiche wie die Liegenschaftsverwaltung, die Planungs- und Bauabteilung sollen folgen. Suche per Mausklick
Der Druck aller digitalisierten Pläne kann direkt vom Arbeitsplatz angestoßen werden. Heute reicht ein Mausklick, um die gewünschten Unterlagen aufzurufen: »Die Suche nach Plänen gestaltet sich leicht, denn alle Anlagen haben wir über Kostenstellen LINEG-weit in einem einzigen eindeutigen Index verschlagwortet, den wir neben weiteren Kriterien in die Suchmaske eingeben«, erläutert Bossert. Darüber hinaus wurden die Verträge der Liegenschaftsverwaltung über sämtliche von ihr genutzten Grundstücke durch einen externen Dienstleister von Mikrofiches gescannt und für das DMS digital aufbereitet. Auch diese Informationen lassen sich nun als digitale Dokumente aufrufen. In einem weiteren Schritt soll die Lösung von derzeit 20 auf 100 Anwender der ausgeweitet werden.