Viel Küste – wenig Papier
Viel Küste – wenig Papier Der Landkreis Aurich verabschiedete sich im Gefolge der niedersächsischen Gebietsreform von Papierbergen. An ihre Stelle trat ein elektronisches Dokumentenmanagment.
- Viel Küste – wenig Papier
- Papiervermeidung gehört zum Umweltschutz
Als 1977 die Kreise Aurich und Norden zusammengelegt wurden, war das der Startschuss für die Einführung eines integrierten Dokumentenmanagement-Systems unter dem Dach des Kreisbauamtes Aurich. Mehr als 130000 Bau-, Baulasten- und Denkmalpflegeakten drohten das vorhandene Papierarchiv zu sprengen, Suchvorgänge dauerten immer länger. Zunächst erstellte das Kreisbauamt ein umfangreiches Pflichtenheft. »Preis, Funktionen und die einfache Integration mit der Software ProBAUG für das elektronische Baugenehmigungsverfahren waren entscheidend«, erläutert Wolfgang Ippen, Sachgebietsleiter EDV und Allgemeine Dienste im Bauamt Aurich. 26 Angebote wurden eingereicht, den Zuschlag erhielt der autorisierte DocuWare-Partner Alphacom. Preis-Leistungs-Verhältnis, Bedienerfreundlichkeit und einfache Administrierbarkeit der Lösung, eine hohe Beratungskompetenz und ein maßgeschneidertes Dienstleistungsangebot gaben den Ausschlag. Gemeinsam mit dem Systemhaus wurde ein mehrstufiges Organisationskonzept erarbeitet. Zunächst scannte ein Dienstleister mehr als 40000 Bauakten der Jahrgänge 1994 bis 2005 in einen zentralen Dokumentenpool ein. Per Knopfdruck können die Sachbearbeiter nun aus ProBAUG heraus auf das nach Aktenzeichen, Katasterbezeichnung und Antragstellernamen verschlagwortete Material zugreifen. Dadurch sank die Bearbeitungszeit von Bauanträgen von 33,5 auf aktuell 22,7 Tage. Seit kurzem digitalisieren die Mitarbeiter des Bauamts mit zwei Hochleistungsscannern eigenständig Dokumente. In ein bis zwei Jahren möchte Ippen, dass die meisten Akten schon im Posteingang, also noch vor der Antragsbearbeitung digitalisiert und in einen digitalen Workflow eingespeist werden. Bis zur komplett digitalen Bauantragstellung dauert es aber wohl noch einige Zeit. Zwar gibt es inzwischen schon virtuelle Bauamtsplattformen. Doch solange sich die digitale Signatur noch nicht breit etabliert hat, steht die Umsetzung in den Sternen. »Man kann nicht erwarten, dass jeder Antragsteller großformatige Baupläne in digitaler Form einreicht«, bremst Ippen allzu großen Optimismus.
