Papiervermeidung gehört zum Umweltschutz

Erfolgreich zum Einsatz kommt DocuWare auch im Umweltamt des Landkreises Aurich zusammen mit der vollständig in Microsoft Dynamics NAV integrierten Entsorgungslösung enwis public der Dortmunder Tegos GmbH. Das zertifizierte Modul Connect to Navision Financials verbindet die Lösung mit dem Dokumentenpool. Indiziert lagern dort Standardtexte rund um die Abfallberatung, Abbuchungsgenehmigungen und bereits im Posteingang gescannte Eingangsrechnungen. Ohne Medienbrüche sind so operatives Geschäft und kaufmännische Prozesse eng verzahnt. Dem Kampf gegen Papierberge hat sich inzwischen auch die Führerschein- und Zulassungsstelle verschrieben. Hier scannte ein Dienst­leister die Dokumente im alten Papierarchiv. Neue Dokumente rund um die Kfz-Haltung werden heute von 30 Mitarbeitern in den Standorten Aurich und Norden in Eigenregie digitalisiert und zentral archiviert. Der Zugriff erfolgt über die Zulassungsstellen-Software IKOL-KFZ der Telecomputer GmbH. Sie hat zwar ein Archivierungsmodul, doch nutzt die Zulassungsstelle lieber DocuWare. Voraussichtlich noch in 2007 erfolgt das Upgrade von DocuWare 4.6 auf Version 5.1 mit einem erweiterten ­Sicherheitskonzept: Hochsensible Dokumente können im Archiv die Sicherheitsstufe »hoch« erhalten. Dann haben nur noch Sachbearbeiter mit dieser Sicherheitseinstufung Zugriff. Die Dokumente werden auf Systemebene verschlüsselt gespeichert. Damit können weitere Ämter die Lösung einsetzen, die bisher aus Sicherheitsgründen zögerten.

Siegfried Dannehl ist freier Fachjournalist in München.