Echtzeit Mobile BB erfasst die Daten in drei Schritten: Zunächst wird der Name des Mitarbeiters eingegeben, dann das entsprechende Projekt und zuletzt die Tätigkeit.

Anschließend erstellt die Software automatisch einen Zeitstempel für die gewählte Tätigkeit, etwa die »Fahrzeit«. Unter der ausgewählten Projektnummer speichert der Mitarbeiter nun die Zeitspanne, die zwischen der Auswahl der Tätigkeit »Fahrzeit« und der Aufnahme einer neuen Beschäftigung liegt. Also beispielsweise 30 Minuten.

Sobald der Mitarbeiter am Zielort angekommen ist, wählt er auf dem Mobilgerät die jetzt anstehende Tätigkeit aus, etwa »Reparatur«. Der Blackberry registriert dann, wie lange der Fachmann mit der Reparatur beschäftigt ist.

Daten über das Mobilfunknetz in die Zentrale

Laut Echtzeit Zeitmanagement können alle Parameter angepasst werden. So lassen sich statt »Reparatur« beispielsweise andere Begriffe verwenden.

Zum Feierabend erfolgt mit »Ende« die letzte Eingabe. Dann werden die Daten über GPRS und das Internet auf den Firmen-PC übertragen. Der Vorteil: Die Mitarbeiter können von überall, wo das Smartphone Empfang hat, die Daten des Arbeitstages übertragen.

Diese Daten landen dann zunächst auf einem Server; mittels der Zeiterfassungssoftware werden sie online auf einen PC oder in die Auswertungssoftware übertragen. So können die aufgelaufenen Daten direkt verarbeitet und an die Nachkalkulation gegeben werden.

Der Kunde erhält bereits während der laufenden Projekte eine erste Übersicht und nicht erst, wenn die Kostenrechnung am Ende des Monats abgeschlossen ist.

Der Einsatz eines Smartphones wie des Blackberry bietet sich nach Angaben von Echtzeit Zeitmanagement vor allem für Benutzer an, die neben der Zeiterfassung auch andere Funktionen nutzen, etwa E-Mail, den Kalender oder Aufgabenlisten. Wer dagegen »nur« eine mobile Zeiterfassung benötigt, kann auch zu einem Standard-Handy greifen.