Zukunftsfaktor Smart Office
Homeoffice oder nicht Homeoffice, das ist hier nicht die Frage
Gegen den Fachkräftemangel müssen Unternehmen jedes Mittel nutzen, um ihre Attraktivität zu erhöhen. Ein digitaler Arbeitsplatz kristallisiert sich hier als wichtiger Faktor heraus. Ein Smart Office geht hier noch einen Schritt weiter.
Für manche scheinen die Pandemiezeiten bereits Ewigkeiten her zu sein. Doch die Folgen sind in der Arbeitswelt immer noch deutlich zu spüren. Großflächige Einführung von digitalen Arbeitsplätzen, remote und hybriden Teams, ein New-Work-Ethos, der nicht mehr wegzudenken ist. Und doch kamen mit den neuen Arbeitsweisen Hürden auf, die nicht adressiert werden: unzureichende Ausstattung, zu wenig Kommunikation sowie mangelnder Einbezug hybrider Mitarbeiter:innen. Unternehmen müssen hierbei jedoch besonders Acht geben, nicht den Anschluss zu verlieren. Die „Deutsche Social Collaboration Studie 2023“, herausgegeben von Camapana & Schott zusammen mit der TU Darmstadt, zeigt nämlich, dass fast zwei Drittel der Befragten der Meinung sind, dass der digitale Arbeitsplatz zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor wird, um Mitarbeiter:innen zu gewinnen und zu halten.
Doch Unternehmen unterschätzen oftmals das Ausmaß, das New Work mit sich bringt. Mit der einfachen Möglichkeit zum Homeoffice und einem Obstkorb im Büro ist es hier selten getan. Mehrere Faktoren gilt es hierbei zu berücksichtigen: vom passenden Umfeld und der Einstellung der Führungskräfte bis hin zur technischen Umsetzung der Arbeitsplätze. Das Technologie-Unternehmen NTT hat dies auch für sich erkannt. So hat es beispielsweise seine Münchner Büroräume in ein Smart Office umgewandelt (connect professional berichtete). Das Ziel war dabei nicht, dass alle Mitarbeiter:innen wieder vollständig in das Büro zurückkehren, sondern man wollte einen Anreiz schaffen, dass vermehrt im Büro gemeinsam gearbeitet wird und hybride Teams besser zusammen wirken können. Umgesetzt wurde das Konzept dabei an mehreren Stellschrauben.
Das neue Smart Office von NTT Deutschland
Hybrid, intelligent, nachhaltig
Ein Smart Office muss den Anspruch haben, die gesamte Belegschaft miteinander zu verknüpfen – unabhängig von Einsatzort. Ob von zuhause aus, von unterwegs oder vor Ort im Büro – die technologischen Möglichkeiten müssen gegeben sein, damit alle effektiv gemeinsam arbeiten können. Zentral sind hierbei „moderne und voll integrierte Kollaborations- und Videolösungen, hochperformante und stabile Netze sowie intelligente Gebäudesysteme“, sagt Kai Grunwitz, CEO Germany & Regional Leader DACH bei NTT (das vollständige Kurzinterview mit Kai Grunwitz finden Sie auf Seite 2). Das Büro muss dabei verschiedene Arten von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen vorweisen wie Meeting-Räume, Einzelplätze und Gemeinschaftsbereiche. Wichtig ist, die Arbeitsplätze kabellos zu gestalten. Stabile Wlan-Netze, die mit Wi-Fi 6 oder 6E arbeiten, können ein effektives Arbeiten gewährleisten.
Wie der Name Smart Office bereits verrät, braucht es auch ein gewisses Maß an Intelligenz in einem solchen Konzept. Buchungssysteme für die Arbeitsplätze und Räume bieten Möglichkeiten zur bestmöglichen Auslastung des Büros. Hier kann ein digitaler Zwilling des Büros zum Einsatz kommen, um die Orientierung für Mitarbeitende und Besucher:innen zu verbessern. Das lässt sich mit einem smarten Empfang kombinieren, wobei sich hier über ein Infoterminal via QR-Code oder NFC die Route zum gewünschten Ziel auf das Smartphone lassen lässt.
Um ein Smart Office zu realisieren, braucht es allerdings nicht nur digitale Arbeitsmittel, sondern auch intelligente Gebäudetechnik. Sensoren für Temperatur, Helligkeit, Lautstärke und Luftqualität können für eine gesündere Arbeitsumgebung sorgen und somit das Wohlbefinden der Belegschaft verbessern. Zudem können Anwesenheitssensoren in Kombination mit dem digitalen Zwilling den Energieverbrauch senken. Ungenutzte Arbeitsplätze werden erkannt und daraufhin nicht beheizt oder beleuchtet. Auch Access Points, die ihre Sendeleistung reduzieren, wenn nur wenig Datenverkehr anfällt, können den Stromverbrauch reduzieren. Dadurch kann ein Smart Office auch zu mehr Nachhaltigkeit beitragen.
Wichtiges Mittel im War for Talents
Für einen modernen und hybriden Arbeitsplatz braucht es passende Ausstattung sowie einen kulturellen Wandel. Damit gehen auch Herausforderungen einher: Datensicherheit, Datenschutz und Change Management müssen von den Unternehmen gemeistert werden. Doch es lohnt sich, diesen Aufwand zu betreiben. „Wer die Belegschaft häufiger im Büro sehen möchte, darf nicht auf Zwang setzen, sondern sollte ein attraktives Office bieten“, meint Rüdiger Wölfl, Managing Director Channel und Partner-Organisation bei Cisco Deutschland (das vollständige Kurzinterview mit Rüdiger Wölfl finden Sie auf Seite 3). Solche Angebote können auch im Ringen um Fachkräfte einen Vorteil bieten. Denn mit attraktiven Arbeitsmitteln können sich Unternehmen hier von ihrer Konkurrenz absetzen.
Stichwort: Employee Experience. Ähnlich wie die Kundenzufriedenheit müssen Unternehmen auch die Zufriedenheit ihrer Belegschaft analysieren und verbessern. „Apps und Homeoffice zu versprechen, aber keinen reibungslos funktionierenden digitalen Arbeitsplatz bereitzustellen, führt zu unzufriedenen Mitarbeiter:innen und Abgängen von Fachkräften“, sagt Boris Ovcak, Director Social Collaboration von Campana & Schott in Bezug auf die Deutsche Social Collaboration Studie. „Das kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Der digitale Arbeitsplatz ist daher eine Grundvoraussetzung für Hybrid Work, Mitarbeiterbindung und Geschäftserfolg.“ Nicht nur der Anreiz für neue Fachkräfte, auch die Bindung der bestehenden Belegschaft können mit einem digitalen Arbeitsplatz verbessert werden. „Je digitaler der Arbeitsplatz, desto reibungsloser funktioniert Hybrid Work und desto zufriedener ist die Belegschaft mit den Arbeitsprozessen, inklusive Information und Kommunikation“, sagt Eric Schott, CEO von Campana & Schott. „Das heißt: Die Employee Experience verbessert sich und die Attraktivität als Arbeitgeber steigt.“
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