IT-Souveränität für den Modern Workplace

Homeoffice, Remote-Arbeit, digitale Zusammenarbeit – der Modern Workplace ist seit Jahren gelebte Praxis. Versprechungen wie Produktivität, Innovationskraft und Mitarbeiterzufriedenheit erfüllt er täglich. In Vergessenheit gerät jedoch häufig: Durch sein Set aus digitalen Tools kann sich der flexible Arbeitsplatz zur unternehmerischen Achillesferse entwickeln. Nämlich dann, wenn Verantwortliche die IT-Souveränität aus dem Blick verlieren.

Eine Aufgabe fürs Management

Auf den ersten Blick scheint es fast so, als wäre der Modern Workplace ein Selbstläufer: Einmal eine Kollaborationsplattform eingeführt, Chat- und Videotools bereitgestellt und schon ist das Fundament gegossen. Doch der Schein trügt. Die Einführung moderner Arbeitsplätze greift stark in die Struktur einer Organisation ein – nicht nur in technologischer Hinsicht. Deshalb ist strategische Vorarbeit gefragt. Prozesse und die Unternehmenskultur müssen Firmen im Rahmen der Implementierung näher betrachten – und, wo nötig, anpassen.

Eher als ein reines Technikprojekt sollte der Modern Workplace demnach unter dem Label „Transformationsvorhaben“ laufen. In der Verantwortung steht die Führungsebene, um Leitplanken für das Unternehmen festzulegen. Dabei spielt die IT-Souveränität der Arbeitsplätze eine essenzielle Rolle. Denn ist die Arbeitsfähigkeit gefährdet, kann sich das auf Wettbewerbsfähigkeit, Reputation und letztlich den wirtschaftlichen Erfolg auswirken.

Souveränität stärken – nicht verlieren

IT-Souveränität ist angesichts der angespannten geopolitischen Lage in aller Munde. Und doch stellen Betriebe wichtige Fragen häufig zurück: Wo liegt die Datenhoheit – im eigenen Land, in Europa oder verteilt auf globale Clouds? Welche Governance-Anforderungen müssen erfüllt werden, damit Prozesse transparent und rechtssicher bleiben? Wie lassen sich Compliance-Vorgaben mit effizienter Zusammenarbeit verbinden? Welche Abhängigkeiten entstehen durch die Wahl bestimmter Plattformen oder Lizenzmodelle?

Bleiben diese Fragen vor der Einführung eines Modern Workplace unbeantwortet, entstehen erhebliche Risiken: Daten liegen plötzlich an Orten, die rechtlich problematisch sein können. Verantwortlichkeiten bleiben unklar, was zu Intransparenz und Schatten-IT führt. Halbherzig umgesetzte Compliance-Vorgaben können rechtliche Verstöße oder Sicherheitslücken nach sich ziehen. Anbieterabhängigkeiten können sich zu Kostentreibern entwickeln, die das Unternehmen langfristig einschränken. Die IT-Souveränität verzeichnet Einbußen, wobei sie gerade in den aktuell unsicheren Zeiten wichtiger denn je wäre.

Wie Unternehmen das Heft in die Hand nehmen

Doch diese Unsicherheiten lassen sich vermeiden, indem der aktuelle Modern Workplace hinterfragt wird. Dabei rücken vier Felder in den Mittelpunkt, die Management und IT-Abteilung gemeinsam souverän ausbauen können.

1. Technologische Unabhängigkeit sichern
   Es ist ein ungeschriebenes Gesetz: Ein souveräner Modern Workplace darf nicht in Abhängigkeit von einzelnen Anbietern geraten. Bleibt das Thema unberücksichtigt, entstehen Lock-in-Effekte, die Unternehmen in ihrer Handlungsfähigkeit einschränken und immense Kosten verursachen. Management und IT müssen somit gemeinsam darauf achten, offene Standards einzusetzen und Schnittstellen so zu gestalten, dass Systeme auch in Zukunft flexibel erweitert oder ersetzt werden können. Gleichzeitig gilt es, Remote-Zugriffe und hybride Arbeitsumgebungen konsequent abzusichern – andernfalls stehen ohne klare Architektur Einfallstore für Cyberkriminelle offen.
   
   Bei der Tool-Auswahl sollten Verantwortliche einen genauen Blick auf Sicherheitsfunktionen werfen – drei Beispiele:
   Zugriffskontrollen modernen Lösungen erlauben es, Zugriffe dynamisch zu steuern – etwa nach Standort, Gerät oder Nutzungskontext. Damit sind sensible Unternehmensdaten nur unter sicheren Bedingungen erreichbar.
   Mehrstufige Authentifizierung, beispielsweise Einmalcodes oder biometrische Verfahren, reduziert das Risiko unbefugter Zugriffe erheblich.
   Ganzheitlicher Endgeräteschutz für Kollaborationsplattformen und Cloud-Anwendungen erkennt auffällige Aktivitäten und wehrt diese automatisiert ab.
2. Datenhoheit und Governance sicherstellen
   Daten sind das strategische Kapital jedes Betriebs. Umso wichtiger ist es, genau zu wissen, wo diese Daten gespeichert sind und wer darauf zugreifen darf. Unternehmen, die Speicherorte verbindlich festlegen, klare Vereinbarungen mit Dienstleistern treffen und Zugriffsrechte nach dem „Need-to-know“-Prinzip vergeben, behalten die Kontrolle und reduzieren Risiken durch Schatten-IT oder unsichere Speicherlösungen.
   
   Ohne verbindliche Regeln droht der Modern Workplace, als Flickenteppich zu enden. Governance als Regel- und Leitsystem bedeutet, dass Unternehmen Leitlinien auf Managementebene entwickeln, die Standards für Sicherheit, Transparenz und Zusammenarbeit vorgeben. Dazu gehört, Daten nach Sensibilität zu klassifizieren – von „öffentlich“ bis „streng vertraulich“ – und Maßnahmen zum Umgang abzuleiten. Ebenso sind Verantwortlichkeiten klar zu definieren: Wer trägt die Verantwortung für Datenqualität, Zugriffsrechte und Compliance? Die IT kann diese Vorgaben nur umsetzen, wenn das Management diese vorgibt und aktiv einfordert.
3. Lizenzsouveränität wahren
   Die Vielzahl an digitalen Tools verführt schnell dazu, Lizenzen unkoordiniert einzukaufen. Die Folge sind steigende Kosten, Überlappungen und ungenutzte Anwendungen. Für das Management ist damit ein doppeltes Risiko verbunden: Einerseits entstehen unnötige Ausgaben. Andererseits drohen im schlimmsten Fall rechtliche Probleme, wenn das Unternehmen Lizenzen falsch oder unvollständig verwaltet.
   Lizenzsouveränität bedeutet deshalb, die Kontrolle bewusst in der Organisation zu verankern. Auf Managementebene braucht es den klaren Anspruch nach Transparenz, während die IT operative Strukturen aufbaut, um Lizenzen zentral zu erfassen und regelmäßig zu überprüfen. Ein begleitendes Nutzungsmonitoring zeigt, welche Tools tatsächlich im Einsatz sind und wo überflüssige Kosten entstehen. Ergänzend sollten Unternehmen standardisierte Prozesse für die Beschaffung und Verlängerung von Lizenzen etablieren, um Chaos und Risiken vorzubeugen.
4. Modern Workplace braucht Führung
   Der Fehler ist schnell begangen: Das Management schiebt die Einführung des Modern Workplace in Richtung IT-Abteilung. Doch ohne unternehmensinterne Richtlinien sind die Gefahren rund um Abhängigkeiten, Rechtsunsicherheiten, Schatten-IT oder unkontrollierte Kosten vorprogrammiert. Zum souveränen Modern Workplace führt also kein Weg an einer übergeordneten Strategie vorbei – bestehend aus technologischer Unabhängigkeit, Datenhoheit und Compliance sowie einem wasserdichten Lizenzmanagement. Erst dann lassen sich Produktivität, Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit wirklich sicher erreichen.

Simon Taylor ist Senior Business Development Manager bei q.beyond