Tipps - Teil 2

Vollständige Integration in die IT-Landschaft anstreben

In Unternehmen bestehen oft Datensilos, die den Informationsaustausch langsam, aufwendig und fehleranfällig machen. Ziel muss es daher sein, die unterschiedlichen Kommunikations- und Informationssysteme intelligent miteinander zu verknüpfen. Um einen ganzheitlichen Datenaustausch zu unterstützen, sollte eine Lösung wie eine Business-Messaging-App eine offene API bereitstellen, über die sich Drittsysteme - etwa CRM- und ERP-Systeme - einfach anbinden lassen. Die App wird zum zentral geführten Kommunikationshub, der nicht nur den Informationsaustausch – durch automatisierte Prozesse und beschleunigte Workflows – verbessert, sondern auch die Produktivität erheblich steigert. Die Nutzer können orts- und zeitunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen. Idealerweise gibt es eine WhatsApp-Business-API, die die Messenger miteinander verknüpft und damit ebenso die externe Kommunikation optimiert. So kann auch der kommunikative Austausch zwischen Endkunden und Kunden-Service-Mitarbeitern datenschutzkonform zwischen einem Consumer Messenger und einer Business-Messaging-Lösung ablaufen.

Auf deutsche Anbieter vertrauen

Unabhängig davon, welche Strategie ein Unternehmen für seine IT-Infrastruktur verfolgt – Cloud, Private Cloud oder On-Premise –, sollte es stets das höchste Maß an Sicherheit anstreben. Nur wenn die Daten, erzeugt in der Business-Messaging-App, in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in Deutschland gehostet und nach modernen Standards verschlüsselt sind, sind IT-Administratoren auf der sicheren Seite. Insbesondere deutsche Anbieter gewährleisten, dass die strengen Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes Anwendung finden. Entscheiden sich IT-Administratoren für Lösungen US-amerikanischer Unternehmen oder ihrer Tochterfirmen, ist dies nicht der Fall. Genauso wichtig ist es, die Anwendung regelmäßigen Audits inklusive Penetrationstests und Schwachstellenanalysen zu unterziehen, um Cyber-Angriffen keine Chance zu geben.

Personenbezogene Daten schützen

Neben der Datensicherheit kommen auch der Datensouveränität und -sparsamkeit gemäß DSGVO eine gesteigerte Bedeutung zu. Daher sollte eine Instant-Messaging-Lösung für den Betrieb so wenige Daten wie möglich verwenden und auf personenbezogene Daten nur dann zugreifen, wenn es aus Bereitstellungs-, Sicherheits- oder Administrationsgründen absolut notwendig ist. Zentral ist zudem, dass eine vollständige Datenverschlüsselung stattfindet und keine versteckten Analysen von Meta-Daten, Nutzern und der Kommunikation im Hintergrund erfolgen.

IT-Hoheit zurückgewinnen

Über ein professionelles Administratorenportal behalten IT-Administratoren jederzeit die Hoheit über die Software und folglich auch die Datenflüsse. Es ist der zentrale Ankerpunkt, um die Benutzerverwaltung und die Rechteverteilung zu steuern. Hier können IT-Administratoren Nutzer nicht nur einladen, autorisieren und managen, sondern ihren Zugriff auch jederzeit wieder sperren. Über das Portal lassen sich außerdem Kommunikations-, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien festlegen und neben Nachrichten auch Daten revisionssicher archivieren. In diesem Zusammenhang sollte es möglich sein, Benutzer oder Gruppen direkt aus bestehenden Verzeichnissen, wie etwa dem Active Directory, zu importieren und die entsprechenden Daten laufend zu synchronisieren. Auch Aspekte wie die Mandantenfähigkeit und die Nutzung mehrerer Domains sind hier zentrale Pfeiler.

Schatten-IT endgültig verbannen

Eine vollintegrierte Kommunikationslösung – in Form einer Business-Messaging-App – ermöglicht eine ganzheitliche interne und externe Kommunikation. Abgestimmt auf ihre Bedürfnisse, befähigt sie die Mitarbeiter, effektiver miteinander zu agieren, was vor allem die mobilen Kollegen stärkt. Zugleich unterstützt eine solche Lösung IT-Administratoren dabei, Sicherheitslücken zu schließen und die Kontrolle über die IT zurückzuerlangen.

Tobias Stepan ist Gründer und Geschäftsführer von Teamwire, www.teamwire.eu.