Unstrukturierte Daten als Risiko

Daten sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens, können aber auch die größten Risiken bergen. Das gilt besonders für unstrukturierte Daten in E-Mails, Dokumenten oder Audio- und Videoaufzeichnungen, die im Geschäftsalltag in enormen Mengen anfallen, jedoch oft nur unzureichend verwaltet sind. Wenn diese sensiblen Daten nicht umsichtig behandelt und geschützt sind, dann ist der Datenschutz schnell infrage gestellt.

Das Problem ist: In der heutigen digitalen Landschaft generiert jeder Unternehmensbereich täglich wachsende Datenfluten. Diese werden häufig in Silos abgelegt. Dadurch haben viele Firmen nur begrenzte Einblicke in ihre Datenlandschaft – vor allem dann, wenn die Daten in unstrukturierter Form vorliegen, also nicht in traditionelle Datenbanken passen. Und Unternehmen können verständlicherweise nur die Informationen schützen, die für sie auch sichtbar und auffindbar sind. Daten, die im Verborgenen existieren, stellen daher ein steigendes Problem dar.

Was also können Unternehmen tun, um ihre wachsenden Mengen an unstrukturierten Daten auch langfristig in den Griff zu bekommen und sie richtig abzusichern?

Voraussetzung für einen umfassenden Datenschutz ist zunächst einmal, den Überblick über alle Daten zu gewinnen, die in den jeweiligen Umgebungen anfallen, und zu verstehen, wie und von wem diese Daten genutzt werden. Mit diesen Einblicken sollten Unternehmen ihr Augenmerk dann auf drei wichtige Aspekte richten.

Drei Schritte für besseren Datenschutz

Als Erstes gilt es, die Dateitypen zu identifizieren, die gar nicht in Unternehmenssystemen gespeichert werden sollten. Das können etwa urheberrechtlich relevante Mediendaten oder private Urlaubsbilder und Videos sein. Eine ungewollte Ansammlung von nicht geschäftsbezogenen Inhalten ist nicht nur ineffizient, sondern kann im Falle von Sicherheitsverstößen auch zur Einschleusung von Ransomware oder zu unbemerkter Datenexfiltration führen.

Zweitens sollten Unternehmen das Alterungsprofil ihrer vorhandenen Datensätze überprüfen und verwaiste oder veraltete Daten entweder beseitigen oder archivieren. Je weniger Daten sich in einem IT-System befinden, desto einfacher ist es, die vertraulichen und sensiblen Daten angemessen zu schützen. Daher ist es sinnvoll, strenge Richtlinien zum Datenlebenszyklus einzuführen und umzusetzen. Mit einem klar definierten Datenmanagement-Prozess können Unternehmen sicherstellen, dass alternde Daten bis zu ihrer endgültigen Löschung an geeignete Speicherorte für die langfristige Aufbewahrung verlagert werden.

Und schließlich empfiehlt es sich, sensible Datensätze als solche zu klassifizieren und dann sicherzustellen, dass jegliche als sensibel oder vertraulich gekennzeichnete Daten nur noch in Bereichen mit strengen Zugriffsbeschränkungen gespeichert werden.

Proaktives Datenmanagement

Vielen Unternehmen bereitet es bereits Probleme, die schiere Menge an unstrukturierten Daten zu bewältigen, die in ihrer IT-Umgebung gesammelt, gespeichert und genutzt werden. Um eine solide Datenstrategie umzusetzen, benötigen sie eine Datenmanagementlösung, die unabhängig von der Vielzahl unterschiedlicher Softwareanwendungen arbeitet, in denen die Daten generiert werden. Sie brauchen außerdem die Flexibilität, umfassende Einblicke zu all ihren unstrukturierten Daten zu gewinnen und zu verwerten, egal, ob diese in Datei- oder Objektform vorliegen, in der Cloud oder vor Ort gespeichert sind.

Aus diesem Grund ist die Umstellung auf eine proaktive Datenmanagement-Plattform erforderlich, die mehr Sichtbarkeit im Datenbestand schafft und es erlaubt, Unternehmensdaten entsprechend ihrer Merkmale einzuordnen und entsprechend zu behandeln – einschließlich Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechten und der Wahl des besten Speicherorts. Auf dieser Basis lässt sich der Schutz vertraulicher oder sensibler Daten in einer Umgebung deutlich verbessern. Der herkömmliche (und reaktive) Ansatz, sämtliche Daten dauerhaft zu speichern, ist angesichts der steigenden Datenmengen nicht länger tragbar.

Governance-Ziele umsetzen

Vor dem Hintergrund steigender Geschäftsrisiken, zunehmender Cyberangriffe und kostspieliger Datenschutzverstöße ist das Governance-Umfeld für Unternehmen zudem deutlich komplexer und anspruchsvoller geworden. Behörden haben bereits strenge regulatorische Rahmenbedingungen geschaffen und können hohe Geldbußen verhängen.

Um den sich ständig ändernden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, benötigen Unternehmen ebenfalls eine effektive Datenverwaltung und damit unternehmensweite Transparenz bei ihren Daten. Um jederzeit nachvollziehen zu können, welche Daten vorhanden sind, wo sie sich befinden, wer für sie verantwortlich ist und wie sie genutzt werden, braucht es einen richtlinienorientierten Ansatz, der außerdem strenge Kontrollen hinsichtlich der Klassifizierung, des Zugriffs und der Aufbewahrung der Daten durchsetzt. Dies ist entscheidend, um sowohl interne Anforderungen zu erfüllen als auch externen Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nachzukommen.

Neben der Einführung von passenden Governance-Richtlinien müssen Unternehmen ihre Datenumgebungen kontinuierlich überwachen und überprüfen, um eventuelle Compliance-Risiken frühzeitig zu erkennen und einzudämmen. Die effektivsten automatisierten Datenmanagementlösungen helfen, Compliance-Vorgaben durchzusetzen, indem sie risikobehaftete oder sensible Daten identifizieren und sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß dokumentiert, geschützt und verarbeitet werden. Mit modernen, anbieterunabhängigen Plattformen lassen sich dabei unstrukturierte Daten nahtlos über heterogene Speichersysteme, verschiedene Anwendungen und unterschiedliche Cloud-Umgebungen hinweg einbinden. Für Unternehmen, die komplexe Architekturen mit mehreren Umgebungen betreiben, ist diese Möglichkeit die Grundvoraussetzung für eine effektive Daten-Governance.

Mehr Effizienz durch besser verwaltete Daten

Datengestützte Technologien und Anwendungen auf Basis künstlicher Intelligenz hängen nicht nur stark von der Verfügbarkeit und der Qualität der eingespeisten Daten ab. Ihre zunehmende Verbreitung bedeutet auch, dass die Datenmengen in Unternehmen weiter rasant wachsen werden. Das Thema Datenschutz wird für Führungskräfte also auch künftig im Vordergrund stehen müssen, wenn es darum geht, Geschäftschancen und Risiken gegeneinander abzuwägen. Diejenigen, denen die Umsetzung einer soliden Datenmanagement-Strategie gelingt, werden von einer Win-Win-Situation profitieren, in der nicht nur die Unternehmensdaten abgesichert bleiben, sondern zugleich auch die Datenqualität steigt. Das Resultat ist nicht nur ein zuverlässigerer Datenschutz, sondern auch mehr Effizienz und bessere Geschäftsergebnisse.