Schon vor dem Ernstfall passende Strukturen schaffen
Tipps von Cisco für den Einsatz von Web-Konferenzen
Durch den Vulkanausbruch auf Island haben Web-Konferenzen ganz neu Aufmerksamkeit bekommen. Dennoch sollte das Thema nicht kurzfristig, sondern strategisch angegangen werden. Cisco hat dazu sechs Tipps zusammengestellt.
Speziell auch amerikanische Unternehmen mit deutschen Niederlassungen spüren den aktuellen Ausbruch eines Vulkans auf Island. So hängen Mitarbeiter aus Deutschland in den USA fest und sind nicht verfügbar. Oder sie können für Meetings nicht mehr über den Teich in die Vereinigten Staaten fliegen. Web-Konferenzen sind eine Möglichkeit, um angesichts dieser Schwierigkeiten trotzdem über größere Entfernungen hinweg zusammenzuarbeiten. Cisco Webex hat aus diesem Anlass sechs Tipps zusammengestellt. Allerdings räumt Peter Stemmler, Country-Manager bei Cisco Webex auch ein: »Es ist klar, dass sich mit Webkonferenzen nicht sämtliche Unterbrechungen überbrücken lassen - und es wird immer auch Meetings geben, die sich nicht ins Web verlagern lassen.«
Solche Schwierigkeiten wie der Vulkanausbruch können auch in anderer Form passieren. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen sich generell Gedanken machen, wie sie bei Störungen den Geschäftsbetrieb weiter aufrechthalten. Dabei gilt es, an interne und externe Störungen zu denken.
Business-Continuity ist ein strategisches Thema. Daher muss der Einsatz von Web-Konferenzen in diesem Rahmen auch ein Thema für die Geschäftsleitung sein.
Web-Konferenzen sind ein eher neues Instrument der Zusammenarbeit. Deshalb gilt es bei diesem Thema, alle Beteiligten ins Boot zu holen. Dazu gehören auch die Mitarbeiter, ohne deren Akzeptanz solche Vorhaben auch noch langfristig scheitern können. Auch die Arbeitnehmervertretungen sollten gehört werden.
Kein Unternehmen ist eine Insel, sondern arbeitet mit Geschäftspartnern und Kunden zusammen. Auch diese sollten bei einem Web-Konferenz-Ansatz mit dabei sein.
Im Ernstfall gibt es normalerweise keine Gelegenheit mehr zu üben. Deshalb sollten alle schon vorher mit dem System vertraut sein und es praktisch eingesetzt haben.
Können Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, dann sind sie etwa von aktuellen Verkehrsstörungen unabhängiger. In diesem Fall sind Web-Konferenzen nur ein Thema. Es gilt einen Remote-Access ins zentrale LAN einzurichten. Auch die diversen Kommunikationsmittel sollten dafür zur Verfügung stehen. Mit Hilfe von Unified-Communications, zu der auch IP-Telefonie gehört, lassen Mitarbeiter ganz anders als bisher auch remote in die Kommunikation einbinden.
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