Die 4 Phasen für eine durchdachte UC-Planung

❶ Strategie entwickeln, Meilensteine definieren
Einheitliche Kommunikation gestaltet sich in jedem Unternehmen anders. Um den jeweiligen Bedarf ganz genau zu bestimmen, hilft ITK-Verantwortlichen eine Zieldefinition. Sie müssen analysieren, wo das Unternehmen im aktuellen Moment steht und Milestones definieren, die eine konsequente Weiterentwicklung zeichnen. Einige Leitfragen könnten sein:

• Welche Cash-Flows resultieren aus dem eigenen Geschäft und aus vorher definierten Service-Levels (Weiterleitungen, Services, Warteschlangen)?
• Wie sind die verschiedenen Bereiche grundsätzlich aufgestellt – und wie profitieren sie jeweils im Einzelnen von einer neuen UC-Lösung?
• Wie wollen die Abteilungen an neue Technologien angebunden werden? Brauchen alle Ressorts jeden Service oder ist es besser, noch einmal zu differenzieren?
• Welche Call-Center-Funktionalitäten sind wirklich notwendig und welche sind sinnvoll?

Für ITK-Spezialisten ist es mit einer konkreten Planung einfach, das weitere Vorgehen im Projektplan zu verankern und alle folgenden Schritte in die Wege zu leiten.

❷ Auf relevante Services achten
Telefonieren könnte so einfach sein – wenn der Angerufene verfügbar wäre. In der heutigen Geschäftswelt ist das angesichts häufiger Reisetätigkeiten und Meetings immer seltener der Fall. Mit UC kommen Informationen mit den richtigen Services trotzdem sicher an. Darüber hinaus ist inzwischen noch viel mehr möglich. Für Unternehmen empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass in einem UC-Paket alle wichtigen Komponenten enthalten sind – zum Beispiel umfassende Collaboration-Tools.

• Telefonie auf verschiedenen Geräten
• Instant-Messaging sowie Web-Chat
• Telefonkonferenzen und deren nahtlose Integration in
• Office-Anwendungen (Outlook, Sametime und andere)
• Single-Button-Services statt endloses Cut-and-Paste
• Desktop-Sharing und Austausch von Dokumenten
• Ständige Verfügbarkeit von Kontakten über alle Geräte hinweg
• Präsenzfunktion, die erkennen lässt, über welche Kanäle ein
• Kollege aktuell erreichbar ist
• Unkomplizierte und übersichtliche Administration der Lösung

❸ Eigene Mitarbeiter einbinden
Niemand kennt die Bedürfnisse im Alltag eines Unternehmens genauer als die eigenen Mitarbeiter. Was läge da näher, als im Vorfeld nachzufragen, welche Funktionen sie sich wünschen? Ihre Einbindung erhöht auf der einen Seite schon von vornherein die Akzeptanz – denn so erkennen die Angestellten, dass praktikable Neuerungen zu ihren Gunsten eingeführt werden. Auf der anderen Seite hilft es natürlich, zu wirklich zielführenden Lösungen zu kommen.

❹ UC = alles intuitiv miteinander verbinden
Es ist nicht allzu lange her, da war Multi-Channel ein vermeintlich bahnbrechender Trend. Tatsächlich stehen damit bis heute diverse neue Ansätze und vielversprechende Lösungen in Verbindung. Und doch resultieren daraus zunächst einmal nur Insellösungen. Eine richtig runde Sache wurde aus dem Einsatz vieler Geräte und Kommunikationsmittel erst jetzt – mit dem Stichwort Omni-Channel. Denn heute heißt Unified-Communications, alles intuitiv miteinander zu verbinden. Echtzeit-Kommunikation ist dank dieser Entwicklung alles andere als kompliziert. Sie war nie einfacher, nie schneller und nie besser.