Rhinoback funktioniert einfach und zuverlässig. Ein kleines Programm auf dem zu sichernden Computer läuft automatisch nach einem vom Nutzer eingestellten Zeitplan. Es erkennt neue oder geänderte Dateien, verschlüsselt und komprimiert sie und sendet sie anschließend zum Rhinoback-Datacenter, wo sie sicher auf einem Rhinoback-Server gespeichert werden. Sobald die Daten im primären Rhinoback-Datacenter eintreffen, repliziert sie der Dienst automatisch zu einem sekundären Datacenter. Dieses zweite Datacenter ist geografisch vom primären Datacenter getrennt. Die gesicherten Daten stehen natürlich jederzeit zur Verfügung. Per Web-Browser ist über die Rhinoback-Secure-Online-Data-Backup-Website ein Zugriff auf die Daten von jedem beliebigen Ort und Computer aus möglich.
Die Einrichtung eines Rhinoback-Kontos ist denkbar einfach. Der Nutzer besucht dazu die Rhinoback-Website und gibt ein paar Informationen ein. Der wichtigste Punkt dabei ist die Auswahl des gewünschten Backup-Plans. Anschließend ist natürlich noch die benötigte Backup-Software - wir wählten Rhinoback-Quick-Backup für Windows - herunterzuladen und zu installieren. Auch dies ist einfach und in rund fünf Minuten erledigt.
Beim ersten Start der Software meldet sich der Anwender mit seinen bei der Kontoerstellung eingegebenen Anmeldeinformationen an, dann empfängt ihn auch schon ein Assistent, der bei der Erstellung des ers-ten Backup-Sets hilft. Wie in so gut wie jedem Online-Backup-Programm kann der Benutzer auch hier schnell Dokumente, Favoriten etc. selektieren. Nach einem Klick auf „Advanced“ lassen sich aber auch komplette Laufwerke (auch Netzwerklaufwerke) und/oder einzelne Ordner, Bibliotheken und Dateien zur Sicherung auswählen. Der nächste Schritt ist die Einstellung eines Backup-Zeitplans - das Programm erlaubt die Auswahl von Wochentagen und einer Startzeit. Weiter geht es mit der Übernahme der Standard-Verschlüsselungseinstellungen oder der Eingabe eines eigenen Verschlüsselungs-Codes. Damit ist das Backup-Set auch schon erstellt. Der Nutzer lässt die Software nun einfach nach dem gerade eingestellten Zeitplan automatisch arbeiten oder er startet eine sofortige Sicherung mit einem Mausklick. Sämtliche während eines Backups durchgeführte Aktionen protokolliert die Software detailliert in einer Logdatei. Rhinoback speichert mehrere Versionen einer Datei beziehungsweise eine Historie der Jobs. So lassen sich beispielsweise Dateien auf ältere Versionen zurücksetzen. Wir konnten jedoch nicht herausfinden, wie viele verschiedene Versionen oder Jobs der Service insgesamt verfügbar hält. Gelöschte Dateien behält der Service standardmäßig noch sieben Tage lang. Das bedeutet, dass ein Benutzer sieben Tage lang Zeit hat, eine versehentlich gelöschte Datei wiederherzustellen. Die Anzahl der Tage lässt sich erhöhen.
Einige Einstellungen sind außerhalb des Assistenten vorzunehmen. Dies betrifft unter anderem Einstellungen, die festlegen, ob das Programm Dateiberechtigungen sichert, Microsoft-Volume-Shadow-Copy nutzt und einen System-Logout-Backup-Reminder sowie Offline-Backups einschaltet. In den Backup-Einstellungen kann der Benutzer außerdem Continuous-Data-Protection für lokale Laufwerke einschalten.