E-Mail-Archivierung für virtuelle Umgebungen oder als SAAS-Lösung
E-Mails gesetzeskonform aufbewahren
Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vereinfacht zwar die Übermittlung von digital erstellten Rechnungen, die Menge an per E-Mail zugestellten Daten wird auf Grund dessen jedoch stark ansteigen. Unternehmen befreit das neue Gesetz zudem nicht von der rechtskonformen Archivierung dieser Dokumente. E-Mail-Management-Experte Byteaction stellt mit "BytStorMail" eine Software bereit, mit der Administratoren auch diesen neuen Anforderungen begegnen können. So arbeitet die Lösung nach dem 4- beziehungsweise optional nach dem 6-Augen-Prinzip, indem sie Archivrechte für sensible Vorgänge auf mehrere Personen verteilt.
Bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung haben Unternehmen einen schmalen Grat zu meistern: Einerseits müssen E-Mails zwingend nach GDPdU archiviert werden. Gleichzeitig sollten Mitarbeiter jedoch die Möglichkeit haben, verlorene E-Mails mit einem Klick im Archiv zu finden und wiederherzustellen. Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, müssen Unternehmen den unbefugten oder auch ungewollten Zugriff auf das E-Mail-Archiv verhindern. Zudem gilt es, die Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde zu gewährleisten. Damit diesbezüglich ein effektives und Compliance-konformes E-Mail-Management sichergestellt werden kann, arbeitet "BytStorMail" nach einem ausgefeilten Prinzip, das Administratoren die übersichtliche Verwaltung im E-Mail-Archiv vereinfacht und so den Administrationsaufwand deutlich senkt.
Via Webbrowser ins Archiv
Zunächst erfasst "BytStorMail" alle E-Mails zentral, bevor sie das Postfach des jeweiligen Anwenders erreichen. Dabei versieht das System alle elektronischen Nachrichten inklusive Anhang mit einem Zeitstempel und legt sie ab. Die intuitive, bedienerfreundliche Oberfläche ermöglicht die einfache und schnelle Einarbeitung. Möchte der User auf seine automatisch abgelegten E-Mails bzw. Dokumente zugreifen, kann er dies einfach über seinen Webbrowser tun, ohne den jeweiligen Administrator beauftragen zu müssen. Dabei kann er auf eine komfortable Volltextsuche zurückgreifen, die auch Datei-Anhänge berücksichtigt.
Per Knopfdruck sendet der Anwender die relevante Nachricht an das eigene Postfach. Da die Suche innerhalb des "BytStorMail-Archivs" erfolgt, wird der Mailserver vollständig entlastet. Darüber hinaus verhindert die Software das Löschen unternehmenswichtiger E-Mails. Nicht zuletzt enthält sie einen Spam- und Virenfilter, um die Sicherheit der IT-Infrastruktur zusätzlich zu erhöhen.
Als Appliance, in virtuellen Umgebungen oder als SaaS einsetzbar
"BytStorMail" arbeitet plattformunabhängig, d.h. Unternehmen sind nicht länger an eine bestimmte Hardware gebunden. Aufwendige Client-Installationen entfallen. Zudem kann die Lösung entweder als vorkonfigurierte Plug&Play-fähige Appliance oder als virtuelle Lösung geliefert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die E-Mail-Archivierung als Dienst bzw. Software-as-a-Service zu buchen – ein Alleinstellungsmerkmal, um den Anwender im Gebrauch der Lösung flexibler zu halten und unternehmensinterne Ressourcen zu schonen.
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