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Test: Cryptshare

For your Eyes only

24. März 2014, 12:56 Uhr | Dirk Jarzyna

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

E-Mails verschlüssseln

Um eine E-Mail mit verschlüsseltem Dateianhang zu versenden, verbindet sich der Benutzer mit dem Cryptshare-Server und gibt zunächst einmal seinen Namen, seine Telefonnummer und seine E-Mail-Adresse ein. Cryptshare überprüft die E-Mail-Adresse des Benutzers, indem es einen Code an diese Adresse sendet. Nach Eingabe dieses Codes steht einem sicheren Versand der Daten nichts mehr im Wege. Nur wenige einfache Schritte sind auszuführen: Der Benutzer gibt eine oder mehrere Empfängeradressen ein, was auch per Drag & Drop möglich ist. Cryptshare merkt sich diese Adressen in einem persönlichen Adressbuch für zukünftige Nutzung. Im nächsten Schritt wählt der Benutzer die Dateien, die er versenden möchte, aus. Diese Dateien können mehrere Gigabyte groß sein. Außerdem kann der Benutzer nun eine Nachricht eingeben, die Cryptshare ebenfalls verschlüsselt. Schließlich lassen sich noch einige Transferoptionen einstellen, beispielsweise ein Datum, zu dem die Nachricht samt Dateianhang automatisch gelöscht wird, die Sprache, in der Cryptshare den oder die Empfänger benachrichtigen wird, Benachrichtigungen bei erfolgreichem Upload und Download sowie ein zusätzliches Passwort, das ein Empfänger eingeben muss, um die Nachricht und den Anhang überhaupt abrufen zu können.

Nach einem Klick auf "Senden" lädt die Anwendung die Nachricht und den Anhang auf den Cryptshare-Server hoch, prüft sie dort auf Viren, legt sie verschlüsselt ab und benachrichtigt automatisch sämtliche eingetragenen Empfänger. Die Empfänger benachrichtigt Cryptshare mit einer gewöhnlichen E-Mail in der vom Sender eingestellten Sprache. Diese E-Mail enthält die Kontaktdaten des Senders, die der Empfänger beispielsweise dann benötigt, wenn er das vom Sender eingestellte Passwort nicht kennt. Außerdem enthält sie einen Link, über den der Empfänger die Nachricht und die Dateien abrufen kann.

Plug-ins für Notes und Outlook

Neben dieser "Basis-Installation" offeriert der Hersteller Plug-ins für Microsoft-Outlook und IBM-Notes. Beide Plug-ins integrieren sich eng ins jeweilige System und verbinden sich automatisch mit dem Cryptshare-Server. Cryptshare für Outlook funktioniert mit und ohne Exchange-Server. Interessant bei diesem Plug-in ist, dass es Größenbeschränkungen für Dateianhänge eliminiert, weil diese Anhänge durch den Cryptshare-Server verarbeitet werden, nicht durch den Mail-Server. Die Entlastung der eigenen E-Mail-Infrastruktur ist also ein angenehmer Nebeneffekt. Gesendete Dateien lassen sich auch unter Verwendung von Cryptshare wie gewohnt in Outlook speichern. Dateien werden allerdings ab einer definierbaren Dateigröße nicht mit gespeichert, sondern durch Dateinamen ersetzt. Technisch sieht es so aus, dass das Plug-in vom Arbeitsplatz des Outlook-Benutzers mit dem Cryptshare-Server kommuniziert, diesem die Dateianhänge übergibt und Download-Links zurück erhält. Diese Links fügt das Plug-in dann anstelle des Anhangs in die E-Mail ein, die anschließend auf regulärem Weg hinaus geht.

Das Notes-Plug-in erlaubt es, Regeln zu definieren, die gewährleisten, dass bestimmte Nachrichten automatisch von Cryptshare bearbeitet, also verschlüsselt werden. Auch dieses Plug-in trennt die Dateianhänge von den E-Mail-Nachrichten und sendet lediglich die Download-Links. Vielleicht möchten einige Benutzer Nachrichten auch dann verschlüsselt versenden, wenn sie nicht wie durch Regeln definiert automatisch verschlüsselt werden. Für diesen Fall lässt sich Cryptshare über ein Smarticon aktivieren. Eine Alternative dazu ist ein in der Seitenleiste des Notes-Clients eingebundenes Cryptshare-Widget, in das die Anwender Dateien aus Notes-Anwendungen heraus per Drag & Drop einfügen können.

Wer häufig viele Dateien versendet, wird sich über den automatischen Dateiversand mittels Cryptshare freuen. Das funktioniert für einzelne Dateien ebenso wie für einen Massenversand an einzelne oder viele Empfänger. Zur Anwendung kommen entweder Cryptshare-APIs oder ein Robot für die Befehlszeile. Während die Cryptshare-APIs (für Java und .Net) eine Integration in eigene Anwendungen ermöglichen, erlaubt der Cryptshare-Robot eine Automatisierung des Dateiversands ohne Programmierkenntnisse. Diese Werkzeuge sind gut für den zeit- oder ereignisgesteuerten Versand vertraulicher Informationen geeignet, beispielsweise Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen oder Patienteninformationen.

Cryptshare verwendet eine SSL- und AES-256-Bit-Verschlüsselung. Der einfachste Weg, Cryptshare zu nutzen, ist der Zugriff auf den auf einem Server unter deutschem Recht gehosteten Service. Dies ist auch die Variante, die getestet wurde. Für kleine Unternehmen mit drei Benutzern (Aufträge von Privatpersonen werden nicht bearbeitet), die mit einer maximalen Dateigröße von 500 MByte pro Transfer und einer maximalen Speicherdauer von 5 Tagen auskommen, ist der Service gegenwärtig kostenlos. Sonst liegt der Startpreis für den Service bei 99 Euro pro Jahr (5 Benutzer, 2 GByte Dateigröße, 14 Tage Speicherdauer). Preise für Selbst-Hoster auf Anfrage.