Kommentar: Violation-Checker
Patent für E-Mail-Spionage
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
E-Mails nach Schlüsselworten durchforsten
Verfügt ein Unternehmen bereits über Microsoft-Office-365-Enterprise/-Exchange 2013, dann verfügt das Unternehmen bereits über die Möglichkeiten, die E-Mails der Mitarbeiter auf „problematische Sätze“ hin zu untersuchen. Statt "Politicy Violation Checker" bezeichnet Microsoft seine Art des Scannens von E-Mail nach Schlüsselworten oder sensible Daten als „Data Loss Prevention“ (DLP).
Im Antrag für das Google-Patent werden zahlreiche Einsatzszenarien genannt. Der von einem Anwender erstellte Text in einem Dokument wird erfasst und mit einer Datenbank verglichen. Dadurch können problematische Phrasen oder Sätze schnell identifiziert werden. Bei einer Übereinstimmung wird der Benutzer per Mitteilung benachrichtigt. Die Microsoft-Exchange-2013-Tipps beschreiben diesen Vorgang wie folgt: Wir informieren den Absender, wenn dieser eine DLP-Richtlinien verletzt. Die Frage bleibt jedoch, wie der Absender informiert wird? Ganz einfach durch eine simple Benachrichtigungsregel: Im DLP-Tutorial vom November 2012 heißt es: „Momentan funktioniert das Regelwerk nur für Outlook 2013, aber zukünftig soll auch eine Outlook-Web-App veröffentlicht werden."
Das Google-Policy-Violation-Checker-Patent erwähnt auch das automatische Scannen von Speichermedien. Dadurch lassen sich ganze Dokumente elektronisch erfassen und können auf bestimmte Wortgruppen und Textphrasen untersucht werden. Wird ein problematischer Begriff identifiziert, erfolgt eine Benachrichtigung, um den Benutzer (oder gegebenenfalls auch andere "Big-Brother-Accounts") von der Existenz eines problematischen Begriffs zu benachrichtigen.
Bei der Microsoft-Exchange-DLP-Lösung findet man zwar keinen Hinweis über das Scannen von Speichermedien, aber Microsoft-Exchange ist in der Lage, den Begriff "Lebenslauf" in einem angehängten Word-Dokument zu erkennen. Als mögliche Aktion auf den gefundenen Begriff stehen anschließend folgende Möglichkeiten zur Verfügung: die Kopie der Nachricht wird an den Vorgesetzten des Mitarbeiters weitergeleitet, die E-Mail wird nicht versendet und landet wieder beim Absender, die E-Mail wird stillschweigend gelöscht oder wird für weitere Analysen an die Spam-Quarantäne übermittelt.
Microsoft-Exchange 2013 stellt mit DLP regelbasierte Vorlagen für die Überwachung der E-Mail zur Verfügung. Damit lassen sich die jeweiligen Aktionen entsprechend der unternehmensspezifischen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen konfigurieren. Das DLP-Tutorial von Microsoft erklärt dazu: "Diese Regeln sind intelligent genug, um gültige Kreditkartennummern erkennen zu können"...
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