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Kommentar: Unkontrollierte Ausgaben

Schatten-IT

20. August 2012, 12:02 Uhr | Mathias Hein, freier Consultant in Neuburg an der Donau

Mathias Hein, Consultant

In einer Studie hat Pricewaterhouse Coopers jetzt festgestellt, dass in den Unternehmen zwischen 15 und 30 Prozent der IT-Ausgaben durch Geschäftseinheiten außerhalb des offiziellen IT-Budgets getätigt werden. In der Praxis bedeutet dies, dass diese Geschäftsbereiche die IT-Abteilungen umgehen und eigenmächtig ihre eigenen Anwendungs-Services oder Endgeräte beschaffen. Dies birgt die Gefahr der Etablierung einer unkontrollierten "Schatten-IT".

Stellen Sie sich vor, eines Tages verschwinden die Daten still und leise aus dem Unternehmen und Sie finden heraus, dass ein Abteilungsleiter diese Daten ohne Rücksprache an einen Cloud-Provider weitergereicht hat, der die Geschäftsanwendungen für den Vertrieb und das Customer-Relationship-Management mit IT bereit stellt.

In der Vergangenheit wurden bereits geringere Verstöße als schwerwiegende Verfehlung gewertet und zogen in der Regel disziplinarische Konsequenzen nach sich. Heute toleriert die IT meist solche Verfehlungen und es entsteht dadurch zwangsläufig eine unkontrollierte Schatten-IT in den Unternehmen.

Auf der Grundlage einer Umfrage ("Raising your Digital IQ") kommt Prisewaterhouse Cooper (PwC) zu dem Schluss, dass zwischen 15 bis 30 Prozent der IT-Ausgaben außerhalb der IT-Abteilung getätigt werden. Oftmals ist diese Schatten-IT der zuständigen IT-Abteilung gänzlich unbekannt oder das IT-Personal weigert sich einfach die Existenz dieser weiteren IT-Infrastruktur wahrzunehmen. Es gilt das Motto: „Was ich nicht weiß. Macht mich nicht heiß!“

Sollen sich die Kritiker einer Schatten-IT doch den Mund fusselig reden. Sollen sie über mangelnde Cloud-Sicherheit fluchen. Sollen sie vor Sicherheitsproblemen warnen. Ganz egal, die Kritik will nicht verfangen. Als Begründung zur Umgehung der IT-Abteilung bei der Beschaffung von IT-Leistungen durch die jeweiligen Geschäftsbereiche wurden folgende Argumente genannt:

Die interne IT ist viel zu langsam und die Umsetzung dauert viel zu lang.
Für die Bereitstellung und den Betrieb bestimmter Anwendungen fehlt der IT die notwendige Kompetenz.
Die interne IT ist viel zu teuer und viel zu kompliziert.

Werden andere Dienste, wie beispielsweise die Nutzung von File-Sharing-Services, über die Schatten-IT ins Unternehmen eingeführt, bedrohen diese die Sicherheit des Unternehmens und die Einhaltung gesetzlicher Auflagen. Rechtliche Anforderungen nehmen in den Unternehmen inzwischen einen hohen Stellenwert ein. Auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene erlassen die Gesetzgeber immer mehr Gesetze zur Risikovorsorge und zur Kontrolle der Risiken. Die Einhaltung dieser rechtlichen Anforderungen – mit dem Begriff Compliance belegt – wird durch die Schatten-IT in den Unternehmen konterkariert.

Da die Geschäftsleitung einen Einblick in alle Unternehmensausgaben besitzt, kann nur diese die Ausgaben für eine Schatten-IT in den jeweiligen Abteilungen erkennen. Da die Geschäftsleitung persönlich für Compliance-Verstöße haftet, solle daher die Aufdeckung solcher Sicherheitsrisiken in deren Interesse sein.

„Think different“! Sei anders! Verändere dich, verändere die Welt! Mit diesem Appell erfand sich Apple vor Jahren neu. Die Apple-Kampagne wurde längst beendet, doch der Glaube an die IT-Anarchie ist mit den mobilen Telefonen und den Tablets in den Unternehmen angekommen. Der Mainstream gilt inzwischen als Inbegriff des Unangepassten, Progressiven, Kreativen. Daher entscheiden die Geschäftseinheiten oft ihre direkten IT-Kaufentscheidungen aus einem Gefühl heraus, sie müssen sich beeilen, um neue Kanäle oder Märkte zu erreichen. Dieser Entscheidung fehlt zwar oft ein klares Mandat, wird jedoch in der Business-Logik der Jeweiligen begründet. Zu oft wird jedoch vernachlässigt, dass jede IT-Entscheidung versteckte Kosten – in Form des Betriebs und des Supports nach sich ziehen. Darüber hinaus sorgt die Schatten-IT für die zunehmende Fragmentierung der Unternehmensressourcen, die nicht mehr nach einem durchgängigen Konzept – und damit kostengünstig – betrieben werden können.