Dokumente per Klick aufspüren

Eine praktische Neuheit stellt DocuWare auf der CeBIT vor. Das neue Modul Smart Connect ist vollständig browserbasiert und integriert die Dokumentenmanagement-Lösung des Herstellers direkt in die benutzte Anwendung.

Ob Aufträge bearbeitet, Rechnungen geprüft oder Nachfragen geklärt werden sollen – erforderliche Dokumente sind über einen einzigen Button-Klick verfügbar. Ebenso einfach lassen sich Dokumente aus der Anwendung heraus archivieren, verspricht der Anbieter. Anwender können den Button in ihrer Business-Applikation genau dort positionieren, wo er komfortabel im Zugriff ist. Ob Dokumente gesucht oder zur Archivierung indexiert werden sollen: Über den Smart-Connect-Button werden in beiden Fällen Begriffe direkt aus der Benutzeroberfläche verwendet.

Die Handhabung des neuen webbasierten Zusatzmoduls erfordert keine aufwändige Client-Installation. Zunächst wird mit Hilfe eines Assistenten vom Administrator eine Konfiguration erstellt. Diese hält fest, welche Inhalte aus der Fremdanwendung verwendet werden sollen und ob eine Suche oder eine Indexierung erfolgen soll. Darüber hinaus wird ein Smart-Connect-Button festgelegt, über den sich die Konfiguration aufrufen lässt. Die Beschriftung des Buttons und seine Position auf der Benutzeroberfläche bestimmt der Anwender selbst.

Anwender können sich aus jedem beliebigen Programm heraus mit nur einem einzigen Mausklick alle im Dokumenten-Pool archivierten Unterlagen zu einem aktuellen Vorgang anzeigen lassen beziehungsweise Dokumente zu einem Prozess zugehörig ablegen. Soll beispielsweise eine archivierte Bestellung bei geöffneter Buchhaltungssoftware zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal aufgerufen werden, genügt ein einziger Klick auf den Smart-Connect-Button. Auch mehrere Buttons sind auf einer Bildschirmmaske möglich. »Durch den Einsatz neuester Webtechnologien bei der Entwicklung unserer Produkte haben Anwender viele Vorteile«, sagt DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar. So seien browserbasierte Anwendungen beispielsweise für Administratoren wesentlich leichter zu handhaben und könnten ohne großen Aufwand bei der Konfiguration und Installation in einer Organisation verteilt werden.