Bundesverwaltungsamt ­optimiert Prozesse

Mit seinen rund 2200 Mitarbeitern nimmt das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln mehr als hundert verschiedene Fachaufgaben für alle Bundesministerien wahr und ist der zentrale Dienstleister des Bundes. In dieser Funktion arbeitet das Haus mit zahlreichen anderen Behörden auf der Bundes-, Länder- und der kommunalen Ebene zusammen. Heute hilft moderne Informationstechnologie bei der Koordination der Verwaltungsabläufe sowie der Kommunikation mit anderen Behörden.

70 Millionen Seiten ­digitalisiert
Dazu benötigte das BVA eine Lösung, mit der die papierbasierte Bearbeitung von Akten auf elektronische Workflows umgestellt werden konnte. Heterogene Systemlandschaften in den verschiedenen Fachabteilungen sollten durch eine einheitliche Gesamtlösung ersetzt werden. Dabei musste das BVA besonderes Augenmerk auf die Investitionssicherheit legen. Es entschied sich deshalb für die Produktplattformen EMC?Documentum und Adobe. Das Amt setzt das in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Gedas entwickelte Dokumenten-Management und Workflow-System Favorit 4.0 ein. Die aktuelle Version ist ein webbasiertes elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem, das sich an den Bedürfnissen der modernen Verwaltung ausrichtet. Es unterstützt die Bearbeitung von elektronischen Dokumenten vom Posteingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Mittlerweile sind beim BVA über 70 Millionen Seiten digitalisiert worden.
Bereits seit 1997 ist Favorit beim BVA in der für die Darlehensver­waltung und den -einzug nach dem Bun­­desausbildungsförderungsgesetz (BAföG) zuständigen Abteilung im Einsatz. Seit 2000 wird die Lösung auch in der Zentralabteilung verwendet. Insgesamt nutzen über 20 Ämter, Genossenschaften, Fachhochschulen, Verbände und Behörden die Verwaltungssoftware. Die aktuelle Version 4.0 wird derzeit im BVA eingeführt und wurde zuvor in ver­schiedenen Pilotprojekten ausführlich getestet. Mit der Software sind die Mitarbeiter in der Lage, Akten per Knopfdruck aufzurufen. Sie lässt sich an die jeweiligen Arbeitsabläufe anpassen und sorgt für Transparenz in der Aktenlage. Recherchezeiten werden so drastisch verkürzt. Ein wichtiges Funk­tionsmerkmal der neuen Version ist die Ablage der ­digitalen Akten in einem zentralen Repository.

Fachabteilungen sparen ­jährlich Millionen
Neben der Funktionsvielfalt bietet die Software zudem noch Potenzial für Kosteneinsparungen. So konnte beispielsweise das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) durch den Einsatz der Vorgängerversion jährlich etwa 750000 Euro einsparen. Ähnliches gilt für die BAföG-Sachbearbeitung: Die Einsparungen im Personalbereich belaufen sich auf über vier Millionen Euro pro Jahr. Die Berufsgenossenschaft des Einzelhandels (BGE) profitiert ebenfalls von der Lösung mit Einsparung von jährlich rund 3,5 Millionen Euro. Anträge auf Kostenerstattungen, Rehabilitationsmaßnahmen sowie Zahlungen an Rentner und Hinterblie­bene können viel schneller bearbeitet werden, die Mitarbeiter können per Knopfdruck von überall auf die Akten zugreifen.

Ausbau zur vollständigen ­Enterprise Content ­Management Suite
Aufgrund dieser positiven Er­fahrungen der Pilotprojekte plant das BVA, die Verwaltungssoftware in weiteren Abteilungen einzusetzen. Für den künftigen Einsatz sind beim BVA unter anderem folgende Fachbereiche vorgesehen: Beihilfe, Staatsangehörigkeit, Bildungskredit sowie die Berufliche Eingliederung nach dem Soldatenversorgungsgesetz. Darüber hinaus will die Projektgruppe Favorit des BVA die Lösung schrittweise zu einer vollständigen Enterprise Content Management Suite ausbauen, die im Bundesverwaltungsamt an allen Arbeitsplätzen eingesetzt wird. Theo Schulte, Bundesverwaltungsamt, Projektentwicklung, Marketing und Vertrieb