Business-Process-Services
Geschäfte werden von der Anbahnung bis zum Abschluss von Dokumenten begleitet. Hier gilt es, die Prozesse sowohl zu beschleunigen als auch möglichst kostengünstig zu gestalten. Doch wie dies anpacken? Business-Process-Services (BPS) bieten sich dafür an.
Die wachsende Vielfalt von Dokumenten zwingt jeden Geschäftsmann, deren rationellere Erstellung, Abfolge und Bearbeitung anzustreben. Zum Klassiker Papier sind E-Mails, Faxe, Websites und Multimedia-Dateien hinzugekommen. Umso erstaunlicher ist es, dass viele Manager ihre Dokumente immer noch durch die »Papierbrille« sehen und damit lukrative Möglichkeiten verschenken, diese Vorgänge effizienter zu machen.
54 Prozent der europäischen Unternehmen klassifizieren Multimedia-Dateien nicht als Dokumente, hat International Data Corporation (IDC) herausgefunden. Bei Internet-Seiten sind es 52 Prozent. Immer noch 22 Prozent betrachten dem Marktforscher zufolge nicht einmal E-Mails als Dokumente, die es in Bearbeitungsabfolgen einzubinden gilt.
Die Folge: 90 Prozent sind nach IDC nicht in der Lage, ihre Ausgaben für Dokumente und deren Bearbeitung abzuschätzen. Und: Unbekannte Kosten lassen sich nicht messen und damit auch nicht senken. Eine teure Erkenntnis: Nach der IDC-Studie machen die Dokumentenkosten bis zu 15 Prozent des Umsatzes aus.
An dieser Stelle können Business-Process-Services durch Straffung und Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsabläufe gezielt ansetzen. Die Kunst besteht dabei darin, sämtliche Informationen fachgerecht zu verwalten und den Mitarbeitern zeitnah bereitzustellen. Dafür müssen Unterlagen und Prozesse soweit wie möglich vom Papier in ein digitales Format übertragen werden. Dann lassen sich die Dienstleistungen rund um das Dokument als extern verwaltete Outsourcing-Dienste als auch als Hosted-Services abrufen.
In beiden Fällen reicht das Angebot der Dienste von Imaging & Archivierung, Leistungen rund um die Finanzbuchhaltung über Client-Account-Lifecycle-Management (CALM) bis hin zu Übersetzungen sowie Dokumenten und Handbüchern zu Produkten.
Imaging & Archivierung erfasst Dokumente in elektronischer Form, um sie nach Bedarf in Geschäftsabläufe einzubinden. Die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien für die Dokumente und ihre Archivierung kann gleich mit an den Dienstleister delegiert werden. Auch notwendige Integrationsleistungen für eine schnelle und bereichsübergreifende Bereitstellung von elektronischen Unterlagen gehören zu diesem externen BPS-Modul.
Der Lohn neben effizienteren Dokumentenabfolgen und -bearbeitungsschritten: erhebliche Einsparungen von Lager-, Miet-, Heiz- und Stromkosten. Über Leistungen in der Finanzbuchhaltung lassen sich unter anderem die Verwaltung von Verbindlichkeiten und Außenständen sowie die Abwicklung von Logistikfunktionen verbessern. Dazu werden im Hintergrund Dokumente wie Rechnungen, Frachtbriefe, Ladelisten und Liefernachweise elektronisch erfasst, indiziert und für den schnellen Abruf gespeichert. Das Unternehmen profitiert davon unter anderem durch einen schnelleren Cash-Flow, weniger Mahngebühren, einer schnellen Klärung von Außenständen und Rechnungsdifferenzen sowie einer automatischen Lieferbestätigung zur sicheren Wareneingangskontrolle.
Client-Account-Lifecycle-Management beschleunigt Kosten sparend die Bearbeitung eingehender Dokumente wie Hypotheken-, Versicherungs- oder Kreditkartenformulare sowie der dazu gehörigen Verträge und Korrespondenz. Die Einhaltung von Bestimmungen zur Transparenz und zu Haftungsfragen ist Teil dieses Dienstes. Die Konformität mit gesetzlichen Bestimmungen ist so bei der Bearbeitung dieser elektronischen Dokumente sichergestellt.
Übersetzungsleistungen sorgen bei einer zunehmenden Internationalisierung der Märkte dafür, dass wichtige Dokumente durch computergestützte Verfahren schnell in andere Sprachen übersetzt werden. Bis zu 40 verschiedene Sprachen sind bei einzelnen BPS-Anbietern möglich. Der Einsatz von Translation-Memory-Systemen zur Wiederverwendung bereits übersetzter Inhalte und von Terminologiedatenbanken verbessert die Genauigkeit der Übersetzungen, macht die Sache zusätzlich kostengünstiger und beschleunigt die Bereitstellung.
Nicht zu unterschätzen sind Produkt begleitende Dokumente und Handbücher. Fehlt dieses Material, droht die Verzögerung der kompletten Lieferung. Ein externer BPS-Anbieter kann hier helfen, den Erstellungsprozess einschließlich Übersetzungen, Korrekturen und Produktion sowie die Belieferung Kosten sparend zu beschleunigen. Zeitgewinne von bis zu 40 Prozent sind so zu erzielen.
