Datenaustausch leicht gemacht

Der Einsatz von Extensible Markup Language (XML) als mächtiges Integrationsinstrument für den Austausch von Daten aller Art wird immer noch kontrovers diskutiert. Dabei steht häufig die Begründung im Vordergrund, dass damit ein hoher Aufwand für die Migration der Bestandsdaten in das neue Format einhergeht. Ein Argument, das allerdings nur auf den ersten Blick zutrifft und von dem sich auch mittelständische Unternehmen nicht abschrecken lassen sollten.

Medienneutrale Datenbasis
Informationen in Unternehmen müssen heutzutage in den unterschiedlichsten Formen für Mitarbeiter  und Kunden zur Verfügung stehen: Ein Softwarehaus muß beispielsweise die stets aktuelle kontextsensitive Online-Hilfe gleichzeitig im Benutzerhandbuch und in den Schulungsunterlagen zur Verfügung stellen. In einem Maschinenbauunternehmen muss die Produktdokumentation häufig kosteneffizient als PDF, Internetversion und als gedruckte Bedienungsanleitung produziert werden.
Diesen Herausforderungen stellen sich tagtäglich die technischen Redakteure. Bei ihnen laufen die Fäden für die Erstellung, Verwaltung und Publikation von Produktinformationen zusammen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Technischen Daten immer auf dem aktuellsten Stand sind, jederzeit abrufbar.
Um flexibel reagieren zu können, ist XML die medienneutrale Datenbasis der Wahl. Sind die Grundstrukturen der Dokumentationen und die dazugehörigen Informationselemente festgelegt und in eine Document Type Definition (DTD) umgesetzt, ist der Aufwand für das Erstellen und Pflegen der Dokumente gering. Es müssen bei Änderungen oder Neuerstellungen nur jeweils die direkt betroffenen Informationseinheiten bearbeitet werden. Das ermöglicht erhebliche Einsparungen insbesondere für Aktualisierungen und Übersetzungen.