Digitale Recherchen. Das Deutsche Patent- und Markenamt bewältigt seine Informationsfluten mit einem individuell entwickelten Volltextsystem.

Digitale Recherchen

Gemeinsam mit einem IT-Dienstleister hat das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) schon in den 90er Jahren ein elektronisches System zur Archivierung und Volltextsuche entwickelt. Dieses Deutsche Patentinformationssystem (Depatis) wurde seitdem in mehreren Stufen erweitert und modernisiert. Das System stellt den Anwendern schnell und umfassend die benötigten Informationen bereit. Dabei können nicht nur die Patentprüfer auf die Unterlagen zugreifen, sondern auch die Öffentlichkeit hat über das Internet die Möglichkeit, im Bestand zu recherchieren.
Die Anforderungen sind hoch. Zunächst musste die Software unterschiedliche Arbeitsweisen von mehr als 600 Prüfern abbilden. Außerdem sollten die Mitarbeiter mindestens genauso schnell in den digitalen Dokumenten blättern können wie in ihren Aktenordnern. Deshalb ließ das Amt von HP Services eine individuelle Lösung entwickeln, die immer wieder optimiert und ergänzt wurde. Wegen der Anforderungen an das Datenvolumen, die Antwortzeiten und die Trefferqualität kamen auf dem Markt erhältliche Archivierungs- und Suchprodukte nicht in Betracht. Für die Dokumentenrecherche kommt die Software CPL-Library zum Einsatz, die Volltextsuche ermöglicht. Programmierer von Hewlett-Packard haben darauf aufbauend ein Recherchesystem entwickelt, neben dem Archiv mit Dokumentenmanagement eine Kernkomponente von Depatis.
Beim Ausbau des Systems, die im Jahr 2002 ins Auge gefasst wurde, verfolgte die Behörde ein langfristiges Ziel: Jedes gespeicherte Patent sollte sekundenschnell auch per Volltextsuche gefunden werden. Zu diesem Zeitpunkt war jedoch nur ein kleiner Teil der Dokumente textcodiert im System erfasst. Es galt daher, die restlichen Dokumente, die als Bilddateien vorlagen, ebenfalls für die Volltextsuche aufzubereiten.

Große Genauigkeit
»Eine Patentrecherche erfordert Vollständigkeit. Es müssen alle relevanten Stellen in allen verfügbaren Dokumenten gefunden werden, die den zu prüfenden Sachverhalt beschreiben oder mit ihm in engem Zusammenhang  stehen«, schildert Wolfgang Albertshofer, Projektleiter am DPMA, die Problematik. Daher sollte für eine sinnvolle Recherche der Dokumentenbestand vollständig textcodiert zur Verfügung stehen. Insgesamt lagen zu Beginn der Erweiterung rund dreißig Millionen Dokumente im Depatis-Archiv. Dazu zählten neben über einer Million deutscher Volltexte noch knapp sieben Millionen textcodierte Zusammenfassungen japanischer Dokumente. Diese mussten ebenfalls in die Suchfunktion einbezogen werden.
Nach einer Sondierung entschied sich die Behörde im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung wieder für seinen bewährten Implementierungspartner: Das Angebot von HP war das wirtschaftlichste. Die Mitarbeiter des Dienstleisters konnten außerdem auf ihre Erfahrungen aus der Entwicklung und dem Betrieb des Systems Depatis zurückgreifen. Die Herausforderung dabei: Trotz einer vielfachen Textmenge sollten die Antwortzeiten für die Recherche gleich bleiben. Bei den Pflege-Operationen waren sogar noch kürzere Zeiten gefordert.

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